Warum eine klare Reiserichtlinie wichtiger ist denn je

Eine gute Reiserichtlinie sollte Geschäftsreisen einfacher, nicht komplizierter machen.

Für Maaike Hoogervorst ist der Ausgangspunkt einfach: Eine Reiserichtlinie muss klar, praktisch und auf die Unternehmensziele abgestimmt sein. Das bedeutet, über die Kosten hinaus auch das Wohlbefinden der Reisenden, die Fürsorgepflicht, die Nachhaltigkeit und den Zweck jeder Reise zu berücksichtigen.

Geschäftsziele und Wohlbefinden der Reisenden in Einklang bringen

Jede Organisation hat unterschiedliche Prioritäten. Einige konzentrieren sich stark auf die Kosten, während andere mehr Wert auf Nachhaltigkeit, das Wohlbefinden der Reisenden oder die betriebliche Effizienz legen.

Maaike erklärt, dass diese Prioritäten sorgfältig abgewogen werden müssen. Eine Langstreckenreise mag beispielsweise in der Economy-Klasse günstiger sein, aber wenn ein Mitarbeiter kurz nach der Ankunft an einem wichtigen Meeting oder einer Verhandlung teilnehmen muss, werden auch Erholung und Produktivität Teil der Entscheidung.

„Wenn Menschen in den Fernen Osten reisen und bei ihrer Ankunft Verhandlungen führen müssen, muss man auch darüber nachdenken, ob sie genug Ruhe hatten und frisch sind, wenn sie dort ankommen.“

Dasselbe gilt für die Nachhaltigkeit. Ein Direktflug mag Nachhaltigkeitsziele besser unterstützen, kann aber auch teurer sein. Eine gute Richtlinie sollte daher klar festlegen, welche Prioritäten für die Organisation am wichtigsten sind und wie Reisende diese in der Praxis anwenden sollen.

Regeln klar halten

Eine der größten Herausforderungen, die Maaike sieht, ist unnötige Komplexität.

Zu viele Ausnahmen können eine Richtlinie schnell schwer verständlich machen. Wenn Reisende unsicher sind, was für sie gilt, neigen sie eher dazu, eigene Entscheidungen zu treffen oder außerhalb der Richtlinie zu buchen.

„Je klarer es ist, desto besser“, sagt Maaike.

Konsistenz ist ebenso wichtig. Wenn ähnliche Reisende in derselben Situation unterschiedliche Genehmigungen erhalten, kann die Richtlinie schnell an Glaubwürdigkeit verlieren. Das gilt auch für verschiedene Hierarchieebenen.

Klare Regeln, begrenzte Ausnahmen und eine konsistente Anwendung erleichtern es Reisenden, zu verstehen, was erwartet wird.

Fürsorgepflicht beginnt mit Transparenz

Eine Reiserichtlinie spielt auch eine wichtige Rolle bei der Fürsorgepflicht.

Zu wissen, wo sich Reisende aufhalten, ist unerlässlich, insbesondere wenn sich die Umstände schnell ändern. Das wird schwieriger, wenn Mitarbeiter außerhalb der genehmigten Reisewege buchen.

Maaike betont daher die Wichtigkeit, Buchungen innerhalb des Reiseprogramms der Organisation zu halten, sei es über ein Online-Buchungstool oder ein Offline-Reiseteam.

„Wenn Leute woanders buchen, verlieren Sie den Überblick darüber, wo sie sich befinden.“

Für Organisationen hilft diese Transparenz, Reisende zu unterstützen, wenn sie es am dringendsten benötigen.

Richtlinie in praktische Entscheidungen umsetzen

Eine starke Richtlinie sollte Unternehmensziele in praktisches Buchungsverhalten übersetzen.

Zur Kostenkontrolle kann das bedeuten, Reisende zu ermutigen, früher zu buchen. Maaike weist darauf hin, dass das Buchen von Flügen mindestens 21 Tage im Voraus ein wichtiger Weg ist, um günstigere Tarife zu erhalten. Bevorzugte Fluggesellschaften, Hotels und Mietwagenpartner können auch die kommerziellen Vereinbarungen der Organisation unterstützen.

Für die Nachhaltigkeit kann die Richtlinie spezifischer sein. Einige Organisationen verlangen Bahnreisen innerhalb einer bestimmten Entfernung, während andere Tagesausflüge begrenzen, Premium-Kabinen auf kürzeren Reisen einschränken oder Reisende ermutigen, mehrere Meetings zu einer Reise zu kombinieren.

Der wichtige Teil ist die Klarheit. Reisende sollten verstehen, was das Unternehmen bei einer Buchung erwartet.

Daten zur Verbesserung der Richtlinie nutzen

Für Maaike sind Daten unerlässlich.

„Ich denke, Daten sind entscheidend.“

Buchungsdaten können zeigen, wo Reisende die Richtlinie befolgen, wo Ausnahmen auftreten und wo die Richtlinie möglicherweise unnötige Reibung erzeugt.

Wenn beispielsweise immer wieder dieselben Gründe für Abweichungen von der Richtlinie auftreten, kann dies darauf hindeuten, dass die Flugzeiten nicht den Bedürfnissen der Reisenden entsprechen, dass eine andere Option praktischer ist oder dass die Richtlinie selbst überprüft werden muss.

Dasselbe gilt für das Buchungsverhalten. Wenn Mitarbeiter für einfache Reisen, die leicht online gebucht werden könnten, regelmäßig ein Offline-Team nutzen, können die Daten helfen zu identifizieren, ob sie Unterstützung beim Buchungstool benötigen oder ob ein anderer Grund für dieses Verhalten vorliegt.

Ohne gute Berichterstattung wird es schwierig zu messen, ob die Richtlinie tatsächlich funktioniert.

Eine Reiserichtlinie sollte sich weiterentwickeln

Eine Reiserichtlinie sollte nicht jahrelang unverändert bleiben.

Maaike beschreibt sie als ein lebendiges Dokument. Reisemuster ändern sich, Unternehmen expandieren in neue Märkte, Projekte schaffen neue Ziele und gelegentliche Reisende können zu Vielreisenden werden.

„Wenn Sie wirklich qualitativ hochwertige Daten haben, können Sie sehen, was passiert, und entscheiden, ob etwas angepasst oder eingeschränkt werden muss.“

Das könnte bedeuten, eine kurzfristige Anpassung aufgrund sich ändernder Umstände vorzunehmen oder die Richtlinie zu überprüfen, wenn die Organisation häufiger ein bestimmtes Ziel ansteuert.

Die Richtlinie sollte sich mit dem Geschäft weiterentwickeln.

Einfach halten

Maaikes Rat an Organisationen, die ihre Reiserichtlinie verbessern möchten, ist unkompliziert.

„Halten Sie es einfach. Machen Sie die Richtlinie leicht auffindbar, die Regeln klar und stellen Sie sicher, dass die richtigen Interessengruppen beteiligt sind. Personalwesen, Finanzen, Vertrieb und Reise bringen alle unterschiedliche Perspektiven ein, sollten aber auf dieselben Ziele ausgerichtet sein. “

Und wichtig ist: Denken Sie daran, dass es bei Geschäftsreisen immer noch um Menschen geht.

Reisende sind von zu Hause und der Familie getrennt und müssen oft anspruchsvolle Zeitpläne in ungewohnten Umgebungen bewältigen. Eine gute Richtlinie sollte daher sowohl die Organisation als auch den Reisenden unterstützen.

Klare Regeln, aussagekräftige Daten und regelmäßige Überprüfung machen dies möglich.