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Come le organizzazioni sportive possono coordinare efficacemente la gestione di viaggi ed eventi
Le organizzazioni sportive possono coordinare efficacemente la gestione di viaggi ed eventi trattandoli come un’unica operazione integrata anziché come flussi di lavoro separati.
Voli, alloggi e trasporti terrestri devono allinearsi con i calendari delle competizioni, gli accreditamenti, le sedi, l’ospitalità e le operazioni in loco. Quando questi elementi vengono pianificati in modo indipendente, anche un piccolo cambiamento può creare problemi nell’intero evento.
L’approccio più efficace riunisce i team di viaggio ed eventi fin dall’inizio, centralizza le informazioni e stabilisce una chiara titolarità del percorso del partecipante dalla partenza fino al rientro.
Integrare la pianificazione di viaggi ed eventi fin dall’inizio
Le decisioni relative ai viaggi possono avere un impatto diretto sulla realizzazione dell’evento.
Un hotel che sulla carta sembra adatto può trovarsi troppo lontano dalla sede della competizione. Un volo comodo può arrivare troppo tardi per l’accreditamento o l’allenamento. Un programma di ospitalità serale può influire sulla pianificazione della partenza il mattino seguente.
Queste decisioni dovrebbero quindi essere considerate insieme al programma sportivo anziché dopo la sua definizione.
Il coordinamento iniziale dovrebbe riunire:
- Calendari delle competizioni e degli eventi
- Opzioni di volo e treno
- Alloggio
- Requisiti di accreditamento
- Trasporto terrestre
- Allenamenti e accesso alle sedi
- Programmi di ospitalità
- Requisiti di viaggiatori e ospiti
Ciò consente agli organizzatori di avere un quadro più chiaro di come debba funzionare l’intera operazione prima di impegnare contratti e prenotazioni.
Riduce inoltre il numero di problemi da risolvere durante l’evento stesso.
Creare un’unica fonte di informazioni
Un grande evento sportivo può coinvolgere squadre, atleti, ufficiali di gara, personale dell’evento, sponsor, media, emittenti e ospiti per l’ospitalità, tutti in viaggio con programmi diversi.
Se questi gruppi vengono gestiti attraverso fogli di calcolo separati, catene di e-mail e sistemi di fornitori diversi, diventa difficile sapere se tutti lavorano con le stesse informazioni.
Centralizzare i dati di viaggiatori ed eventi può aiutare gli organizzatori a gestire:
- Dettagli dei viaggiatori
- Orari di arrivo e partenza
- Assegnazioni alberghiere
- Stato degli accreditamenti
- Requisiti di trasferimento
- Assistenza speciale
- Requisiti delle attrezzature
- Modifiche alle prenotazioni
L’obiettivo non è semplicemente raccogliere più dati. È garantire che le persone che gestiscono voli, hotel, trasporti e operazioni in loco lavorino con informazioni accurate e aggiornate.
ATPI utilizza tecnologie di registrazione e viaggio insieme a team specializzati per collegare queste diverse parti del programma, offrendo agli organizzatori maggiore visibilità mantenendo al contempo un’esperienza semplice per il viaggiatore.
Riconoscere che gruppi diversi necessitano di servizi diversi
Non tutti i partecipanti a un evento sportivo dovrebbero essere gestiti allo stesso modo.
Atleti e staff delle squadre necessitano di viaggi pianificati in funzione di prestazioni, recupero e calendari delle competizioni. Gli ufficiali di gara possono dover spostarsi tra più sedi. Le emittenti e i team dei media possono avere tempistiche di produzione rigorose e requisiti di attrezzature specialistiche.
Sponsor, VIP e ospiti invitati creano un altro insieme di aspettative.
Il loro percorso può includere viaggi premium, trasferimenti privati, ospitalità, itinerari personalizzati e assistenza dedicata. Per gli sponsor in particolare, l’esperienza di viaggio può costituire parte dell’impressione complessiva che i loro ospiti portano via dall’evento.
Un programma integrato necessita quindi di una supervisione comune pur consentendo a ciascun gruppo di viaggiatori di ricevere il livello di servizio appropriato.
