Cos’è l’event travel management e perché gli eventi aziendali globali ne hanno bisogno?

L’event travel management è la pianificazione e l’erogazione coordinata di viaggi, alloggi, trasporti via terra, informazioni per gli ospiti e supporto ai viaggiatori per le persone che partecipano a un evento aziendale.

Collega il viaggio all’evento stesso. Invece di chiedere ai delegati di organizzare i propri voli e hotel separatamente, l’event travel management riunisce prenotazioni, liste delle camere, trasferimenti, registrazione, comunicazioni e supporto in loco in un unico programma coordinato.

Questo diventa particolarmente importante per conferenze internazionali, programmi di incentive, riunioni aziendali e altri grandi eventi aziendali che coinvolgono persone che viaggiano da diverse località.

Quando questi elementi sono gestiti separatamente, piccoli cambiamenti possono creare rapidamente problemi più ampi. Un volo in ritardo influisce su un trasferimento aeroportuale. Un arrivo in ritardo cambia la lista delle camere di un hotel. La cancellazione di un delegato può influire sugli impegni per l’alloggio, sul numero di pasti e sulla registrazione all’evento.

Un buon event travel management offre agli organizzatori una visione unica dell’intero viaggio dell’ospite, aiutandoli a controllare i costi, gestire i cambiamenti e fornire un’esperienza più coerente.

In che modo l’event travel management differisce dalla pianificazione di eventi?

La pianificazione di eventi si concentra sullo scopo, sul contenuto e sull’esperienza di un evento. Può includere la selezione della sede, la progettazione del programma, la produzione, i relatori, il catering, l’intrattenimento e il branding.

L’event travel management si concentra su come i delegati raggiungono l’evento, dove soggiornano e come si spostano durante il programma.

Le due aree sono strettamente collegate. La scelta della destinazione influisce sulla disponibilità dei voli. La sede determina quali hotel sono adatti. L’agenda della conferenza influenza gli orari dei trasferimenti, mentre gli orari di arrivo possono influire sul momento in cui l’evento dovrebbe iniziare.

Per questo motivo, il viaggio non dovrebbe essere aggiunto dopo che il programma generale dell’evento è già stato concordato.

Un partner integrato per gli eventi può collegare:

• Ricerca di destinazioni e sedi
• Viaggi individuali e di gruppo
• Alloggio
• Registrazione degli ospiti
• Trasporto via terra
• Comunicazioni per l’evento
• Supporto in loco
• Sostenibilità
• Rendicontazione finanziaria

ATPI Events supporta gli eventi internazionali dalla ricerca iniziale e dalla progettazione del programma fino al sourcing, alla logistica, alla gestione in loco e all’analisi post-evento.

Perché gli eventi globali richiedono una gestione specialistica dei viaggi?

Una riunione locale che coinvolge un piccolo numero di dipendenti può richiedere disposizioni relativamente semplici.

Un evento aziendale globale è diverso. I delegati possono viaggiare da decine di paesi, utilizzando diverse compagnie aeree, tipi di tariffe e documenti d’ingresso. Possono avere date di arrivo variabili, esigenze di alloggio e requisiti di viaggio successivi diversi.

L’organizzatore potrebbe anche dover gestire:

• Dipendenti
• Dirigenti senior
• Relatori
• Clienti e potenziali clienti
• Partner e fornitori
• VIP
• Rappresentanti dei media
• Staff dell’evento
• Ospiti con esigenze di accessibilità o dietetiche

Alcuni viaggiatori possono prenotare tramite un programma di viaggi aziendali. Altri potrebbero aver bisogno di voli di gruppo, viaggi in treno o voli charter. Alcuni delegati potrebbero prolungare il soggiorno o proseguire il viaggio per affari.

Senza un processo centrale, gli organizzatori possono perdere rapidamente la visibilità su chi sta viaggiando, quando arriverà e se le loro disposizioni corrispondono al programma dell’evento.

