Hvorfor en klar reisepolicy er viktigere enn noensinne

En god reisepolicy skal gjøre forretningsreiser enklere å administrere, ikke mer kompliserte.

For Maaike Hoogervorst er utgangspunktet enkelt: en reisepolicy må være klar, praktisk og i tråd med organisasjonens mål. Det betyr å se utover kostnader alene og vurdere reisendes velvære, omsorgsplikt, bærekraft og formålet med hver reise.

Balansere forretningsmål og reisendes velvære

Hver organisasjon har ulike prioriteringer. Noen fokuserer sterkt på kostnader, mens andre legger mer vekt på bærekraft, reisendes velvære eller operasjonell effektivitet.

Maaike forklarer at disse prioriteringene må balanseres nøye. En langdistansereise kan for eksempel være billigere på økonomiklasse, men hvis en ansatt må delta på et viktig møte eller en forhandling kort tid etter ankomst, blir hvile og produktivitet også en del av beslutningen.

«Hvis folk må reise til Det fjerne østen og har forhandlinger når de ankommer, må du også tenke på om de har fått nok hvile og er uthvilte når de kommer frem.»

Det samme gjelder bærekraft. En direkteflyvning kan bedre støtte bærekraftsmålene, men den kan også være dyrere. En god policy bør derfor tydeliggjøre hvilke prioriteringer som betyr mest for organisasjonen, og hvordan reisende skal anvende dem i praksis.

Hold reglene klare

En av de største utfordringene Maaike ser, er unødvendig kompleksitet.

For mange unntak kan raskt gjøre en policy vanskelig å følge. Når reisende er usikre på hva som gjelder for dem, er det mer sannsynlig at de tar egne beslutninger eller bestiller utenfor policyen.

«Jo klarere det er, jo bedre,» sier Maaike.

Konsistens er like viktig. Hvis lignende reisende får ulike godkjenninger i samme situasjon, kan policyen raskt miste troverdighet. Det gjelder også på tvers av ulike nivåer av ansiennitet.

Klare regler, begrensede unntak og konsekvent anvendelse gjør det enklere for reisende å forstå hva som forventes.

Omsorgsplikt starter med synlighet

En reisepolicy spiller også en viktig rolle i omsorgsplikten.

Å vite hvor reisende befinner seg er avgjørende, spesielt når omstendighetene endrer seg raskt. Dette blir vanskeligere når ansatte bestiller utenfor de godkjente reisekanalene.

Maaike understreker derfor viktigheten av å holde bestillinger innenfor organisasjonens reiseprogram, enten det er via et online bestillingsverktøy eller et offline reisebyrå.

«Hvis folk bestiller andre steder, mister du oversikten over hvor de er.»

For organisasjoner bidrar denne synligheten til å støtte reisende når de trenger det mest.

Gjør policy om til praktiske valg

En sterk policy bør oversette selskapets mål til praktisk bestillingsatferd.

For kostnadskontroll kan det bety å oppmuntre reisende til å bestille tidligere. Maaike peker på bestilling av flyreiser minst 21 dager i forveien som en viktig måte å få tilgang til lavere priser. Foretrukne flyselskaper, hoteller og bilutleiepartnere kan også støtte organisasjonens kommersielle avtaler.

Når det gjelder bærekraft, kan policyen være mer spesifikk. Noen organisasjoner krever togreiser innenfor en viss avstand, mens andre begrenser dagsturer, begrenser premium-kabiner på kortere reiser eller oppfordrer reisende til å kombinere flere møter til én tur.

Det viktigste er klarhet. Reisende bør forstå hva selskapet forventer når de foretar en bestilling.

Bruk data for å forbedre policyen

For Maaike er data essensielt.

«Jeg mener data er avgjørende.»

Bestillingsdata kan vise hvor reisende følger policyen, hvor unntak forekommer og hvor policyen kan skape unødvendig friksjon.

Hvis de samme årsakene til avvik fra policyen dukker opp gjentatte ganger, kan det for eksempel indikere at flytidene ikke møter reisendes behov, at et annet alternativ er mer praktisk, eller at policyen selv må gjennomgås.

Det samme gjelder bestillingsatferd. Hvis ansatte regelmessig bruker et offline team for enkle reiser som lett kunne vært bestilt online, kan dataene bidra til å identifisere om de trenger støtte med bestillingsverktøyet eller om det er en annen grunn bak denne atferden.

Uten god rapportering blir det vanskelig å måle om policyen faktisk fungerer.

En reisepolicy bør utvikle seg

En reisepolicy bør ikke forbli uendret i årevis.

Maaike beskriver den som et levende dokument. Reisevaner endrer seg, selskaper går inn i nye markeder, prosjekter skaper nye destinasjoner, og sporadiske reisende kan bli hyppige reisende.

«Hvis du har data av virkelig god kvalitet, kan du se hva som skjer og bestemme om noe må justeres eller begrenses.»

Det kan bety en kortsiktig justering på grunn av endrede omstendigheter, eller en gjennomgang av policyen når organisasjonen begynner å reise oftere til en bestemt destinasjon.

Policyen bør utvikle seg med virksomheten.

Hold det enkelt

Maaikes råd til organisasjoner som ønsker å forbedre sin reisepolicy er enkelt.

«Hold det enkelt. Gjør policyen lett å finne, reglene klare, og sørg for at de rette interessentene er involvert. HR, økonomi, salg og reise bringer alle ulike perspektiver, men de bør være samstemte rundt de samme målene. »

Og viktigst av alt, husk at forretningsreiser fortsatt handler om mennesker.

Reisende er borte fra hjem og familie, og håndterer ofte krevende tidsplaner i ukjente omgivelser. En god policy bør derfor støtte både organisasjonen og den reisende.

Klare regler, solide data og regelmessig gjennomgang gjør dette mulig.