Le finali UEFA: 20 anni di esperienza

Per quasi due decenni, ATPI Events ha supportato i partner ufficiali UEFA nella realizzazione di programmi per gli ospiti in occasione degli eventi sportivi più prestigiosi al mondo. Dalla gestione dei viaggi internazionali e degli alloggi all’hospitality, alla biglietteria, ai servizi digitali (inclusi strumenti di invito e registrazione), alla comunicazione con gli ospiti e alle operazioni in loco, il lavoro dietro le quinte è vasto e in gran parte invisibile. Avendo trascorso molti anni lavorando all’interno dei team operativi degli eventi prima di passare al suo attuale ruolo di Commercial Head of Events, John Bergmann ha visto in prima persona come si sono evolute le finali UEFA e cosa serve per offrire un’esperienza impeccabile agli sponsor e ai loro ospiti.

John, sei coinvolto nei programmi per le finali UEFA da molti anni. Cosa è cambiato di più?

“La portata e le aspettative sono decisamente aumentate”, afferma John. “Vent’anni fa, realizzare un programma di successo significava soprattutto fare bene le cose fondamentali. Oggi, i partecipanti si aspettano un’esperienza altamente personalizzata dal momento in cui ricevono l’invito fino al loro ritorno a casa. I partner UEFA vogliono un accesso istantaneo alle informazioni, modalità di viaggio agevoli, un’hospitality fluida e una comunicazione in tempo reale per tutta la durata dell’evento. Allo stesso tempo, i partner UEFA desiderano una maggiore visibilità sui loro programmi. Grazie alla nostra tecnologia per eventi e alle funzionalità di scansione QR, possiamo fornire approfondimenti in tempo reale sugli arrivi dei partecipanti, sulle registrazioni, sulle presenze e sul coinvolgimento durante l’evento. Ciò consente ai nostri clienti di vedere esattamente come sta andando il loro programma, aiutandoci al contempo a creare un’esperienza più fluida per i loro partecipanti”.

Allo stesso tempo, l’ambiente operativo è diventato sempre più complesso. “Ogni anno costruiamo di fatto un nuovo evento in una nuova città. Hotel diversi, aeroporti diversi, sistemi di trasporto diversi, requisiti di sicurezza diversi. Ciò che ha funzionato a Istanbul non funzionerà necessariamente a Londra, Monaco o Madrid. Ecco perché la nostra esperienza conta”.

La città ospitante cambia ogni anno. Quanta preparazione serve per comprendere una nuova destinazione?

“Moltissima”, spiega John. “Nel momento in cui viene annunciata una città ospitante, i nostri team iniziano ad analizzarla. Esaminiamo la disponibilità degli hotel, la capacità degli aeroporti, i percorsi di trasporto, le zone di sicurezza, i luoghi dell’hospitality e i punti di accesso allo stadio. Pianifichiamo i percorsi degli ospiti molto prima che arrivi chiunque”. Questa preparazione diventa particolarmente importante perché l’alloggio è spesso una delle sfide più grandi.

“Molte persone non si rendono conto che gli hotel possono essere effettivamente esauriti con anni di anticipo. Tra sponsor, club di calcio, media, stakeholder UEFA e tifosi, la domanda è enorme. Assicurarsi gli hotel giusti nelle posizioni giuste è fondamentale perché l’alloggio influisce su quasi ogni altro elemento del programma”.

Quali sono alcune delle più grandi sfide operative che i partecipanti non vedono mai?

“Speriamo la maggior parte. Il nostro compito è eliminare gli attriti dal viaggio del partecipante. Non dovrebbero pensare a dove incontrare il loro transfer, a come raggiungere il luogo dell’hospitality o se il loro biglietto li stia aspettando. Dovrebbero semplicemente godersi l’esperienza”. Ciò richiede un coordinamento attento attraverso molteplici punti di contatto. “Gestiamo i voli per i partecipanti che arrivano da tutto il mondo. Mappiamo i punti di arrivo in aeroporto, allestiamo banchi di accoglienza, coordiniamo i trasferimenti, gestiamo gli alloggi, supervisioniamo l’accesso all’hospitality e ci assicuriamo che ogni partecipante abbia le informazioni a portata di mano quando ne ha bisogno durante tutto il programma”.

