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Perché i grandi eventi sportivi internazionali sono difficili da gestire e cosa dovrebbe coprire una buona logistica di viaggio
Gli eventi sportivi internazionali richiedono molto più della semplice prenotazione di voli e hotel. Scopri come la pianificazione specialistica colleghi viaggi dei team, alloggi, attrezzature, trasporti, tecnologia e operazioni in loco.
Un volo in ritardo non è solo un inconveniente per un passeggero. Può influire sull’allenamento, sul recupero, sull’accreditamento, sulla preparazione della squadra e, in ultima analisi, sulle prestazioni. Un problema in hotel può sconvolgere un’intera delegazione. Un cambio di programma dell’ultimo minuto può richiedere la riorganizzazione immediata di voli, trasferimenti, camere e piani del personale.
Una buona logistica per eventi sportivi va quindi ben oltre la prenotazione del viaggio. Dovrebbe coprire la pianificazione preliminare della fattibilità, i voli, l’alloggio, l’attrezzatura, i dati dei viaggiatori, il trasporto a terra, il dovere di diligenza, le operazioni in loco, la gestione degli imprevisti e la reportistica post-evento.
Perché gli eventi sportivi internazionali sono così complessi?
La maggior parte degli eventi sportivi riunisce diversi gruppi distinti, ciascuno con esigenze differenti:
- Atleti e squadre
- Allenatori e staff tecnico
- Ufficiali di gara e rappresentanti degli organi di governo
- Organizzatori dell’evento e volontari
- Media e broadcaster
- Partner commerciali e sponsor
- VIP, famiglie e sostenitori
Questi gruppi possono viaggiare da paesi diversi, in date diverse e con condizioni di prenotazione differenti. Alcuni devono arrivare diversi giorni prima della competizione. Altri potrebbero non conoscere le date finali del viaggio fino alla conferma dei turni di qualificazione, delle selezioni delle squadre o dei calendari delle gare.
Il programma di viaggio deve inoltre operare nel rispetto di requisiti sportivi fissi. Sessioni di allenamento, pesate, appuntamenti per l’accreditamento, periodi di recupero e orari di gara non possono essere spostati semplicemente perché non è disponibile un volo conveniente.
La sfida non è gestire ogni prenotazione individualmente, ma capire come ogni spostamento influisca sull’evento nel suo complesso.
La pianificazione deve iniziare prima della prima prenotazione
Un viaggio efficace per un evento sportivo inizia con la ricerca e l’analisi di fattibilità.
Prima di impegnarsi con una destinazione, un programma o un fornitore, gli organizzatori devono comprendere:
- Capacità di volo disponibile
- Rotte e coincidenze adeguate
- Requisiti per i voli charter
- Disponibilità degli hotel e condizioni per i blocchi di camere
- Distanze tra aeroporti, hotel, strutture di allenamento e sedi di gara
- Capacità di trasporto a terra
- Requisiti per bagagli e attrezzature
- Considerazioni su visti e ingressi
- Esigenze di accessibilità
- Costi probabili e rischi contrattuali
Questo è particolarmente importante quando un evento porta un gran numero di partecipanti in una destinazione con capacità di trasporto limitata.
Per i Canada Games del 2025, ATPI ha coordinato lo spostamento di oltre 5.000 atleti, allenatori, team manager e delle loro attrezzature sportive da e per St. John’s, Terranova e Labrador. La limitata capacità dei voli commerciali ha fatto sì che il programma richiedesse inizialmente voli charter, prima che ATPI collaborasse con i fornitori per assicurarsi ulteriori opzioni commerciali e ottimizzare l’uso degli aeromobili.
L’analisi precoce consente agli organizzatori di identificare questi vincoli mentre c’è ancora tempo per sviluppare alternative, negoziare termini flessibili e proteggere il budget dell’evento.
Gruppi di viaggiatori diversi necessitano di piani diversi
Un grande evento sportivo raramente ha un unico itinerario standard.
Il viaggio di un atleta dovrebbe supportare la preparazione e il recupero. Un ufficiale di gara potrebbe dover spostarsi tra diverse sedi. I team dei media possono viaggiare con attrezzature specialistiche, mentre i dirigenti, i partner commerciali e gli ospiti dell’ospitalità possono richiedere un livello diverso di servizio e comunicazione.
