1.380 camere d’albergo, centinaia di valigie, tecnologia smart per eventi e servizio personalizzato

Dall’esterno, un grande evento aziendale con un programma di più giorni può sembrare sorprendentemente semplice. Gli ospiti arrivano, scansionano il badge, si dirigono alle loro sessioni e in qualche modo la loro valigia appare magicamente nella loro camera d’albergo più tardi quel giorno. Dietro le quinte, ovviamente, succede parecchio. ATPI ha supportato un evento aziendale con una gamma completa di servizi per eventi, logistica e soluzioni digitali. Il team ha coordinato alloggi, gestione dei bagagli, supporto in loco e l’intero percorso digitale degli ospiti per più di mille partecipanti. E sì, questo ha significato anche gestire molte valigie.

1.380 camere d’albergo in tutta la città

Una delle parti più importanti del progetto è stata la gestione degli alloggi. Per questo evento, ATPI ha organizzato circa 1.380 camere d’albergo in nove hotel ad Amsterdam e nella regione di Zaandam. Coordinare così tante camere significa gestire l’assegnazione delle camere, le liste degli ospiti, i cambiamenti dell’ultimo minuto e i programmi di arrivo in più hotel. “A volte la gente pensa che prenotare hotel significhi solo inviare una lista di camere”, dice Gaby Smits, Project Manager di ATPI. “Ma quando lavori con più di mille ospiti in hotel diversi, diventa rapidamente un puzzle gigante. Per fortuna, ci piacciono i puzzle.” L’obiettivo, ovviamente, è che gli ospiti non notino mai tutta questa complessità. Arrivano semplicemente al loro hotel e fanno il check-in.

L’operazione valigie

Uno dei servizi più apprezzati dagli ospiti durante l’evento è stata la gestione dei bagagli. Quando i partecipanti arrivavano alla location dell’evento, potevano consegnare la loro valigia agli host in loco e dirigersi direttamente al programma dell’evento. ATPI ha poi organizzato la distribuzione di tutti i bagagli ai diversi hotel, assicurando che ogni valigia finisse direttamente nella camera corretta. Il risultato è stato un tasso di consegna corretto del 100%, qualcosa di cui il team era particolarmente orgoglioso. “C’è sempre un momento in cui guardi centinaia di valigie allineate e pensi, ok team… assicuriamoci che ognuna finisca nella camera giusta”, ride Gaby. “Quando tutto funziona perfettamente, sembra un po’ magia della logistica degli eventi.”

Team sul campo

Durante la settimana dell’evento, ATPI aveva team presenti sia nella location dell’evento che negli hotel. Nella sede dell’evento, il team in loco ha supportato con la scansione dei partecipanti, il coordinamento della logistica dei bagagli, le risposte alle domande degli ospiti e l’assistenza ai partecipanti con l’app dell’evento. Nel frattempo, i tour leader erano presenti in tutti e nove gli hotel per assistere gli ospiti durante il check-in e fungere da punto di contatto locale. “Spesso sono le piccole domande a fare la differenza più grande”, spiega Gaby. “Qualcuno che si chiede dove sia la sua prossima sessione, qualcuno che arriva più tardi del previsto, o qualcuno che chiede semplicemente dove trovare il miglior caffè nelle vicinanze. Avere persone disponibili rende l’intera esperienza più fluida.”

L’app dell’evento in tasca a tutti

Oltre alla logistica, ATPI ha anche gestito l’esperienza digitale completa degli ospiti. Questo includeva l’intero processo di registrazione degli ospiti, l’app personalizzata per gli ospiti e le dashboard di reportistica live utilizzate dal team organizzatore. Per tutti i partecipanti, l’ app è diventata rapidamente il punto di riferimento centrale per l’evento. Gli ospiti potevano trovare il loro programma personale, le informazioni sull’hotel, i dettagli del trasporto e il loro codice QR personale in un unico posto. Con più di 80 sessioni diverse incluse nel programma, l’app ha reso facile per i partecipanti navigare il proprio calendario. “Diciamo sempre che l’app diventa l’assistente non ufficiale dell’evento”, dice Gaby. “Se qualcuno chiede dove deve andare dopo, la risposta di solito è: controlla l’app.” Durante tutta la settimana, il team ha anche utilizzato notifiche push per rimanere in contatto con tutti i partecipanti e aggiornare le informazioni quando necessario.

Informazioni in tempo reale per gli organizzatori

Dietro le quinte, lo strumento digitale ha anche aiutato il team organizzatore a tenere sotto controllo i movimenti degli ospiti e la logistica dell’evento. Attraverso la reportistica live, il cliente aveva una visione continua dei numeri degli ospiti e dei flussi dei partecipanti durante l’evento. Anche i fornitori di trasporto potevano vedere aggiornamenti in tempo reale sui dati degli ospiti, il che ha evitato la sfida familiare di catene di email multiple e liste di trasporto obsolete. “Gli eventi sono sempre dinamici”, dice Gaby. “Le persone cambiano sessione, arrivano prima o dopo del previsto, e a volte gli autobus partono un po’ prima del previsto. Quando tutti lavorano con le stesse informazioni in tempo reale, le cose diventano molto più facili.”

Un inizio fluido per l’evento

Un’altra parte piccola ma importante dell’esperienza è stato il sistema di scansione in loco, che ha permesso al team di stampare badge ed etichette per i bagagli all’arrivo. Questo ha contribuito a creare un processo di check-in veloce e accogliente. “È uno di quei primi momenti che davvero danno il tono”, spiega Gaby. “Se gli ospiti arrivano e tutto funziona subito senza intoppi, si sentono immediatamente seguiti.”

Il vero segreto dietro un evento fluido

Mentre la logistica e gli strumenti digitali giocano un ruolo importante, Gaby crede che il vero successo di un evento di questa portata dipenda sempre dalle persone. “C’è un momento durante ogni evento in cui ti guardi intorno e ti rendi conto di quanti team stanno lavorando insieme dietro le quinte”, dice. “Hotel, partner di trasporto, organizzatori, il nostro team in loco. Tutti contribuiscono a far funzionare l’esperienza.” E quando tutto si unisce? “È allora che gli ospiti dicono: ‘Questo evento è così ben organizzato.’ Ed è esattamente quello che speri di sentire.”