La ricerca e la fattibilità dovrebbero venire prima di tutto

Un efficace event travel management inizia prima che vengano prenotati voli o hotel.

Il primo passo è capire se la destinazione e il programma proposti possono realisticamente ospitare il gruppo.

La ricerca dovrebbe considerare:

• Accessibilità via aerea e ferroviaria
• Capacità di posti disponibili
• Tempi di viaggio e coincidenze
• Visti e requisiti d’ingresso
• Disponibilità di hotel e sedi
• Distanze tra aeroporti, hotel e sedi
• Capacità del trasporto locale
• Accessibilità
• Domanda stagionale
• Rischio della destinazione
• Costi probabili

Una destinazione può apparire attraente dal punto di vista creativo ma essere difficile o costosa da raggiungere per la maggior parte dei delegati. Allo stesso modo, una sede può essere adatta al programma dell’evento ma mancare di alloggi adeguati nelle vicinanze.

Un’analisi di fattibilità precoce consente agli organizzatori di confrontare le opzioni basandosi sull’intero evento, piuttosto che considerare viaggi, sedi e alloggi separatamente.

Il processo di event management di ATPI include valutazioni di accessibilità, disponibilità e fattibilità progettate per identificare i limiti, sviluppare stime dei costi iniziali e creare una lista ristretta di fornitori idonei.

Riunire le informazioni sui delegati in un unico posto

Gli eventi internazionali generano una quantità significativa di informazioni sugli ospiti.

Gli organizzatori potrebbero dover raccogliere:

• Nomi e dettagli di contatto
• Luoghi di partenza
• Preferenze per voli o treni
• Informazioni sul passaporto
• Requisiti dietetici
• Requisiti di accessibilità
• Scelte dell’hotel
• Orari di arrivo e partenza
• Contatti di emergenza
• Selezione delle sessioni
• Requisiti per i trasferimenti

Gestire queste informazioni attraverso fogli di calcolo scollegati e conversazioni via e-mail aumenta la possibilità di errori, duplicazioni e dati obsoleti.

Un sistema di registrazione centrale può raccogliere le informazioni necessarie sia per l’evento che per il viaggio. Può anche offrire ai delegati un unico posto dove inviare le preferenze, effettuare selezioni e visualizzare gli aggiornamenti.

ATPI EventsHub combina inviti, registrazione, informazioni di viaggio, comunicazioni e tracciamento in tempo reale all’interno di un’unica piattaforma di gestione degli ospiti. Gli organizzatori possono vedere informazioni in tempo reale, mentre i partecipanti possono accedere al proprio programma personale e ai dettagli del viaggio tramite un’app per l’evento.

La tecnologia non dovrebbe sostituire il servizio personale, ma può ridurre l’amministrazione manuale e fornire al team dell’evento un’unica fonte di informazioni accurate.

Coordinare voli e viaggi in treno

Il viaggio dei delegati può comportare prenotazioni individuali, viaggi di gruppo, servizi charter o una combinazione di tutti e tre.

L’approccio più appropriato dipenderà da:

• Dimensioni del gruppo
• Luoghi di partenza
• Capacità disponibile
• Budget
• Tempi di prenotazione
• Requisiti di flessibilità
• Politiche di viaggio aziendali
• Orari dell’evento

Il viaggio dovrebbe essere coordinato con il programma. Gli organizzatori devono sapere se i partecipanti possono arrivare prima della sessione di apertura e se è stato concesso abbastanza tempo tra la fine dell’evento e la partenza.

Una tariffa aerea più bassa potrebbe non rappresentare un buon valore se richiede una notte in hotel aggiuntiva, un trasferimento privato o una coincidenza scomoda.

Le disposizioni di gruppo possono offrire un maggiore coordinamento, ma richiedono anche un’attenta gestione dei nomi, delle scadenze per l’emissione dei biglietti e delle liste dei delegati in continuo cambiamento.