Anche all’interno di una singola squadra, i requisiti possono variare in base a:
- Date della competizione
- Classificazione o disciplina dell’atleta
- Aeroporto di origine
- Esigenze mediche o di accessibilità
- Requisiti dietetici
- Attrezzatura sportiva
- Ruoli di coaching e supporto
- Politiche di arrivo e partenza
Durante Parigi 2024, ATPI ha gestito i requisiti di viaggio e dell’evento per atleti, personale di supporto, team di missione, ufficiali di gara, media e ospiti dell’ospitalità. Il programma ha incluso 17.931 transazioni di viaggio per il comitato organizzatore locale, 15 programmi di ospitalità nell’arco di 18 giorni e 2.900 biglietti aerei solo per il Comitato Olimpico Canadese.
Su questa scala, è improbabile che una politica di viaggio unica per tutti funzioni. Il programma ha bisogno di una supervisione comune, ma di sufficiente flessibilità per supportare le esigenze di ogni gruppo.
I viaggi per VIP, sponsor e media richiedono un modello di servizio personalizzato
I grandi eventi sportivi non coinvolgono solo atleti, ufficiali di gara e team organizzativi. Gli sponsor possono invitare clienti, dipendenti o vincitori di concorsi, mentre i rappresentanti dei media, i creator, i dirigenti e altri ospiti VIP possono costituire una parte importante del programma più ampio dell’evento.
Questi viaggiatori richiedono un modello di servizio diverso da quello dei team e degli atleti. La loro esperienza può includere viaggi premium, alloggi accuratamente selezionati, trasferimenti privati, attività di ospitalità, accesso all’evento e programmi gestiti rigorosamente. Molti si aspetteranno anche un contatto dedicato in grado di rispondere alle domande e risolvere rapidamente i cambiamenti.
I requisiti possono includere:
- Disposizioni di volo flessibili o premium
- Servizi di accoglienza (meet-and-greet)
- Trasporto a terra privato o executive
- Hotel selezionati in base ai programmi di ospitalità e dell’evento
- Registrazione degli ospiti e itinerari personalizzati
- Coordinamento di biglietti, accreditamento e accesso all’evento
- Supporto per requisiti dietetici, di accessibilità o di sicurezza
- Assistenza per modifiche dell’ultimo minuto
- Supporto ai viaggiatori 24 ore su 24
Per gli sponsor, ogni fase del viaggio si riflette sul loro marchio. Un itinerario comunicato male, un trasferimento mancato o un hotel inadeguato possono influenzare la percezione dell’ospite sia dello sponsor che dell’evento.
Anche i rappresentanti dei media e i creatori di contenuti possono avere programmi impegnativi, spostandosi tra sedi, interviste, aree di ospitalità e impegni di produzione. Le loro disposizioni devono tenere conto dell’attrezzatura, dell’accreditamento, dei tempi variabili dell’evento e della necessità di rimanere vicini all’azione.
Il servizio personalizzato deve comunque essere supportato da un forte controllo operativo. Gli organizzatori e gli sponsor hanno bisogno di visibilità sulle informazioni degli ospiti, sulle prenotazioni, sui costi e sugli spostamenti, mentre i viaggiatori dovrebbero vivere un viaggio fluido e altamente personalizzato.
Questa è un’altra area in cui lo Sports Travel e l’esperienza negli eventi si sovrappongono. Combinare la gestione specialistica dei viaggi con la registrazione degli ospiti, l’alloggio, l’ospitalità e il supporto in loco aiuta a creare un’esperienza coerente dal primo invito fino al viaggio di ritorno.
Il viaggio dovrebbe supportare le prestazioni degli atleti
Per gli atleti, l’itinerario più economico o apparentemente più breve non è sempre il più adatto.
I pianificatori di viaggio devono considerare:
- Tempo totale di viaggio
- Numero e affidabilità delle coincidenze
- Orario di arrivo rispetto all’allenamento e alla gara
- Cambiamenti di fuso orario
- Periodi di recupero
- Requisiti per posti a sedere e cabina
- Disponibilità dei pasti
- Franchigia bagaglio
- Il rischio di ritardi nella consegna dell’attrezzatura
- Flessibilità in caso di variazioni del calendario delle gare
Un itinerario scadente può lasciare gli atleti affaticati, separati dalla loro attrezzatura o farli arrivare troppo tardi per prepararsi adeguatamente.