L’esperienza di ATPI in occasione di grandi eventi sportivi internazionali, tra cui Parigi 2024, ha comportato il supporto di diversi gruppi di viaggiatori attraverso Sports Travel e requisiti eventi più ampi. Questa intersezione è importante: portare le persone a destinazione è solo una parte della realizzazione dell’evento con successo.
Collegare i viaggi con ciò che accade sul territorio
Il percorso del partecipante non termina quando il volo atterra.
Gli arrivi in aeroporto devono collegarsi con il check-in in hotel. Gli hotel devono coordinarsi con gli accreditamenti e i programmi delle sedi. I trasporti terrestri devono rispondere a orari di arrivo variabili, spostamenti per le competizioni e programmi di ospitalità.
È qui che Sports Travel e gestione eventi si sovrappongono sempre di più.
Un piano coordinato dovrebbe considerare il percorso completo:
Arrivo → trasferimento → alloggio → accreditamento → allenamento o attività evento → competizione → ospitalità → partenza
Quando la responsabilità è frammentata tra diversi fornitori, possono apparire lacune tra queste fasi.
Una chiara titolarità rende più facile gestire questi passaggi di consegne e offre a squadre e ospiti un punto di supporto coerente.
Per grandi eventi internazionali, i team in loco possono anche svolgere un ruolo importante coordinando i fornitori, assistendo i viaggiatori e rispondendo ai problemi man mano che si verificano.
Pianificare i cambiamenti nell’intero programma
Gli eventi sportivi raramente rimangono completamente statici.
Le partite si spostano. Le squadre avanzano più del previsto. I voli subiscono ritardi. I nomi dei viaggiatori cambiano. Il meteo influisce sui calendari delle competizioni.
Il punto importante è che un cambiamento spesso influisce su diverse parti del programma.
Se una squadra arriva sei ore più tardi del previsto, l’organizzatore potrebbe dover aggiornare:
- Trasporto aeroportuale
- Informazioni sull’arrivo in hotel
- Piani di accreditamento
- Disposizioni per gli allenamenti
- Catering
- Contatti della squadra
Questo è molto più semplice quando le operazioni di viaggio ed eventi sono collegate.
Gli eventi ricorrenti offrono anche l’opportunità di migliorare questo processo nel tempo. Il lavoro di ATPI attraverso campionati ed eventi multisportivi consente di utilizzare il comportamento precedente dei viaggiatori, le prestazioni dei fornitori e i modelli di interruzione per informare la pianificazione futura.
I programmi più solidi non sono quindi quelli in cui non cambia mai nulla, ma quelli progettati per rispondere rapidamente quando accade.
Cosa dovrebbe includere un piano integrato di sports travel ed eventi?
Per la maggior parte degli eventi sportivi internazionali, gli organizzatori dovrebbero considerare:
- Coordinamento iniziale tra team sportivi, di viaggio ed eventi.
- Informazioni centralizzate sui viaggiatori per tutti i gruppi di partecipanti.
- Viaggi e alloggi pianificati in base al calendario delle competizioni.
- Modelli di servizio differenziati per atleti, ufficiali di gara, media, sponsor e VIP.
- Trasporti terrestri e operazioni in loco collegati.
- Chiara responsabilità per cambiamenti e interruzioni.
- Tecnologia e comunicazione che mantengano team e fornitori allineati sulle stesse informazioni.
- Revisione post-evento per migliorare i programmi futuri.
Creare un unico percorso del partecipante integrato
La gestione di viaggi ed eventi può coinvolgere competenze specialistiche diverse, ma i partecipanti li vivono come un unico percorso.
Non distinguono tra l’azienda che gestisce il loro volo, la prenotazione dell’hotel o il trasferimento alla sede. Si aspettano semplicemente che ogni fase funzioni.
Per le organizzazioni sportive, integrare queste aree crea una titolarità più chiara, una migliore visibilità e un’esperienza più coerente per tutti i soggetti coinvolti.
Pianificando le operazioni di viaggio ed eventi come un unico programma integrato, gli organizzatori possono dedicare meno tempo a gestire le lacune tra i fornitori e più tempo a concentrarsi sulla realizzazione della competizione stessa.
