Pourquoi une politique de voyage claire est plus importante que jamais

Une bonne politique de voyage doit faciliter la gestion des déplacements professionnels, et non la complexifier.

Pour Maaike Hoogervorst, le point de départ est simple : une politique de voyage doit être claire, pratique et alignée sur les objectifs de l’organisation. Cela signifie qu’il faut voir au-delà du seul coût et prendre en compte le bien-être des voyageurs, le devoir de vigilance, la durabilité et l’objet de chaque voyage.

Équilibrer les objectifs commerciaux et le bien-être des voyageurs

Chaque organisation a des priorités différentes. Certaines se concentrent fortement sur les coûts, tandis que d’autres mettent davantage l’accent sur la durabilité, le bien-être des voyageurs ou l’efficacité opérationnelle.

Maaike explique que ces priorités doivent être équilibrées avec soin. Un voyage long-courrier, par exemple, peut être moins cher en classe économique, mais si un employé doit assister à une réunion ou une négociation importante peu après son arrivée, le repos et la productivité font également partie de la décision.

« Si les gens doivent se rendre en Extrême-Orient et mener des négociations à leur arrivée, vous devez également vous demander s’ils se sont suffisamment reposés et s’ils sont en forme lorsqu’ils arrivent sur place. »

Il en va de même pour la durabilité. Un vol direct peut mieux soutenir les objectifs de durabilité, mais il peut aussi être plus coûteux. Une bonne politique doit donc clarifier les priorités qui comptent le plus pour l’organisation et la manière dont les voyageurs doivent les appliquer dans la pratique.

Maintenir des règles claires

L’un des plus grands défis que Maaike observe est la complexité inutile.

Trop d’exceptions peuvent rapidement rendre une politique difficile à suivre. Lorsque les voyageurs ne savent pas ce qui s’applique à eux, ils sont plus susceptibles de prendre leurs propres décisions ou de réserver en dehors de la politique.

« Plus c’est clair, mieux c’est », déclare Maaike.

La cohérence est tout aussi importante. Si des voyageurs de profil similaire reçoivent des approbations différentes dans la même situation, la politique peut rapidement perdre sa crédibilité. Cela s’applique également aux différents niveaux de hiérarchie.

Des règles claires, des exceptions limitées et une application cohérente permettent aux voyageurs de mieux comprendre ce que l’on attend d’eux.

Le devoir de vigilance commence par la visibilité

Une politique de voyage joue également un rôle important dans le devoir de vigilance.

Savoir où se trouvent les voyageurs est essentiel, en particulier lorsque les circonstances changent rapidement. Cela devient plus difficile lorsque les employés réservent en dehors des canaux de voyage approuvés.

Maaike souligne donc l’importance de maintenir les réservations au sein du programme de voyage de l’organisation, que ce soit par le biais d’un outil de réservation en ligne ou d’une équipe de voyage hors ligne.

« Si les gens réservent ailleurs, vous perdez de vue l’endroit où ils se trouvent. »

Pour les organisations, cette visibilité permet de soutenir les voyageurs lorsqu’ils en ont le plus besoin.

Transformer la politique en choix pratiques

Une politique solide doit traduire les objectifs de l’entreprise en comportements de réservation pratiques.

Pour le contrôle des coûts, cela peut signifier encourager les voyageurs à réserver plus tôt. Maaike souligne que la réservation des vols au moins 21 jours à l’avance est un moyen important d’accéder à des tarifs plus bas. Les compagnies aériennes, les hôtels et les partenaires de location de voitures privilégiés peuvent également soutenir les accords commerciaux de l’organisation.

Pour la durabilité, la politique peut être plus spécifique. Certaines organisations imposent le voyage en train pour une certaine distance, tandis que d’autres limitent les excursions d’une journée, restreignent les cabines premium sur les trajets courts ou encouragent les voyageurs à combiner plusieurs réunions en un seul voyage.

L’élément crucial est la clarté. Les voyageurs doivent comprendre ce que l’entreprise attend d’eux lorsqu’ils effectuent une réservation.

Utiliser les données pour améliorer la politique

Pour Maaike, les données sont essentielles.

« Je pense que les données sont cruciales. »

Les données de réservation peuvent montrer où les voyageurs suivent la politique, où des exceptions se produisent et où la politique peut créer des frictions inutiles.

Si les mêmes motifs de non-conformité apparaissent de manière répétée, par exemple, cela peut indiquer que les horaires de vol ne répondent pas aux besoins des voyageurs, qu’une autre option est plus pratique ou que la politique elle-même doit être revue.

Il en va de même pour le comportement de réservation. Si les employés font régulièrement appel à une équipe hors ligne pour des trajets simples qui pourraient facilement être réservés en ligne, les données peuvent aider à identifier s’ils ont besoin d’aide avec l’outil de réservation ou s’il existe une autre raison derrière ce comportement.

Sans un bon reporting, il devient difficile de mesurer si la politique fonctionne réellement.

Une politique de voyage doit évoluer

Une politique de voyage ne doit pas rester inchangée pendant des années.

Maaike la décrit comme un document vivant. Les habitudes de voyage changent, les entreprises s’implantent sur de nouveaux marchés, les projets créent de nouvelles destinations et les voyageurs occasionnels peuvent devenir des voyageurs fréquents.

« Si vous disposez de données de très bonne qualité, vous pouvez voir ce qui se passe et décider si quelque chose doit être ajusté ou restreint. »

Cela pourrait signifier procéder à un ajustement à court terme en raison de l’évolution des circonstances, ou revoir la politique lorsque l’organisation commence à voyager plus fréquemment vers une destination particulière.

La politique doit évoluer avec l’entreprise.

Rester simple

Le conseil de Maaike aux organisations qui cherchent à améliorer leur politique de voyage est direct.

« Restez simple. Faites en sorte que la politique soit facile à trouver, que les règles soient claires et que les bonnes parties prenantes soient impliquées. Les RH, la finance, le commercial et le voyage apportent tous des perspectives différentes, mais ils doivent être alignés sur les mêmes objectifs. »

Et surtout, n’oubliez pas que les voyages d’affaires restent une affaire de personnes.

Les voyageurs sont loin de chez eux et de leur famille, gérant souvent des emplois du temps exigeants dans des environnements peu familiers. Une bonne politique doit donc soutenir à la fois l’organisation et le voyageur.

Des règles claires, des données solides et une révision régulière rendent cela possible.