In qualità di fornitore di viaggi per il Comitato Olimpico Olandese, NOC*NSF, e TeamNL, ATPI pianifica i viaggi in base a calendari di gara serrati, cambi di sede, requisiti di attrezzatura e tempistiche rigorose. L’obiettivo è eliminare gli attriti in modo che gli atleti e lo staff possano concentrarsi sulle prestazioni piuttosto che sul viaggio.
Questo approccio orientato alla performance dovrebbe influenzare ogni decisione, dalla scelta della rotta alla posizione dell’hotel e alla tempistica dell’ultimo trasferimento.
L’alloggio fa parte dell’infrastruttura dell’evento
L’alloggio per i team comporta molto di più che assicurarsi un numero sufficiente di camere.
Gli organizzatori potrebbero dover gestire:
- Grandi blocchi di camere
- Diverse tipologie di camere
- Privacy e sicurezza del team
- Camere accessibili
- Spazi per riunioni e analisi
- Aree per trattamenti e recupero
- Deposito attrezzature
- Catering e requisiti dietetici
- Vicinanza alle sedi di allenamento e di gara
- Arrivi anticipati e partenze posticipate
- Elenchi delle camere variabili
- Termini di cancellazione e riduzione (attrition)
Le camere potrebbero dover essere bloccate molto prima di conoscere le dimensioni finali della squadra. Gli hotel vogliono certezze, mentre le federazioni e le squadre hanno bisogno di flessibilità.
Il lavoro di ATPI con EuroHockey ha incluso l’acquisizione tempestiva delle informazioni sul torneo, la prenotazione anticipata degli alloggi e il coordinamento di viaggi e trasferimenti in base ai calendari delle gare. Il modello operativo doveva funzionare sia per lo spostamento di un singolo atleta che per una delegazione di 200 persone.
Per i Campionati del mondo di ciclismo su strada UCI 2026 a Montréal, la pianificazione ha analogamente comportato ispezioni degli hotel, negoziazioni di blocchi di camere e una piattaforma di prenotazione dedicata per le federazioni. Sono attesi più di 1.000 corridori da 75 nazioni, ognuno con requisiti rigorosamente definiti in termini di orari, attrezzature, pasti e alloggio.
Considerare l’alloggio come parte del piano operativo, piuttosto che come un’attività di prenotazione separata, aiuta a prevenire problemi in seguito.
L’attrezzatura aggiunge un ulteriore livello di complessità
Le delegazioni sportive raramente viaggiano solo con bagagli ordinari.
A seconda dello sport, le squadre possono trasportare biciclette, sedie a rotelle, forniture mediche, tecnologie per la performance, abbigliamento da gara o altre attrezzature specialistiche. Questi articoli possono essere ingombranti, fragili, preziosi o essenziali per la competizione.
Un piano logistico completo dovrebbe stabilire:
- Politiche di accettazione delle compagnie aeree
- Restrizioni di peso e dimensioni
- Costi aggiuntivi per il bagaglio
- Requisiti doganali e di documentazione
- Disposizioni per il carico e la movimentazione
- Stoccaggio a destinazione
- Capacità di trasporto a terra
- Piani di emergenza in caso di ritardo dell’attrezzatura
Il fornitore di viaggi deve comprendere sia le regole delle compagnie aeree che l’importanza operativa dell’attrezzatura. Spostare con successo l’atleta è solo una parte del lavoro se l’attrezzatura non arriva con lui.
Il trasporto a terra collega l’intero programma
Voli e hotel ricevono gran parte dell’attenzione, ma il trasporto a terra è spesso il punto in cui il piano dell’evento ha successo o fallisce.
I trasferimenti devono collegare:
- Aeroporti e stazioni ferroviarie
- Hotel delle squadre
- Campi di allenamento
- Sedi di gara
- Centri di accreditamento
- Sedi dei media
- Luoghi di ospitalità
- Funzioni ufficiali
Tipologie di veicoli, orari dei conducenti, modelli di traffico, spazio di carico, disposizioni di sicurezza e capacità di riserva sono tutti elementi da considerare.
L’Events Transport Desk di ATPI gestisce la pianificazione delle rotte, la programmazione, le comunicazioni con gli ospiti e i cambiamenti dell’ultimo minuto per gruppi che possono contare migliaia di persone. L’obiettivo è che il trasporto risulti quasi invisibile ai partecipanti, anche se per ottenerlo è necessario un coordinamento dettagliato dietro le quinte.
