På innsiden av ATPIs planlegging av overnatting og logistikk for UCI Road World Championships 2026 i Montréal

UCI Road World Championships nærmer seg Montréal, og bak kulissene går den operasjonelle planen inn i sin mest krevende fase. Før en eneste syklist når startstreken, må forbund, hoteller, transportpartnere og interessenter alle jobbe ut fra den samme planen.

Som offisiell reise- og overnattingspartner for UCI Road World Championships 2026 i Montréal, koordinerer ATPI overnatting og bredere operasjonelle krav for internasjonale sykkelforbund. Dette innebærer å bringe sammen hoteller, transportpartnere, leverandører og interessenter for å møte de spesialiserte behovene til profesjonelle sykkelag.

Å sikre overnatting er bare én del av dette ansvaret. ATPI fortsetter å administrere romfordeling, endringer i romlister, avbestillingsgebyr og frafall, utøverernæring, sykkeloppbevaring, transport og forespørsler fra forbundene i siste liten.

Blant dem som leder dette arbeidet er Sophie Therrien, prosjektleder hos ATPI Canada, som har brukt måneder på å koordinere forbundsprogrammet for mesterskapet. Hennes rolle plasserer henne i sentrum av nesten alle aspekter av forbundenes opplevelse, fra innledende planlegging og hotellkontrakter til de minste forespørsler i siste liten.

«Vår hovedprioritet er å sørge for at hver operasjonelle detalj er på plass før de første forbundene ankommer», sier Sophie. «Det betyr tett koordinering med den lokale organisasjonskomiteen, hoteller, transportpartnere og andre leverandører, samtidig som vi fortsetter å støtte forbundene etter hvert som deres behov endrer seg.»

Koordinering av sykkelforbund, hoteller og arrangementspartnere i Montréal

Å ønske internasjonale sykkelforbund velkommen betyr å holde flere interessenter i synk, hver med ulike prioriteringer. Forbundene trenger et miljø bygget rundt prestasjon. Hotellene må forstå forespørsler som faller langt utenfor et typisk gjesteopphold. Transportpartnere trenger nøyaktige tall på delegasjoner, og arrangører trenger oversikt over hele programmet.

«Hver gruppe vi tar imot har ulike krav, enten det gjelder utøverernæring, møteplasser for lagene, sykkeloppbevaring, mekanikerområder eller daglige tjenester», sier Sophie. «Vi jobber tett med hotellteamene for å sikre at de forstår disse behovene og er klare til å levere det servicenivået som forventes ved et sportsarrangement i verdensklasse.»

Administrering av hotellkapasitet og forbundskrav etter at kontrakter er signert

Å sikre nok hotellkapasitet for et stort internasjonalt arrangement er ingen liten bragd. Men kontraktene er bare utgangspunktet.

«Jeg tror det som ville overraske de fleste, er at signering av kontraktene faktisk er den enkle delen», forklarer Sophie. «Det virkelige arbeidet begynner etterpå, når vi administrerer romfordeling, spesialforespørsler og konstante justeringer etter hvert som lagene ferdigstiller planene sine.»

Romlister endres etter hvert som forbundene bekrefter uttak av utøvere. Delegasjonsstørrelser endres, ankomstdatoer flyttes, og nye forespørsler kommer inn etter hvert som lagene legger sine siste planer. Ingen av disse endringene skjer isolert; en endring i delegasjonsstørrelse kan påvirke antall måltider, transportkapasitet, møteplass og hvor mye utstyr som ankommer hotellet.

Forberedelse av hoteller i Montréal for profesjonelle sykkelag

Å være vertskap for et sykkelforbund er en annen jobb enn å være vertskap for en typisk gjest. Lagene trenger sikker sykkeloppbevaring, vaskestasjoner, arbeidsområder for mekanikere, møterom, parkering for kjøretøy og dedikert plass for restitusjon og fysioterapi – alt dette må et hotell planlegge for lenge før noen sjekker inn.

Noen forespørsler er svært spesifikke: ett forbund ønsker sin egen kokk som jobber sammen med hotellets kulinariske team; et annet trenger ekstra håndklær og opptil 20 kilo is om dagen til sitt restitusjonsprogram.

«Dette kan høres ut som små detaljer, men de kan raskt bli store operasjonelle utfordringer hvis de ikke er planlagt på forhånd», sier Sophie. «Du kan ikke plutselig finne 20 kilo is i siste liten når et lags restitusjonsprogram avhenger av det.»

Planlegging av hotellservering og ernæring for elite-syklister

Utøverernæring ligner sjelden på standard hotellservering. Menyer og måltidstider må ofte tilpasses trenings-, restitusjons- og konkurranseplaner i stedet for hotellets vanlige rutiner.

«For toppidrettsutøvere er ernæring en kritisk del av prestasjonen», forklarer Sophie. «Vi jobber tett med hoteller og serveringsteam for å sikre at måltidene oppfyller deres behov. Menyer tilpasses basert på konkurranseplaner, da ernæringsbehovene på en treningsdag kan være svært forskjellige fra behovene på en løpsdag.»

Tilpasning av romlister og transport etter hvert som lagenes planer endres

Forbundene vet ofte hvor mange utøverplasser de har sikret seg lenge før de vet hvilke utøvere som skal fylle dem. Etter hvert som uttakene er klare, endres romlister, delegasjonsstørrelser og ankomstdetaljer, og de operasjonelle kravene følger med – fra transportplaner til lagringsbehov og plassen som kreves for lagmøter.

«Vår jobb er å være fleksible og sørge for at disse endringene håndteres smidig, slik at forbundene kan fokusere på prestasjon fremfor logistikk», sier Sophie.

ATPI Canadas Montréal-baserte team bidrar også med noe besøkende forbund ikke har selv: kunnskap om selve byen, noe som former transportplaner og daglige anbefalinger som passer hver gruppes tidsplan og behov.

«Vår rolle er å være en pålitelig lokal partner», sier Sophie. «Ved å kombinere reiseekspertise, destinasjonskunnskap og støtte på bakken, hjelper vi til med å fjerne så mange logistiske utfordringer som mulig, slik at utøvere og lag kan nyte reisen.»

Siste forberedelser før UCI Road World Championships 2026

Jo nærmere mesterskapet kommer, desto mer håndfast blir planleggingen. Hotellene ferdigstiller sine eiendommer, forbundene låser sine krav, og hver partner samler seg om én ting: utøvernes ankomst.

For Sophie vil ikke suksess være høylytt. Den vil være stille.

«Det beste målet på suksess er ofte det folk ikke legger merke til», sier hun. «Hvis alt går knirkefritt, spørsmål blir løst raskt og utøverne kan fokusere helt på prestasjon, da har vi nådd målet vårt. På mange måter er målet vårt å bli usynlige, for når logistikken føles uanstrengt, er det et tegn på at planleggingen er gjort riktig.»

Snart flyttes fokuset til veiene i Montréal og rytterne som jakter på regnbuetrøya. Bak dem ligger måneder med koordinering bygget for ett formål: å sørge for at når rittet starter, er logistikk det siste noen trenger å tenke på.