Oltre il fischio finale – Cosa ha rivelato l’estate della Coppa del Mondo in Canada sulla pianificazione di eventi sportivi su larga scala

Quest’estate il Canada ha accolto il mondo.

Toronto e Vancouver hanno ospitato 13 partite nell’ambito della più grande Coppa del Mondo FIFA mai organizzata, con 48 squadre in competizione in 16 città ospitanti in Canada, Messico e Stati Uniti. Per i tifosi, l’attenzione era comprensibilmente rivolta a ciò che accadeva in campo. Dietro c’era un’operazione di scala straordinaria.

Per chi lavora nel settore dei viaggi e degli eventi sportivi, questo è parte di ciò che rende le grandi competizioni così affascinanti.

Ciò che gli spettatori vedono è solo una piccola parte del quadro. Squadre, ufficiali, media, emittenti, sponsor, partner e personale di supporto devono spostarsi tra aeroporti, hotel, sedi e città, spesso con programmi diversi e requisiti molto differenti.

L’estate della Coppa del Mondo in Canada è stata un promemoria: più un evento diventa grande, meno viaggi e logistica possono essere trattati come flussi di lavoro separati.

Tutto è connesso

I grandi eventi sportivi comportano centinaia di decisioni operative, ma pochissime esistono in modo isolato.

La scelta delle sedi influenza gli alloggi. Gli alloggi influenzano la pianificazione dei trasporti. I calendari delle competizioni determinano i modelli di arrivo e partenza. Le misure di sicurezza possono cambiare il modo in cui le persone accedono alle sedi, mentre i risultati delle qualificazioni possono improvvisamente creare requisiti di viaggio completamente nuovi.

Anche il calendario del torneo FIFA ha riconosciuto l’importanza degli spostamenti, con la maggior parte delle partite organizzate all’interno di zone regionali per ridurre i viaggi di squadre e tifosi.

L’errore che gli organizzatori possono commettere è guardare ogni elemento singolarmente.

Viaggi e alloggi sono talvolta trattati come compiti amministrativi da risolvere una volta concordate sedi e calendari delle competizioni. In realtà, sono parti fondamentali dell’operazione dell’evento e dovrebbero essere considerati fin dall’inizio.

Se la pianificazione degli alloggi inizia troppo tardi, la disponibilità adeguata potrebbe essere già limitata e i costi significativamente più alti. Se il trasporto viene considerato solo dopo la conferma degli hotel, gli organizzatori potrebbero scoprire che i tempi di percorrenza o le infrastrutture locali creano ulteriori complicazioni.

Pianificare in anticipo offre l’opportunità di modellare il programma piuttosto che reagire continuamente ad esso.

Pianifica il cambiamento, non la certezza

Uno degli aspetti più costantemente sottovalutati degli eventi sportivi è il volume di cambiamenti. La pianificazione inizia naturalmente con ipotesi: un certo numero di viaggiatori, un calendario delle competizioni, sedi concordate e date di arrivo previste.

Lo sport raramente le rispetta tutte.

Le dimensioni delle squadre cambiano. Gli atleti vengono sostituiti. Le partite si spostano. I voli subiscono interruzioni. I risultati delle qualificazioni determinano chi deve viaggiare dove successivamente, mentre i requisiti commerciali e operativi continuano a evolversi fino all’evento stesso.

Questo significa che la pianificazione di emergenza non può semplicemente restare sullo scaffale in attesa che qualcosa vada storto.

La pianificazione di emergenza non è un piano di riserva. È parte del piano.

Le organizzazioni che gestiscono le interruzioni in modo più efficace non sono necessariamente quelle che hanno creato l’itinerario originale più dettagliato. Sono quelle che hanno integrato flessibilità nel loro programma fin dall’inizio.

Questo può significare garantire condizioni di prenotazione appropriate, stabilire opzioni alternative, avere relazioni affidabili con i fornitori e assicurarsi che le responsabilità decisionali siano chiare.