Questa è una delle aree più evidenti in cui lo Sports Travel e l’esperienza negli eventi si sovrappongono. Il viaggio porta i partecipanti a destinazione; la logistica dell’evento li mantiene in movimento una volta arrivati.
La pianificazione degli imprevisti non può essere un pensiero secondario
Lo sport è imprevedibile e le sue esigenze di viaggio sono altrettanto mutevoli.
Le cause comuni di interruzione includono:
- Meteo
- Voli cancellati o in ritardo
- Cambiamenti di orario e di calendario
- Risultati delle qualificazioni
- Infortuni e sostituzioni di atleti
- Cambiamenti nella rosa
- Cambiamenti di sede
- Scioperi
- Incidenti di sicurezza
- Eventi di forza maggiore più ampi
Durante i Canada Games del 2025, ATPI ha dovuto rispondere a due incidenti di forza maggiore durante il periodo dei Giochi. Il piano originale è rimasto essenziale, ma la capacità di prendere decisioni calme e coordinate in tempo reale è ciò che ha protetto l’esperienza dei partecipanti.
ATPI ha anche supportato leghe professionistiche e competizioni sportive femminili in cui i calendari variabili, i team gestiti in modo indipendente e i ripetuti spostamenti durante un’intera stagione richiedono un quadro di viaggio permanente piuttosto che un piano per un evento una tantum.
Un buon modello di emergenza dovrebbe definire chi prende le decisioni, come vengono contattati i viaggiatori, quali fornitori devono essere coinvolti e quali rotte, camere o veicoli alternativi possono essere disponibili.
Il supporto specialistico 24 ore su 24 è particolarmente importante perché gli imprevisti non aspettano gli orari d’ufficio.
La tecnologia dovrebbe creare visibilità, non ulteriore complessità
I grandi eventi sportivi possono comportare migliaia di singole prenotazioni, approvazioni e modifiche. Gestire tutto questo attraverso fogli di calcolo scollegati e catene di e-mail aumenta il rischio di errori.
La tecnologia può aiutare gli organizzatori a centralizzare:
- Profili dei viaggiatori
- Richieste di prenotazione
- Approvazioni
- Inventario di voli e hotel
- Assegnazione dei posti
- Elenchi delle camere
- Documenti di viaggio
- Aggiornamenti in tempo reale
- Tracciamento dei viaggiatori
- Informazioni finanziarie
- Reportistica gestionale
ATPI utilizza strumenti di registrazione personalizzati, portali di prenotazione e tecnologia per eventi per gestire l’inventario, le comunicazioni con i viaggiatori e la reportistica in tempo reale. Ai Canada Games, EventsHub ha supportato il monitoraggio delle attività, la condivisione delle informazioni e la collaborazione tra il Canada Games Council, la società ospitante, le province e la rete dei fornitori.
La tecnologia è più efficace quando supporta un processo operativo chiaro. Dovrebbe dare agli organizzatori controllo e visibilità, rendendo l’esperienza più semplice per i team e i viaggiatori.
La portata globale deve essere combinata con l’esperienza locale
Gli eventi sportivi internazionali richiedono coordinamento sia nei mercati di origine che nella destinazione ospitante.
Un team centrale può supervisionare il programma, ma l’esperienza locale è necessaria per comprendere:
- Operazioni aeroportuali e ferroviarie
- Condizioni del trasporto locale
- Accesso alle sedi
- Capacità dei fornitori
- Requisiti linguistici e di comunicazione
- Aspettative culturali
- Regolamenti locali
- Rischi specifici della destinazione
Durante Parigi 2024, ATPI ha combinato i suoi team e le relazioni con i fornitori in Canada e Francia per gestire i viaggi transatlantici insieme agli spostamenti nazionali tra più sedi. Il supporto multilingue e la conoscenza locale hanno aiutato a mantenere l’efficienza durante i Giochi.
Il modello di erogazione più forte combina quindi la coerenza globale con persone che capiscono cosa sta succedendo sul campo.
Cosa dovrebbe gestire un fornitore di logistica per eventi sportivi?
