이번 여름, 캐나다는 전 세계를 맞이했습니다.
토론토와 밴쿠버는 캐나다, 멕시코, 미국 전역의 16개 개최 도시에서 48개 팀이 경쟁하는 역대 최대 규모의 FIFA 월드컵의 일환으로 13개 경기를 개최했습니다. 서포터들의 관심은 당연히 경기장에서 일어나는 일에 집중되었지만, 그 이면에는 엄청난 규모의 운영이 자리 잡고 있었습니다.
스포츠 여행 및 이벤트 분야에서 일하는 저희에게 이러한 점은 메이저 대회를 매력적으로 만드는 요소 중 하나입니다.
관중이 보는 것은 전체 그림의 작은 부분일 뿐입니다. 팀, 관계자, 미디어, 방송사, 스폰서, 파트너 및 지원 인력은 모두 서로 다른 일정과 매우 다른 요구 사항을 가지고 공항, 호텔, 경기장 및 도시 사이를 이동해야 합니다.
캐나다의 월드컵 여름은 이벤트 규모가 커질수록 여행과 로지스틱스를 별개의 업무 스트림으로 취급할 수 없다는 사실을 다시 한번 상기시켜 주었습니다.
모든 것은 연결되어 있습니다
주요 스포츠 이벤트에는 수백 가지의 운영 결정이 수반되지만, 그중 고립되어 존재하는 결정은 거의 없습니다.
경기장 선택은 숙박 시설에 영향을 미칩니다. 숙박 시설은 교통 계획에 영향을 줍니다. 경기 일정은 도착 및 출발 패턴을 결정합니다. 보안 조치는 사람들이 경기장에 접근하는 방식을 바꿀 수 있으며, 예선 결과에 따라 갑자기 완전히 새로운 여행 요구 사항이 발생할 수도 있습니다.
FIFA의 토너먼트 일정조차 이동의 중요성을 인식하여, 팀과 서포터의 이동을 줄이기 위해 대부분의 경기를 지역 구역 내에서 조직했습니다.
주최 측이 범할 수 있는 실수는 각 요소를 개별적으로 보는 것입니다.
여행과 숙박은 때때로 경기장과 경기 일정이 합의된 후 해결해야 할 행정적 과제로 취급되기도 합니다. 하지만 실제로는 이벤트 운영의 핵심적인 부분이며 처음부터 고려되어야 합니다.
숙박 계획이 너무 늦게 시작되면 적절한 객실 공급량이 이미 제한되어 비용이 훨씬 높아질 수 있습니다. 호텔이 확정된 후에야 교통편을 고려한다면, 주최 측은 이동 시간이나 현지 인프라로 인해 추가적인 복잡성이 발생한다는 사실을 뒤늦게 깨닫게 될 수도 있습니다.
일찍 계획을 세우면 프로그램에 계속 대응하기보다는 프로그램을 주도적으로 구성할 기회를 얻게 됩니다.
확신이 아닌 변화에 대비하십시오
스포츠 이벤트에서 가장 지속적으로 과소평가되는 측면 중 하나는 변화의 양입니다. 계획은 당연히 특정 수의 여행자, 경기 일정, 합의된 경기장 및 예상 도착 날짜와 같은 가정을 바탕으로 시작됩니다.
스포츠는 이러한 가정을 그대로 따르는 경우가 드뭅니다.
팀 규모가 변경되고, 선수가 교체되며, 경기 일정이 바뀝니다. 항공편이 중단되기도 합니다. 예선 결과에 따라 다음에 어디로 이동해야 할지가 결정되며, 상업적 및 운영적 요구 사항은 이벤트 직전까지 계속 진화합니다.
이는 비상 계획이 단순히 문제가 생길 때까지 서랍 속에 잠자고 있어서는 안 된다는 것을 의미합니다.
비상 계획은 백업 플랜이 아닙니다. 그것은 계획의 일부입니다.
중단 상황에 가장 효과적으로 대처하는 조직은 반드시 가장 상세한 원래 일정을 만든 조직이 아닙니다. 처음부터 프로그램에 유연성을 구축한 조직입니다.
이는 적절한 예약 조건을 확보하고, 대안을 마련하며, 신뢰할 수 있는 공급업체 관계를 구축하고, 의사 결정 책임 소재를 명확히 하는 것을 의미할 수 있습니다.
목표는 모든 가능한 중단 상황을 예측하는 것이 아닙니다. 예상치 못한 일이 필연적으로 발생했을 때 대응할 수 있는 운영 체계를 만드는 것입니다.