La tecnologia gioca ora un ruolo fondamentale nell’esperienza degli ospiti. In che modo ha cambiato la realizzazione degli eventi?

“L’app dell’evento è diventata uno degli strumenti più importanti che utilizziamo”, afferma John. “Offre ai partecipanti l’accesso immediato al loro itinerario, alle informazioni di viaggio, ai dettagli dell’hotel, alle sedi, agli orari dei trasferimenti e agli aggiornamenti del programma. Invece di cercare tra le e-mail, tutto è disponibile in un unico posto”.

“Ma è anche un’opportunità per migliorare l’esperienza. Attraverso l’app, i partner UEFA possono accogliere i partecipanti con contenuti personalizzati, informazioni esclusive sull’evento e persino videomessaggi di leggende del calcio o giocatori attuali. È un piccolo tocco, ma ricevere un messaggio di benvenuto da uno dei tuoi giocatori preferiti prima di assistere a una finale di Champions League è qualcosa che molti partecipanti non dimenticheranno”.

La tecnologia supporta anche le operazioni dietro le quinte. “Utilizziamo la scansione dei codici QR per gli arrivi, la registrazione e il monitoraggio delle presenze. Ciò consente ai nostri team e ai partner alberghieri di prepararsi per l’arrivo degli ospiti e di rispondere rapidamente se i piani cambiano. Migliora l’esperienza per gli ospiti e offre agli sponsor una migliore visibilità sul coinvolgimento nel programma”.

Il giorno della partita è il momento che tutti aspettano. Cosa succede dietro le quinte per renderlo possibile?

“Mesi di pianificazione”, dice John. La gestione delle assegnazioni dei biglietti UEFA è una delle responsabilità più critiche all’interno dei programmi degli sponsor. “Ogni assegnazione di biglietti deve essere gestita con cura. Supervisioniamo le assegnazioni degli ospiti, l’accesso all’hospitality, i processi di accreditamento e la distribuzione dei biglietti, garantendo al contempo la conformità ai requisiti UEFA”. Il giorno della partita, il tempismo diventa tutto. “Stai spostando centinaia di ospiti VIP attraverso una città che opera alla massima capacità. Trasferimenti, orari dell’hospitality, procedure di sicurezza, finestre di ingresso allo stadio: tutto deve funzionare insieme. L’obiettivo è semplice: gli ospiti devono sentirsi entusiasti, non stressati”.

Dopo 20 anni, cosa hai imparato sulla realizzazione di esperienze di successo in eventi sportivi?

“La lezione più grande è che il lavoro più importante è spesso quello che nessuno nota. I partecipanti ricorderanno l’atmosfera all’interno dello stadio, le conversazioni che hanno avuto e l’esperienza di far parte di un evento così iconico. Non ricorderanno che il check-in in hotel ha richiesto due minuti invece di venti, o che il loro trasferimento è arrivato esattamente quando doveva”. “Ma quei dettagli contano. In effetti, spesso determinano come le persone si sentono riguardo all’esperienza complessiva”.

Guardando al futuro, cosa continuerà a definire il successo?

“Per noi, si tratta ancora di creare esperienze che sembrino naturali per tutti i partecipanti”, conclude John. “La tecnologia si evolverà. Le aspettative degli ospiti continueranno a cambiare. Le città ospitanti presenteranno nuove sfide ogni anno. Ma il principio rimane lo stesso. Quando ogni dettaglio è curato, i partecipanti sono liberi di concentrarsi su ciò che conta davvero: godersi un’esperienza di finale UEFA che non dimenticheranno mai”.