Un partner specializzato in viaggi per eventi può confrontare queste opzioni mantenendo in vista il programma più ampio, l’esperienza dei delegati e il costo totale.

L’alloggio per gruppi è più che prenotare camere

L’alloggio è una delle parti più importanti e complesse dell’event travel management.

Gli organizzatori potrebbero dover bloccare consistenti pacchetti di camere prima di conoscere il numero finale dei partecipanti. Devono bilanciare l’esigenza di impegno dell’hotel con l’esigenza di flessibilità dell’azienda.

La pianificazione dell’alloggio può includere:

• Ricerca e contrattazione degli hotel
• Negoziazione dei blocchi di camere
• Gestione della lista delle camere
• Diverse categorie di camere
• Alloggi VIP
• Camere accessibili
• Arrivi anticipati e partenze posticipate
• Termini di attrition e cancellazione
• Modifiche ai nomi degli ospiti
• Spazio per riunioni ed eventi
• Vicinanza alla sede
• Trasporto tra gli hotel e l’evento

Per una conferenza di vendita internazionale che ha coinvolto 270 delegati, ad ATPI è stato chiesto di assicurare più di 250 camere vicino alla sede con solo tre settimane di preavviso. Le camere sono state organizzate in cinque hotel, con termini flessibili che hanno permesso di regolare l’inventario in base al cambiamento delle esigenze dei delegati.

La piattaforma di registrazione ha permesso ai partecipanti di scegliere il proprio alloggio, mentre il team dell’evento ha potuto monitorare la disponibilità e ridurre al minimo le spese di cancellazione non necessarie.

In un programma aziendale più ampio, ATPI ha coordinato circa 1.380 camere in nove hotel ad Amsterdam e nella regione circostante. Ciò ha comportato l’assegnazione delle camere, le liste degli ospiti, il cambiamento degli orari di arrivo e il supporto in loco in ogni struttura.

A questa scala, l’alloggio non è un compito separato di prenotazione alberghiera. È un programma logistico in tempo reale.

Il trasporto via terra collega ogni parte dell’evento

Voli e hotel ricevono spesso la massima attenzione, ma il trasporto via terra collega l’intero viaggio dell’ospite.

Questo può includere:

• Trasferimenti da aeroporti e stazioni
• Navette per l’hotel
• Spostamenti verso la sede
• Eventi serali
• Attività fuori sede
• Trasporto VIP
• Veicoli accessibili
• Trasporto bagagli
• Trasferimenti per la partenza

La pianificazione dei trasporti dipende da informazioni accurate. Se i voli subiscono ritardi o i delegati cambiano hotel, anche gli orari dei veicoli potrebbero dover cambiare.

Gli organizzatori devono considerare la capacità dei veicoli, il traffico locale, lo spazio per i bagagli, l’accessibilità, la disponibilità degli autisti e la distanza tra le diverse sedi dell’evento.

Per un evento che ha coinvolto più di 1.000 partecipanti, i team in loco di ATPI hanno lavorato presso la sede e in nove hotel, mentre i dati degli ospiti in tempo reale hanno aiutato i fornitori di trasporti a rispondere ai cambiamenti degli orari di arrivo e agli spostamenti dei partecipanti.

Durante un programma di ospitalità per la finale della UEFA Champions League, ATPI ha gestito viaggi, hotel e trasporti per 357 ospiti degli sponsor. Quando il traffico intenso ha compromesso il piano originale degli autobus, i partecipanti sono stati aggiornati tramite l’app dell’evento e sono stati introdotti veicoli più piccoli per mantenere gli ospiti in movimento.

Questo dimostra perché il trasporto via terra richieda sia una preparazione dettagliata che la capacità di adattarsi durante l’evento.

Una comunicazione chiara modella l’esperienza del delegato

I delegati non dovrebbero aver bisogno di cercare tra diverse e-mail per capire dove alloggiano, quando parte il loro trasferimento o dove devono trovarsi successivamente.