L’obiettivo non è prevedere ogni possibile interruzione. È creare un’operazione capace di rispondere quando l’imprevisto inevitabilmente accade.

Un evento, aspettative molto diverse

La complessità aumenta ulteriormente quando si considera quanti gruppi diversi possono essere coinvolti in un grande evento sportivo.

Gli atleti vogliono concentrarsi su preparazione e prestazione. Gli ufficiali hanno bisogno di coerenza e affidabilità. I media richiedono accesso e flessibilità. Le emittenti lavorano secondo programmi di produzione e requisiti tecnici. Sponsor e partner potrebbero ospitare clienti importanti e aspettarsi un’esperienza premium.

Tutti questi gruppi possono viaggiare attraverso la stessa destinazione nello stesso momento, ma non possono necessariamente essere gestiti allo stesso modo.

Una squadra che arriva prima della competizione ha priorità molto diverse da uno sponsor che ospita ospiti VIP. Un’emittente che sposta personale di produzione e attrezzature ha requisiti che hanno poco a che fare con quelli di un ufficiale dell’evento.

La sfida è creare un’operazione coordinata riconoscendo al contempo queste differenze.

Ecco perché una chiara titolarità e comunicazione diventano così importanti. Soddisfare le esigenze di un gruppo può avere conseguenze altrove nel programma, e queste connessioni devono essere comprese.

I principi della Coppa del Mondo non valgono solo per le Coppe del Mondo

C’è una comprensibile tendenza a guardare un evento delle dimensioni della Coppa del Mondo e presumere che le sue lezioni si applichino solo a organizzazioni con risorse simili. Non è così.

Non serve un budget da Coppa del Mondo per applicare i principi della Coppa del Mondo.

Una federazione più piccola o un campionato ricorrente ha comunque bisogno che le squadre arrivino nel posto giusto al momento giusto. Il suo calendario delle competizioni può comunque cambiare. Gli alloggi possono comunque diventare scarsi e le interruzioni possono comunque colpire i partecipanti.

La scala è diversa, ma molti dei fondamentali rimangono gli stessi.

Pianifica in anticipo. Comprendi la destinazione. Conosci i tuoi stakeholder. Stabilisci una chiara titolarità. Integra flessibilità negli accordi con i fornitori. Identifica i rischi prima che diventino problemi operativi.

Per le organizzazioni più piccole in particolare, un partner esperto in viaggi ed eventi può anche fornire competenze e risorse che potrebbero non esistere internamente.

Il valore reale non sta semplicemente nel rispondere quando qualcosa va storto. Sta nel riconoscere dove è probabile che emergano problemi e progettare il programma di conseguenza.

Quando la grande logistica diventa invisibile

C’è una distinzione che faccio sempre tra un evento sportivo di successo e uno davvero eccezionale.

Un evento di successo è quello in cui tutto funziona. Un evento davvero eccezionale è quello in cui i partecipanti non devono mai pensare se tutto sta funzionando.

Gli atleti dovrebbero pensare a competere. Gli ufficiali dovrebbero concentrarsi sull’organizzazione della competizione. Sponsor, partner, media e ospiti dovrebbero potersi concentrare sull’esperienza.

Non dovrebbero chiedersi se il loro trasferimento arriverà, se il loro hotel sa che stanno arrivando o chi contattare quando i piani cambiano.

Raggiungere quella semplicità apparente richiede un’enorme quantità di lavoro dietro le quinte.

Richiede una conoscenza dettagliata della destinazione, viaggi e alloggi pianificati con cura, tecnologia affidabile, solide relazioni con i fornitori, competenze in loco e persone che comprendono come lo sport opera sotto pressione.

L’estate della Coppa del Mondo in Canada ha fornito una dimostrazione spettacolare di ciò che i grandi eventi sportivi possono creare per atleti, tifosi e destinazioni ospitanti.

Per chi è responsabile dell’organizzazione del prossimo torneo, campionato o evento internazionale, c’è un’altra lezione che vale la pena trarne.

La migliore logistica è spesso quella che nessuno nota.