Un fornitore specializzato in viaggi e logistica per eventi sportivi dovrebbe essere in grado di supportare l’intero programma, tra cui:
- Ricerca e fattibilità
Valutazione di rotte, capacità, destinazioni, accessibilità, fornitori e costi probabili. - Voli e treni
Gestione degli spostamenti individuali, di gruppo e charter insieme a condizioni di prenotazione flessibili. - Alloggio
Ricerca di hotel, negoziazione di blocchi di camere e gestione di elenchi di camere, modifiche e requisiti speciali. - Trasporto a terra
Coordinamento di arrivi, partenze e spostamenti quotidiani tra hotel, sedi di gara e strutture di allenamento. - Logistica delle attrezzature
Pianificazione dello spostamento sicuro di attrezzature sportive ingombranti, specialistiche o essenziali. - Registrazione e comunicazione con i viaggiatori
Raccolta di informazioni accurate e fornitura a ogni viaggiatore di istruzioni chiare e tempestive. - Dovere di diligenza (Duty of care)
Monitoraggio dei viaggiatori, valutazione del rischio e risposta rapida in caso di imprevisti. - Operazioni in loco
Fornitura di program manager locali, desk di viaggio, host e coordinamento dei fornitori. - Tecnologia e reportistica
Fornitura agli organizzatori di visibilità su inventario, prenotazioni, modifiche, costi e posizione dei viaggiatori. - Gestione finanziaria
Monitoraggio dei budget, riconciliazione delle spese e produzione di una chiara reportistica post-evento.
Il servizio Sports Travel di ATPI riunisce queste funzioni attraverso la ricerca, il sourcing, la gestione dei progetti, la registrazione, la logistica e la reportistica finanziaria.
Domande frequenti
Cos’è la logistica degli eventi sportivi internazionali?
La logistica degli eventi sportivi internazionali è la gestione coordinata di viaggi, alloggi, trasporti, attrezzature, informazioni sui viaggiatori e spostamenti in loco per squadre, atleti, ufficiali di gara e altri partecipanti all’evento.
In che cosa la logistica degli eventi sportivi differisce dai normali viaggi di gruppo?
I normali viaggi di gruppo seguono solitamente un itinerario fisso. I viaggi per eventi sportivi devono rispondere ai calendari delle gare, ai requisiti di prestazione degli atleti, alle attrezzature, alle selezioni variabili delle squadre e ai cambiamenti operativi in tempo reale.
Quando dovrebbe iniziare la pianificazione del viaggio per un evento sportivo?
La pianificazione dovrebbe iniziare il prima possibile, in particolare quando un evento richiede una capacità di volo sostanziale, blocchi di camere, charter o viaggi da diversi paesi. I grandi eventi internazionali possono richiedere anni di pianificazione anticipata.
La logistica degli eventi sportivi include l’alloggio?
Sì. L’alloggio è una parte centrale della logistica degli eventi sportivi perché la sua posizione, le strutture, la flessibilità, la sicurezza e i collegamenti di trasporto possono influenzare direttamente la squadra e l’operazione dell’evento.
Perché gli organizzatori si rivolgono a un fornitore specializzato in Sports Travel?
Un fornitore specializzato comprende come le decisioni di viaggio influenzino la competizione, il recupero, l’attrezzatura e le operazioni dell’evento. Può anche coordinare fornitori, tecnologia, supporto ai viaggiatori e pianificazione delle emergenze attraverso un unico programma centrale.
Lo Sports Travel e la gestione degli eventi possono essere forniti insieme?
Sì. Molti eventi sportivi richiedono sia la gestione dei viaggi che un supporto più ampio all’evento, inclusi blocchi di alloggi, ospitalità, registrazione degli ospiti, trasporto a terra e coordinamento in loco. Riunire questi servizi può fornire agli organizzatori una responsabilità più chiara e meno lacune operative.
Trasformare la complessità in controllo
Gli eventi sportivi internazionali comporteranno sempre dei cambiamenti. Le squadre si qualificano, i calendari si spostano, i voli subiscono interruzioni e le esigenze dei viaggiatori si evolvono.
Il successo dell’erogazione non dipende dall’eliminazione di ogni complicazione, ma dall’identificazione precoce dei rischi, dal collegamento di ogni parte del programma e dalla competenza necessaria per rispondere quando le circostanze cambiano.
Con la giusta pianificazione, tecnologia, relazioni con i fornitori e supporto in loco, la complessa logistica degli eventi sportivi può operare silenziosamente in background, consentendo ad atleti, ufficiali di gara e organizzatori di concentrarsi sull’evento stesso.