Le comunicazioni dell’evento dovrebbero fornire informazioni chiare e personalizzate prima, durante e dopo il programma.

Questo può includere:

• Conferme di prenotazione
• Itinerari di viaggio
• Dettagli dell’hotel
• Istruzioni per il trasferimento
• Informazioni sulla sede
• Agende personali
• Codici di abbigliamento
• Dettagli di contatto
• Aggiornamenti di emergenza
• Modifiche agli orari
• Notifiche push

Le informazioni dovrebbero essere pertinenti per l’individuo. Un relatore, un VIP o un ospite dell’evento potrebbe aver bisogno di istruzioni diverse rispetto a un partecipante generico.

Per la conferenza internazionale CSM, ATPI ha sviluppato un sito web brandizzato, una piattaforma di registrazione e un’applicazione mobile che hanno permesso ai partecipanti di accedere all’agenda, ai relatori, alle informazioni sull’hotel, alle planimetrie dei tavoli e agli aggiornamenti sulle partenze in tempo reale.

Una buona comunicazione rende l’evento più semplice, anche quando l’operazione che lo sostiene è altamente complessa.

Il supporto in loco trasforma i piani in realtà

Un piano dettagliato è essenziale, ma gli eventi raramente accadono esattamente come previsto.

I delegati arrivano in anticipo o in ritardo. I nomi cambiano. Gli hotel ricevono richieste inaspettate. Gli orari dei trasporti si spostano e i partecipanti hanno bisogno di aiuto per trovare la posizione corretta.

I team in loco forniscono un punto di contatto visibile e aiutano a risolvere questi problemi prima che influiscano sul programma più ampio.

Il supporto può includere:

• Accoglienza in aeroporto
• Desk in hotel
• Registrazione e ritiro dei badge
• Coordinamento dei trasferimenti
• Assistenza ai delegati
• Supporto VIP
• Gestione dei fornitori
• Supporto per l’app dell’evento
• Risposta alle emergenze
• Modifiche di viaggio dell’ultimo minuto

ATPI può nominare responsabili del programma, tour leader e host, oltre a istruire il personale e i fornitori prima dell’inizio dell’evento.

Per l’evento che ha coinvolto 1.380 camere, ATPI ha posizionato tour leader in tutti e nove gli hotel, mentre un altro team ha supportato la registrazione, gli spostamenti dei bagagli e l’applicazione dell’evento presso la sede principale.

Il supporto in loco di maggior successo spesso sembra invisibile. I delegati sperimentano semplicemente un arrivo senza intoppi, informazioni chiare e assistenza rapida quando ne hanno bisogno.

Gestione dei disservizi e dovere di diligenza

I viaggi per eventi sono vulnerabili agli stessi disservizi di qualsiasi viaggio internazionale, tra cui:

• Cancellazioni di voli
• Disservizi ferroviari
• Maltempo
• Scioperi
• Incidenti di sicurezza
• Bagagli smarriti
• Malattia
• Inadempienza del fornitore
• Modifiche al programma dell’evento

La differenza è che un disservizio può colpire molti delegati contemporaneamente e creare problemi a catena su alloggi, trasporti e programma dell’evento.

Gli organizzatori hanno bisogno di processi chiari per:

• Monitorare gli spostamenti dei viaggiatori
• Contattare i partecipanti interessati
• Riprogrammare i viaggi
• Aggiornare i fornitori di trasferimenti
• Informare gli hotel
• Modificare le informazioni di registrazione
• Segnalare incidenti significativi
• Supportare i viaggiatori al di fuori del normale orario di lavoro

Il dovere di diligenza (duty of care) dovrebbe quindi essere collegato al processo di gestione degli ospiti e di pianificazione dell’evento, piuttosto che essere gestito isolatamente.

Un partner di viaggio centrale può offrire agli organizzatori visibilità sui viaggiatori interessati, coordinando al contempo i cambiamenti tra i diversi fornitori coinvolti.

