스포츠 조직은 여행과 이벤트 관리를 별도의 업무 흐름이 아닌 하나의 연결된 운영으로 취급함으로써 효과적으로 조율할 수 있습니다.
항공편, 숙박 및 지상 교통은 모두 경기 일정, 인증, 경기장, 접대 및 현장 운영과 일치해야 합니다. 이러한 요소들이 독립적으로 계획될 경우, 작은 변경 사항 하나만으로도 전체 이벤트에 걸쳐 문제가 발생할 수 있습니다.
가장 효과적인 접근 방식은 여행 및 이벤트 팀을 조기에 통합하고, 정보를 중앙 집중화하며, 출발부터 귀국까지 참가자 여정에 대한 명확한 책임 소재를 확립하는 것입니다.
처음부터 여행 및 이벤트 계획을 통합하십시오
여행 결정은 이벤트 진행에 직접적인 영향을 미칠 수 있습니다.
서류상으로는 적합해 보이는 호텔이 경기장에서 너무 멀 수 있습니다. 편리한 항공편이 인증이나 훈련에 너무 늦게 도착할 수 있습니다. 저녁 접대 프로그램이 다음 날 아침 출발 계획에 영향을 미칠 수 있습니다.
따라서 이러한 결정은 스포츠 프로그램이 확정된 후가 아니라 프로그램과 함께 고려되어야 합니다.
조기 조율은 다음 사항을 통합해야 합니다:
- 경기 및 이벤트 일정
- 항공 및 철도 옵션
- 숙박
- 인증 요구사항
- 지상 교통
- 훈련 및 경기장 접근
- 접대 프로그램
- 여행자 및 게스트 요구사항
이를 통해 주최자는 계약 및 예약을 확정하기 전에 전체 운영이 어떻게 작동해야 하는지 더 명확하게 파악할 수 있습니다.
또한 이벤트 진행 중 해결해야 할 문제의 수를 줄일 수 있습니다.
대규모 스포츠 이벤트에는 팀, 선수, 임원, 이벤트 직원, 스폰서, 미디어, 방송사 및 접대 게스트가 모두 서로 다른 일정으로 이동할 수 있습니다.
이러한 그룹이 별도의 스프레드시트, 이메일 체인 및 공급업체 시스템을 통해 관리되는 경우, 모든 사람이 동일한 정보를 기반으로 작업하고 있는지 파악하기 어려워집니다.
여행자 및 이벤트 데이터를 중앙 집중화하면 주최자가 다음을 관리하는 데 도움이 될 수 있습니다:
- 출장자 세부 정보
- 도착 및 출발 시간
- 호텔 배정
- 인증 상태
- 이동(transfer) 요구사항
- 특별 지원
- 장비 요구사항
- 예약 변경
목표는 단순히 더 많은 데이터를 수집하는 것이 아닙니다. 항공편, 호텔, 교통 및 현장 운영을 관리하는 사람들이 정확하고 최신 정보를 기반으로 작업하도록 하는 것입니다.
ATPI는 등록 및 여행 기술을 전문 팀과 함께 사용하여 프로그램의 이러한 다양한 부분을 연결함으로써, 주최자에게 더 큰 가시성을 제공하면서 여행자 경험을 간단하게 유지합니다.
서로 다른 그룹에는 서로 다른 서비스가 필요함을 인식하십시오
스포츠 이벤트에 참석하는 모든 사람을 동일한 방식으로 관리해서는 안 됩니다.
선수와 팀 직원은 경기력, 회복 및 경기 일정을 중심으로 계획된 여행이 필요합니다. 임원은 여러 경기장 간 이동이 필요할 수 있습니다. 방송사와 미디어 팀은 엄격한 제작 일정과 전문 장비 요구사항을 가질 수 있습니다.
스폰서, VIP 및 초대 게스트는 또 다른 기대치를 만듭니다.
그들의 여정에는 프리미엄 여행, 전용 이동 수단, 접대, 맞춤형 일정 및 세심한 지원이 포함될 수 있습니다. 특히 스폰서의 경우, 여행 경험은 게스트가 이벤트에서 가져가는 전반적인 인상의 일부를 형성할 수 있습니다.
따라서 연결된 프로그램은 각 여행자 그룹이 적절한 수준의 서비스를 받을 수 있도록 하면서 공통적인 감독이 필요합니다.
