Dentro la pianificazione di alloggi e logistica di ATPI per i Campionati del Mondo UCI su Strada 2026 a Montréal

I Campionati del Mondo UCI su Strada si avvicinano a Montréal e, dietro le quinte, il piano operativo sta entrando nella sua fase più impegnativa. Prima che un singolo ciclista raggiunga la linea di partenza, federazioni, hotel, partner di trasporto e stakeholder dell’evento devono tutti lavorare seguendo lo stesso piano.

In qualità di Partner Ufficiale per Viaggi e Alloggi dei Campionati del Mondo UCI su Strada 2026 a Montréal, ATPI coordina gli alloggi e i requisiti operativi più ampi per le federazioni ciclistiche internazionali. Questo comporta riunire hotel, partner di trasporto, fornitori e stakeholder dell’evento per soddisfare le esigenze specializzate delle squadre ciclistiche d’élite.

Garantire gli alloggi è solo una parte di questa responsabilità. ATPI continua a gestire l’assegnazione delle camere, le modifiche alle liste delle camere, le penali per cancellazione, la nutrizione degli atleti, il deposito biciclette, i trasporti e le richieste dell’ultimo minuto delle federazioni.

Tra coloro che guidano questo sforzo c’è Sophie Therrien, Project Manager presso ATPI Canada, che ha trascorso mesi a coordinare il programma delle federazioni per i Campionati. Il suo ruolo la colloca al centro di quasi ogni aspetto dell’esperienza delle federazioni, dalla pianificazione iniziale e dai contratti con gli hotel alle più piccole richieste dell’ultimo minuto.

“La nostra priorità principale è assicurarci che ogni dettaglio operativo sia a posto prima che arrivino le prime federazioni”, afferma Sophie. “Questo significa coordinarsi strettamente con il Comitato Organizzatore Locale, gli hotel, i partner di trasporto e altri fornitori, continuando al contempo a supportare le federazioni mentre i loro requisiti evolvono.”

Coordinare federazioni ciclistiche, hotel e partner dell’evento a Montréal

Accogliere le federazioni ciclistiche internazionali significa mantenere diversi stakeholder sincronizzati, ciascuno con priorità diverse. Le federazioni hanno bisogno di un ambiente costruito attorno alla performance. Gli hotel devono comprendere richieste che vanno ben oltre un soggiorno tipico. I partner di trasporto hanno bisogno di numeri precisi sulle delegazioni e gli organizzatori necessitano di visibilità sull’intero programma.

“Ogni gruppo che accogliamo ha requisiti diversi, che riguardano la nutrizione degli atleti, gli spazi per riunioni di squadra, il deposito biciclette, le aree per i meccanici o i servizi quotidiani”, afferma Sophie. “Lavoriamo a stretto contatto con i team degli hotel per assicurarci che comprendano queste esigenze e siano pronti a fornire il livello di servizio atteso in un evento sportivo di livello mondiale.”

Gestire l’inventario degli hotel e i requisiti delle federazioni dopo la firma dei contratti

Bloccare un inventario di hotel sufficiente per un grande evento internazionale non è un’impresa da poco. Ma i contratti sono solo il punto di partenza.

“Penso che ciò che sorprenderebbe la maggior parte delle persone è che firmare i contratti è in realtà la parte facile”, spiega Sophie. “Il vero lavoro inizia dopo, mentre gestiamo l’assegnazione delle camere, le richieste speciali e gli aggiustamenti costanti man mano che le squadre finalizzano i loro piani.”

Le liste delle camere cambiano man mano che le federazioni confermano le selezioni degli atleti. Le dimensioni delle delegazioni cambiano, le date di arrivo si spostano e arrivano nuove richieste mentre le squadre finalizzano i loro piani. Nessuno di questi cambiamenti avviene in modo isolato: un cambiamento nelle dimensioni della delegazione può ripercuotersi sul conteggio dei pasti, sulla capacità di trasporto, sullo spazio per le riunioni e sulla quantità di attrezzatura che arriva alla porta di un hotel.