Il controllo dei costi richiede visibilità su tutto il programma

Il prezzo individuale più basso non produce sempre il costo complessivo dell’evento più basso.

Un hotel più economico più lontano dalla sede può richiedere più trasferimenti. Una tariffa aerea restrittiva può comportare costose penali per il cambio. Bloccare troppe camere crea un rischio di cancellazione, mentre assicurarne troppo poche può costringere i delegati a scegliere strutture più costose in un secondo momento.

L’event travel management aiuta le organizzazioni a comprendere il costo totale di:

• Voli e treni
• Alloggio
• Trasferimenti
• Requisiti della sede
• Personale in loco
• Tecnologia
• Modifiche e cancellazioni
• Commissioni dei fornitori

I budget dovrebbero essere monitorati durante tutto il programma piuttosto che riconciliati solo dopo l’evento.

Dopo l’erogazione, gli organizzatori dovrebbero ricevere una rendicontazione chiara che copra spese, risparmi, cancellazioni e prestazioni dei fornitori.

I servizi per eventi di ATPI includono lo sviluppo del budget, la riconciliazione finanziaria e l’analisi post-evento progettata per fornire una rendicontazione accurata e approfondimenti utili.

La sostenibilità dovrebbe far parte della pianificazione dei viaggi per eventi

Il viaggio è spesso uno dei maggiori contributori all’impronta ambientale di un evento, ma dovrebbe essere considerato insieme ad alloggi, sedi, catering e trasporti locali.

Gli organizzatori di eventi possono esplorare:

• Destinazioni con collegamenti ferroviari più forti
• Voli diretti dove praticabile
• Trasporto di gruppo coordinato
• Hotel vicini alla sede
• Trasferimenti aeroportuali condivisi
• Opzioni di veicoli a basse emissioni
• Catering locale e stagionale
• Riduzione dei rifiuti dell’evento
• Misurazione accurata delle emissioni

La decisione giusta dipenderà dall’evento. Sostenibilità, accessibilità, sicurezza, costi ed esperienza dei delegati possono talvolta richiedere dei compromessi.

Dati affidabili consentono agli organizzatori di comprendere queste decisioni piuttosto che affidarsi a ipotesi generiche.

L’approccio agli eventi sostenibili di ATPI può misurare il viaggio insieme ai componenti dell’evento come il trasporto locale, l’energia della sede e il catering. I risultati possono quindi informare raccomandazioni pratiche di riduzione e la rendicontazione post-evento.

Quando un’organizzazione ha bisogno di un partner per l’event travel management?

Il supporto specialistico diventa particolarmente prezioso quando:

• I delegati viaggiano a livello internazionale
• L’evento coinvolge diverse centinaia o migliaia di partecipanti
• Sono necessari più hotel
• Gli ospiti hanno diverse esigenze di viaggio e di servizio
• L’evento include VIP o clienti esterni
• Potrebbero essere necessari viaggi di gruppo o charter
• Il programma coinvolge diverse sedi
• Il team organizzativo ha una capacità interna limitata
• I disservizi di viaggio potrebbero influire su sessioni critiche
• L’organizzazione ha bisogno di una rendicontazione centrale
• L’evento si svolge ripetutamente o in diversi mercati

Un partner specializzato può assumersi la responsabilità del programma integrato di viaggi e logistica, consentendo al team interno di concentrarsi sui contenuti, sul pubblico e sugli obiettivi aziendali dell’evento.

Cosa dovrebbe coprire un fornitore di event travel management?

