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Comment les organisations sportives peuvent coordonner efficacement les déplacements et la gestion d’événements
Les organisations sportives peuvent coordonner efficacement les déplacements et la gestion d’événements en les traitant comme une opération unique et connectée, plutôt que comme des volets de travail distincts.
Les vols, l’hébergement et le transport terrestre doivent tous s’aligner sur les calendriers de compétition, l’accréditation, les sites, l’hospitalité et les opérations sur site. Lorsque ces éléments sont planifiés séparément, même un petit changement peut créer des problèmes à l’échelle de l’événement.
L’approche la plus efficace consiste à réunir dès le départ les équipes travel et événement, à centraliser l’information et à définir clairement la responsabilité du parcours participant, du départ jusqu’au retour.
Réunir la planification travel et événement dès le départ
Les décisions de déplacement peuvent avoir un impact direct sur la réalisation de l’événement.
Un hôtel qui semble adapté sur le papier peut être trop éloigné du site de compétition. Un vol pratique peut arriver trop tard pour l’accréditation ou l’entraînement. Un programme d’hospitalité en soirée peut influencer la planification du départ le lendemain matin.
Ces décisions doivent donc être prises en parallèle du programme sportif, plutôt qu’une fois celui-ci finalisé.
La coordination en amont doit réunir :
- Calendriers de compétition et d’événement
- Options de vol et de train
- Hébergement
- Exigences d’accréditation
- Le transport terrestre
- Accès aux entraînements et aux sites
- Programmes d’hospitalité
- Exigences des voyageurs et des invités
Cela donne aux organisateurs une vision plus claire du fonctionnement nécessaire de l’ensemble de l’opération avant de s’engager sur des contrats et des réservations.
Cela réduit également le nombre de problèmes à résoudre pendant l’événement lui-même.
Créer une source d’information unique
Un grand événement sportif peut impliquer des équipes, des athlètes, des officiels, du personnel événementiel, des sponsors, des médias, des diffuseurs et des invités hospitality, tous avec des calendriers de déplacement différents.
Si ces groupes sont gérés via des tableurs distincts, des fils d’e-mails et des systèmes fournisseurs, il devient difficile de savoir si tout le monde travaille à partir des mêmes informations.
La centralisation des données voyageurs et événement peut aider les organisateurs à gérer :
- Les coordonnées des voyageurs
- Les heures d’arrivée et de départ
- Attributions d’hôtels
- Statut d’accréditation
- Les exigences de transfert
- L’assistance spéciale
- Besoins en équipement
- Modifications de réservation
L’objectif n’est pas simplement de collecter davantage de données. Il s’agit de s’assurer que les personnes qui gèrent les vols, les hôtels, le transport et les opérations sur site travaillent à partir d’informations exactes et à jour.
ATPI s’appuie sur des technologies d’inscription et de travel, ainsi que sur des équipes spécialisées, pour connecter ces différentes composantes du programme, offrant aux organisateurs une meilleure visibilité tout en gardant l’expérience voyageur simple.
Reconnaître que des groupes différents ont besoin de services différents
Tous les participants à un événement sportif ne doivent pas être gérés de la même manière.
Les athlètes et le staff des équipes ont besoin de déplacements planifiés autour de la performance, de la récupération et des calendriers de compétition. Les officiels peuvent devoir se déplacer entre plusieurs sites. Les diffuseurs et les équipes médias peuvent avoir des horaires de production stricts et des besoins spécifiques en équipement.
Les sponsors, les VIP et les invités créent un autre ensemble d’attentes.
Leur parcours peut inclure des déplacements premium, des transferts privés, de l’hospitalité, des itinéraires personnalisés et un accompagnement très personnalisé. Pour les sponsors en particulier, l’expérience de déplacement peut contribuer à l’impression globale que leurs invités garderont de l’événement.
Un programme connecté doit donc offrir une supervision commune tout en permettant à chaque groupe de voyageurs de bénéficier du bon niveau de service.