하나의 이벤트, 매우 다른 기대치
하나의 주요 스포츠 이벤트에 얼마나 많은 다양한 그룹이 관여할 수 있는지 고려하면 복잡성은 더욱 증가합니다.
선수들은 준비와 성과에 집중하기를 원합니다. 관계자들은 일관성과 신뢰성을 필요로 합니다. 미디어는 접근성과 유연성을 요구합니다. 방송사는 제작 일정과 기술적 요구 사항에 맞춰 작업합니다. 스폰서와 파트너는 중요한 고객을 응대하며 프리미엄 경험을 기대할 수 있습니다.
이 모든 그룹이 동시에 같은 목적지를 여행할 수 있지만, 반드시 같은 방식으로 관리될 수는 없습니다.
대회 전 도착하는 팀은 VIP 게스트를 응대하는 스폰서와는 매우 다른 우선순위를 가집니다. 제작진과 장비를 이동시키는 방송사의 요구 사항은 이벤트 관계자의 요구 사항과 거의 유사점이 없습니다.
과제는 이러한 차이를 인정하면서 하나의 통합된 운영 체계를 만드는 것입니다.
그렇기 때문에 명확한 소유권과 커뮤니케이션이 매우 중요해집니다. 한 그룹의 요구 사항을 충족하는 것이 프로그램의 다른 부분에 영향을 미칠 수 있으며, 이러한 연결 고리를 이해해야 합니다.
월드컵의 원칙은 월드컵만을 위한 것이 아닙니다
월드컵 규모의 이벤트를 보고 그 교훈이 비슷한 자원을 가진 조직에만 적용된다고 가정하는 경향이 있지만, 그렇지 않습니다.
월드컵 원칙을 적용하기 위해 월드컵 수준의 예산이 필요한 것은 아닙니다.
규모가 작은 연맹이나 정기적인 챔피언십에서도 팀은 적시에 적절한 장소에 도착해야 합니다. 경기 일정은 여전히 변경될 수 있습니다. 숙박 시설은 여전히 부족해질 수 있으며 중단 상황은 여전히 참가자들에게 영향을 미칠 수 있습니다.
규모는 다르지만 많은 기본 원칙은 동일하게 유지됩니다.
일찍 계획하십시오. 목적지를 이해하십시오. 이해관계자를 파악하십시오. 명확한 소유권을 확립하십시오. 공급업체 계약에 유연성을 부여하십시오. 운영상의 문제가 되기 전에 위험을 식별하십시오.
특히 소규모 조직의 경우, 경험이 풍부한 여행 및 이벤트 파트너가 내부적으로 부족할 수 있는 전문 지식과 자원을 제공할 수 있습니다.
진정한 가치는 단순히 문제가 발생했을 때 대응하는 것이 아닙니다. 문제가 발생할 가능성이 있는 곳을 인식하고 그에 따라 프로그램을 설계하는 것입니다.
훌륭한 로지스틱스가 보이지 않게 될 때
성공적인 스포츠 이벤트와 진정으로 뛰어난 스포츠 이벤트 사이에는 제가 항상 강조하는 한 가지 차이점이 있습니다.
성공적인 이벤트는 모든 것이 제대로 작동하는 이벤트입니다. 진정으로 뛰어난 이벤트는 참가자들이 모든 것이 제대로 작동하고 있는지에 대해 전혀 생각할 필요가 없는 이벤트입니다.
선수들은 경기에만 집중해야 합니다. 관계자들은 대회 운영에 집중해야 합니다. 스폰서, 파트너, 미디어 및 게스트는 경험에 집중할 수 있어야 합니다.
그들은 픽업 차량이 도착할지, 호텔에서 본인들의 방문을 알고 있는지, 계획이 변경되었을 때 누구에게 연락해야 할지 고민해서는 안 됩니다.
그러한 겉으로 보이는 단순함을 달성하기 위해서는 보이지 않는 곳에서 엄청난 양의 작업이 필요합니다.
상세한 목적지 지식, 세심하게 계획된 여행 및 숙박, 신뢰할 수 있는 기술, 강력한 공급업체 관계, 현장 전문 지식, 그리고 압박 속에서 스포츠가 어떻게 운영되는지 이해하는 사람들이 필요합니다.
캐나다의 월드컵 여름은 주요 스포츠 이벤트가 선수, 서포터 및 개최지에 무엇을 선사할 수 있는지 멋지게 보여주었습니다.
다음 토너먼트, 챔피언십 또는 국제 이벤트를 책임지는 분들에게는 여기서 얻을 수 있는 또 다른 교훈이 있습니다.
최고의 로지스틱스는 종종 아무도 눈치채지 못하는 것입니다.
Skip to content