Un servizio completo di event travel management dovrebbe essere in grado di supportare:

1. Ricerca di fattibilità e destinazione
   Valutazione di accesso, capacità, alloggi, sedi, fornitori, rischi e costi.
2. Sourcing e prenotazione viaggi
   Coordinamento di voli, treni, viaggi di gruppo e voli charter.
3. Gestione degli alloggi
   Negoziazione dei blocchi di camere e gestione delle liste delle camere, dei cambiamenti e delle cancellazioni.
4. Registrazione e dati degli ospiti
   Raccolta di informazioni accurate attraverso un processo centrale e sicuro.
5. Trasporto via terra
   Collegamento di aeroporti, stazioni, hotel, sedi e attività dell’evento.
6. Comunicazioni ai delegati
   Fornitura di itinerari personalizzati, istruzioni e aggiornamenti in tempo reale.
7. Tecnologia
   Offerta a partecipanti e organizzatori dell’accesso a informazioni affidabili in tempo reale.
8. Dovere di diligenza
   Monitoraggio dei viaggi e risposta in caso di disservizi.
9. Erogazione in loco
   Fornitura di supporto locale, host e coordinamento dei fornitori.
10. Rendicontazione finanziaria e di sostenibilità
    Offerta all’organizzazione di visibilità su costi, prestazioni e impatto ambientale.

Riunire queste aree riduce il numero di fornitori scollegati e offre all’organizzatore una proprietà più chiara dell’intero viaggio dell’ospite.

Domande frequenti

Cosa include l’event travel management?

L’event travel management può includere voli, treni, alloggi, trasporti via terra, registrazione, comunicazioni ai viaggiatori, dovere di diligenza, assistenza in loco e rendicontazione finanziaria.

L’event travel management è uguale all’event management?

No. L’event management copre la progettazione e l’erogazione completa di un evento. L’event travel management coordina specificamente il modo in cui i delegati raggiungono la destinazione, dove soggiornano e come si spostano durante il programma. I due servizi possono essere gestiti insieme.

Chi utilizza l’event travel management?

È comunemente utilizzato da aziende che organizzano riunioni internazionali, conferenze, programmi di incentive, lanci di prodotti, eventi di ospitalità e grandi raduni di dipendenti.

In che modo l’event travel management migliora l’esperienza del delegato?

Offre ai partecipanti informazioni chiare, prenotazioni coordinate e accesso al supporto durante tutto il viaggio. Ciò riduce l’incertezza e rende più facile per i delegati concentrarsi sull’evento.

L’event travel management può ridurre i costi?

Sì. Una gestione centrale può migliorare le negoziazioni con i fornitori, ridurre le camere d’albergo inutilizzate, coordinare i trasferimenti in modo più efficiente e fornire una maggiore visibilità sui cambiamenti e sui costi di cancellazione.

L’event travel management include l’alloggio per gruppi?

Sì. L’alloggio per gruppi è spesso uno dei suoi componenti più importanti, in particolare quando un evento richiede diversi hotel, diversi tipi di camere o liste delle camere che cambiano frequentemente.

L’event travel management può supportare gli ospiti VIP?

Sì. Le disposizioni per i VIP possono includere viaggi premium, trasporti executive, itinerari personalizzati, servizi di accoglienza, alloggi accuratamente selezionati e supporto dedicato ai viaggiatori.

Le emissioni dei viaggi e degli eventi possono essere misurate insieme?

Sì. I dati di viaggio possono essere combinati con le informazioni relative ad alloggi, sedi, trasporti e altri componenti dell’evento per fornire una visione più completa dell’impatto ambientale dell’evento.

Collegare l’intero viaggio dell’ospite

Il successo degli eventi aziendali dipende da qualcosa di più di ciò che accade all’interno della sede.

Ogni partecipante deve raggiungere la destinazione, trovare l’hotel giusto, ricevere informazioni accurate e spostarsi tra ogni parte del programma. Quando queste disposizioni sono scollegate, l’organizzatore si assume l’onere di riunire tutto.

L’event travel management collega l’intero viaggio.

Combinando viaggi, alloggi, dati degli ospiti, trasporti, tecnologia e supporto in loco, le organizzazioni possono ridurre la complessità offrendo al contempo un’esperienza più coerente e preziosa per ogni partecipante.