Lorsque les horaires de voyage ne sont pas respectés, les travailleurs en rotation sont en retard à l’embarquement ou à l’attelage, les projets sont retardés et ce qui devrait être une partie intégrante de la logistique devient soudain une énorme source de stress, de frustration et de dépenses.
Les coûts sont essentiels pour un secteur de l’énergie en pleine reprise et le désir de réduire les dépenses de voyage est l’une des principales motivations qui poussent de nombreuses organisations du secteur de l’énergie à travailler avec une société de gestion des voyages. Cependant, de nombreuses organisations du secteur de l’énergie ont découvert qu’un faible coût n’est pas nécessairement synonyme de grande valeur et ont appris à leurs dépens qu’un programme de voyage réussi nécessite un équilibre délicat entre le coût et l’efficacité des processus.
Une fois qu’un nouveau partenaire de voyage a été mis en place et déployé dans votre organisation, comment pouvez-vous vous assurer que vous continuez à tirer le meilleur parti de votre programme de voyage ?
Programme de voyages d’affaires dans le domaine de l’énergie
Les experts d’ATPI Energy Travelont compilé ce petit guide, discutant de ce qui est essentiel pour s’assurer que votre organisation énergétique tire le meilleur parti de votre programme de voyage actuel.
Un programme de voyage flexible est essentiel pour que les organisations du secteur de l’énergie puissent atteindre leurs objectifs commerciaux et tirer le meilleur parti de leur TMC, mais que signifie réellement la flexibilité dans le contexte du secteur de l’énergie ?
Les conditions dans le secteur de l’énergie sont susceptibles de changer et les plans sont fortement dictés par des influences politiques, des conditions météorologiques extrêmes ou des circonstances imprévues sur le terrain. Par conséquent, la flexibilité se réfère à la capacité de réagir rapidement à ces changements sans qu’il y ait trop d’effets sur la productivité.
Faire monter rapidement un voyageur dans un avion est une chose, mais il y a toute une série de processus et de réglementations “en coulisses” concernant les visas et les permis qui doivent être pris en compte – pour les régler, il faut ajouter un niveau de flexibilité supplémentaire au programme de voyage.
Un programme de voyage inflexible peut entraîner des coûts importants, à la fois en termes de productivité, d’efficacité et de dépenses de voyage. Par exemple, un programme qui privilégie avant tout les tarifs les plus bas possibles pourrait être la proie de frais et de charges appliqués lorsque les itinéraires doivent être modifiés
Un programme de voyage vraiment flexible devrait comprendre les éléments suivants
Approvisionnement en denrées alimentaires
Travailler avec un fournisseur de voyages capable de trouver des tarifs à l’échelle mondiale offre les meilleures chances d’obtenir des tarifs avantageux, mais il est également important de prêter attention aux types de tarifs réservés par votre organisation.
On croit à tort que toutes les réservations sont immuables une fois confirmées et, par conséquent, de nombreuses organisations du secteur de l’énergie hésitent à réserver trop longtemps à l’avance, car elles savent que leurs itinéraires peuvent rapidement changer. Cependant, les tarifs maritimes sont incroyablement flexibles et peuvent être modifiés assez facilement ; il n’y a donc aucun intérêt à essayer d’augmenter les délais de livraison
Coût total du voyage
Comprendre le coût total des voyages de votre organisation permettra d’établir des rapports et des prévisions budgétaires plus précis, mais il peut être difficile de rassembler ces informations si votre organisation s’appuie sur différents systèmes et processus pour gérer les rotations d’équipages ou les voyages du personnel.
Les systèmes de gestion des flux de travail et de réservation de voyages qui s’intègrent à la gestion du personnel, à la paie, aux ressources humaines et aux outils de gestion des frais de déplacement faciliteront l’établissement de rapports sur le coût total des voyages, car toutes les informations seront centralisées. Si les chefs d’équipe ont accès à ce type de données, ils sont mieux informés et mieux placés pour identifier les domaines dans lesquels la flexibilité peut être obtenue au moindre coût.
Rapports et analyses
Comprendre comment votre organisation se déplace aujourd’hui est le meilleur moyen de prédire comment elle se déplacera à l’avenir.
Les changements d’équipage et les déplacements du personnel impliquent une quantité considérable de données, qui doivent toutes faire l’objet d’un rapport si l’on veut les utiliser de manière stratégique dans le cadre d’initiatives visant à réduire les coûts et à gagner du temps. La possibilité d’établir vos propres rapports sur tous les sujets, du devoir de diligence au suivi, en passant par les délais et les retards, et même le coût des repas et du transport terrestre, vous permet de mieux contrôler votre temps et vos dépenses.
Skip to content