L’expérience d’ATPI sur de grands événements sportifs internationaux, dont Paris 2024, a consisté à accompagner différents groupes de voyageurs, entre Sports Travel et exigences événementielles plus larges. Ce croisement est essentiel : acheminer les personnes à destination n’est qu’une partie de la réussite de l’événement.
Connecter les déplacements à ce qui se passe sur le terrain
Le parcours participant ne s’arrête pas lorsque l’avion atterrit.
Les arrivées à l’aéroport doivent s’enchaîner avec le check-in à l’hôtel. Les hôtels doivent s’aligner sur les calendriers d’accréditation et d’accès aux sites. Le transport terrestre doit s’adapter aux changements d’horaires d’arrivée, aux déplacements liés à la compétition et aux programmes d’hospitalité.
C’est là que Sports Travel et la gestion d’événements se recoupent de plus en plus.
Un plan coordonné doit prendre en compte l’ensemble du parcours :
Arrivée → transfert → hébergement → accréditation → entraînement ou activité événementielle → compétition → hospitalité → départ
Lorsque la responsabilité est fragmentée entre plusieurs fournisseurs, des ruptures peuvent apparaître entre ces étapes.
Une responsabilité clairement définie facilite la gestion de ces relais et offre aux équipes comme aux invités un point de contact et de soutien cohérent.
Pour les grands événements internationaux, des équipes sur site peuvent également jouer un rôle important en coordonnant les fournisseurs, en assistant les voyageurs et en répondant aux problèmes au fur et à mesure qu’ils surviennent.
Anticiper les changements sur l’ensemble du programme
Les événements sportifs restent rarement totalement statiques.
Les rencontres changent. Les équipes vont plus loin que prévu. Les vols sont retardés. Les noms des voyageurs changent. La météo impacte les calendriers de compétition.
L’essentiel est qu’un changement affecte souvent plusieurs composantes du programme.
Si une équipe arrive six heures plus tard que prévu, l’organisateur peut devoir mettre à jour :
- Transport depuis l’aéroport
- Informations d’arrivée à l’hôtel
- Plans d’accréditation
- Organisation des entraînements
- Restauration
- Contacts de l’équipe
C’est beaucoup plus simple lorsque les opérations travel et événement sont connectées.
Les événements récurrents offrent aussi l’occasion d’améliorer ce processus au fil du temps. Le travail d’ATPI sur des championnats et des événements multisports permet d’utiliser les comportements passés des voyageurs, la performance des fournisseurs et les schémas de perturbation pour éclairer la planification future.
Les programmes les plus solides ne sont donc pas ceux où rien ne change jamais, mais ceux conçus pour réagir rapidement lorsque cela arrive.
Que doit inclure un plan intégré de Sports Travel et de gestion d’événements ?
Pour la plupart des événements sportifs internationaux, les organisateurs doivent envisager :
- Une coordination en amont entre les équipes sport, travel et événement.
- Des informations voyageurs centralisées pour l’ensemble des groupes de participants.
- Des déplacements et un hébergement planifiés en fonction du calendrier de compétition.
- Des modèles de service différenciés pour les athlètes, les officiels, les médias, les sponsors et les VIP.
- Un transport terrestre et des opérations sur site connectés.
- Une responsabilité claire pour les changements et les perturbations.
- Une technologie et une communication qui permettent aux équipes et aux fournisseurs de travailler à partir des mêmes informations.
- Un retour d’expérience post-événement pour améliorer les programmes futurs.
Créer un parcours participant unique et connecté
La gestion des déplacements et des événements peut mobiliser des compétences spécialisées différentes, mais les participants la vivent comme un seul parcours.
Ils ne font pas la différence entre l’entreprise qui gère leur vol, la réservation d’hôtel ou le transfert vers le site. Ils attendent simplement que chaque étape fonctionne.
Pour les organisations sportives, réunir ces domaines crée une responsabilité plus claire, une meilleure visibilité et une expérience plus cohérente pour toutes les parties prenantes.
En planifiant les opérations travel et événement comme un programme unique et connecté, les organisateurs passent moins de temps à gérer les zones de friction entre fournisseurs et davantage à se concentrer sur la bonne tenue de la compétition elle-même.