Preparare gli hotel di Montréal per le squadre ciclistiche d’élite

Ospitare una federazione ciclistica è un lavoro diverso dall’ospitare un ospite tipico. Le squadre hanno bisogno di deposito biciclette sicuro, stazioni di pulizia, spazi di lavoro per i meccanici, sale riunioni, parcheggio per veicoli e spazio dedicato per il recupero e la fisioterapia: tutte cose che un hotel deve pianificare ben prima che qualcuno faccia il check-in.

Alcune richieste diventano molto specifiche: una federazione vuole il proprio chef che lavora insieme al team culinario dell’hotel; un’altra ha bisogno di asciugamani extra e fino a 20 chilogrammi di ghiaccio al giorno per il suo programma di recupero.

“Questi possono sembrare piccoli dettagli, ma possono rapidamente diventare grandi sfide operative se non vengono pianificati in anticipo”, afferma Sophie. “Non puoi improvvisamente trovare 20 chilogrammi di ghiaccio all’ultimo minuto quando il programma di recupero di una squadra dipende da questo.”

Pianificare il catering e la nutrizione degli hotel per i ciclisti d’élite

La nutrizione degli atleti raramente assomiglia al catering standard degli hotel. I menu e gli orari dei pasti spesso devono adattarsi agli allenamenti, al recupero e ai programmi di gara piuttosto che alla routine abituale dell’hotel.

“Per gli atleti d’élite, la nutrizione è una parte critica della performance”, spiega Sophie. “Lavoriamo a stretto contatto con gli hotel e i team di catering per assicurarci che le offerte dei pasti soddisfino le loro esigenze. I menu vengono adattati in base ai programmi di gara, poiché i requisiti nutrizionali in un giorno di allenamento possono essere molto diversi da quelli in un giorno di gara.”

Adattare le liste delle camere e i trasporti mentre i piani delle squadre cambiano

Le federazioni spesso sanno quanti posti atleta hanno assicurato molto prima di sapere quali atleti li occuperanno. Man mano che arrivano le selezioni, le liste delle camere, le dimensioni delle delegazioni e i dettagli di arrivo continuano a cambiare, e i requisiti operativi si muovono con loro: dagli orari di trasporto alle esigenze di deposito allo spazio necessario per le riunioni di squadra.

“Il nostro compito è rimanere flessibili e assicurarci che questi cambiamenti vengano gestiti senza intoppi in modo che le federazioni possano concentrarsi sulla performance piuttosto che sulla logistica”, afferma Sophie.

Il team di ATPI Canada con sede a Montréal porta anche qualcosa che le federazioni in visita non hanno da sole: la conoscenza della città stessa, modellando i piani di trasporto e le raccomandazioni quotidiane che si adattano al programma e alle esigenze di ogni gruppo.

“Il nostro ruolo è essere un partner locale di fiducia”, afferma Sophie. “Combinando competenza nei viaggi, conoscenza della destinazione e supporto sul campo, aiutiamo a rimuovere quante più sfide logistiche possibili in modo che atleti e squadre possano godersi il viaggio.”

Preparativi finali prima dei Campionati del Mondo UCI su Strada 2026

Più i Campionati si avvicinano, più la pianificazione diventa tangibile. Gli hotel stanno finalizzando le loro strutture, le federazioni stanno definendo i loro requisiti e ogni partner si sta allineando attorno a una cosa: l’arrivo degli atleti.

Per Sophie, il successo non sarà rumoroso. Sarà silenzioso.

“La migliore misura del successo è spesso ciò che le persone non notano”, afferma. “Se tutto funziona senza intoppi, le domande vengono risolte rapidamente e gli atleti possono concentrarsi interamente sulla performance, allora abbiamo raggiunto il nostro obiettivo. In molti modi, il nostro obiettivo è diventare invisibili, perché quando la logistica sembra senza sforzo, è un segno che la pianificazione è stata fatta bene.”

Presto, l’attenzione si sposta sulle strade di Montréal e sui corridori che inseguono la maglia iridata. Dietro di loro ci saranno mesi di coordinamento costruiti per un unico scopo: assicurarsi che quando iniziano le gare, la logistica sia l’ultima cosa a cui qualcuno deve pensare.