ATPI는 파리 2024를 포함한 주요 국제 스포츠 이벤트에서 Sports Travel 및 광범위한 이벤트 요구사항에 걸쳐 다양한 여행자 그룹을 지원한 경험을 보유하고 있습니다. 이러한 교차점은 중요합니다. 사람들을 목적지로 데려가는 것은 이벤트를 성공적으로 진행하는 한 부분일 뿐입니다.
여행을 현장에서 일어나는 일과 연결하십시오
참가자 여정은 항공편이 착륙할 때 끝나지 않습니다.
공항 도착은 호텔 체크인과 연결되어야 합니다. 호텔은 인증 및 경기장 일정과 연계되어야 합니다. 지상 교통은 변경되는 도착 시간, 경기 이동 및 접대 프로그램에 대응해야 합니다.
이것이 Sports Travel과 이벤트 관리가 점점 더 중복되는 지점입니다.
조율된 계획은 전체 여정을 고려해야 합니다:
도착 → 이동 → 숙박 → 인증 → 훈련 또는 이벤트 활동 → 경기 → 접대 → 출발
책임이 여러 공급업체에 분산되어 있으면 이러한 단계 사이에 공백이 나타날 수 있습니다.
명확한 책임 소재는 이러한 인계를 관리하기 쉽게 만들고 팀과 게스트에게 일관된 지원 지점을 제공합니다.
대규모 국제 이벤트의 경우, 현장 팀은 공급업체를 조율하고, 여행자를 지원하며, 문제가 발생할 때 대응함으로써 중요한 역할을 할 수 있습니다.
전체 프로그램에 걸친 변경 사항을 계획하십시오
스포츠 이벤트는 완전히 정적인 상태로 유지되는 경우가 거의 없습니다.
경기가 이동합니다. 팀이 예상보다 더 진출합니다. 항공편이 지연됩니다. 여행자 이름이 변경됩니다. 날씨가 경기 일정에 영향을 미칩니다.
중요한 점은 하나의 변경 사항이 종종 프로그램의 여러 부분에 영향을 미친다는 것입니다.
팀이 계획보다 6시간 늦게 도착하면 주최자는 다음을 업데이트해야 할 수 있습니다:
- 공항 교통
- 호텔 도착 정보
- 인증 계획
- 훈련 일정
- 케이터링
- 팀 연락처
여행 및 이벤트 운영이 연결되어 있으면 이것이 훨씬 쉬워집니다.
반복되는 이벤트는 또한 시간이 지남에 따라 이 프로세스를 개선할 기회를 제공합니다. 챔피언십 및 다종목 이벤트에 걸친 ATPI의 업무를 통해 이전 여행자 행동, 공급업체 성과 및 중단 패턴이 향후 계획에 반영될 수 있습니다.
따라서 가장 강력한 프로그램은 아무것도 변하지 않는 프로그램이 아니라 변화가 발생할 때 신속하게 대응하도록 설계된 프로그램입니다.
통합된 Sports Travel 및 이벤트 계획에는 무엇이 포함되어야 합니까?
대부분의 국제 스포츠 이벤트의 경우, 주최자는 다음을 고려해야 합니다:
- 스포츠, 여행 및 이벤트 팀 간의 조기 조율.
- 모든 참가자 그룹에 걸친 중앙 집중식 여행자 정보.
- 경기 일정을 중심으로 계획된 여행 및 숙박.
- 선수, 임원, 미디어, 스폰서 및 VIP를 위한 차별화된 서비스 모델.
- 연결된 지상 교통 및 현장 운영.
- 변경 사항 및 중단에 대한 명확한 책임.
- 팀과 공급업체가 동일한 정보를 기반으로 작업하도록 하는 기술 및 커뮤니케이션.
- 향후 프로그램을 개선하기 위한 이벤트 후 검토.
하나의 연결된 참가자 여정 만들기
여행 및 이벤트 관리는 서로 다른 전문 기술을 포함할 수 있지만, 참가자는 이를 하나의 여정으로 경험합니다.
그들은 항공편을 관리하는 회사, 호텔 예약 또는 경기장으로의 이동을 구분하지 않습니다. 그들은 단순히 각 단계가 작동하기를 기대합니다.
스포츠 조직의 경우, 이러한 영역을 통합하면 더 명확한 책임 소재, 더 나은 가시성 및 관련된 모든 사람에게 더 일관된 경험을 제공할 수 있습니다.
여행 및 이벤트 운영을 하나의 연결된 프로그램으로 계획함으로써, 주최자는 공급업체 간의 공백을 관리하는 데 소요되는 시간을 줄이고 경기 자체를 진행하는 데 더 많은 시간을 집중할 수 있습니다.
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