Wanneer reisschema’s scheef gaan rotatiemedewerkers te laat zijn voor inscheping of overstappen, lopen projecten vertraging op en wat een naadloos onderdeel van logistiek zou moeten zijn, wordt plotseling een enorme bron van stress, frustratie en kosten.
Kosten zijn cruciaal voor een herstellende energiesector en de wens om de reiskosten te verlagen is een van de belangrijkste motivaties achter de beslissing van veel energieorganisaties om met een TMC te werken. Veel energieorganisaties hebben echter ontdekt dat lage kosten niet noodzakelijk gelijk staan aan hoge waarde en hebben op de harde manier geleerd dat een succesvol reisprogramma een delicaat evenwicht vereist tussen kosten en procesefficiëntie.
Zodra een nieuwe reispartner is geïmplementeerd en uitgerold binnen jouw organisatie, hoe kun je er dan zeker van zijn dat je de meeste waarde blijft halen uit jouw reisprogramma?
Energy Travel programma
ATPI Energy Travel’s experts hebben deze korte gids samengesteld, waarin wordt besproken wat essentieel is om ervoor te zorgen dat jouw energieorganisatie de meeste waarde haalt uit jouw huidige reisprogramma.
Een flexibel reisprogramma is essentieel als energieorganisaties hun bredere bedrijfsdoelen willen bereiken en de meeste waarde uit hun TMC willen halen, maar wat betekent flexibiliteit eigenlijk binnen de context van de energiesector?
De omstandigheden in de energie-industrie kunnen veranderen en plannen worden sterk bepaald door politieke invloeden, extreem weer of onvoorziene omstandigheden ter plaatse. Daarom verwijst flexibiliteit naar het vermogen om snel op deze veranderingen te reageren zonder dat dit al te grote gevolgen heeft voor de productiviteit.
Een reiziger snel in het vliegtuig krijgen is één ding, maar er zijn een heleboel processen en regels achter de schermen rond visa en vergunningen waar rekening mee moet worden gehouden.
Een inflexibel reisprogramma kan hoge kosten met zich meebrengen, zowel op het vlak van productiviteit, efficiëntie als reisuitgaven. Een programma dat boven alles de voorkeur geeft aan zo goedkoop mogelijke tarieven kan bijvoorbeeld ten prooi vallen aan kosten en toeslagen die worden aangerekend wanneer reisschema’s moeten worden gewijzigd.
Een echt flexibel reisprogramma moet het volgende omvatten:
Herkomst van levensmiddelen
Werken met een reisleverancier die wereldwijd tarieven kan vinden, biedt de beste kans op gunstige tarieven, maar het is ook belangrijk om aandacht te besteden aan de soorten tarieven die jouw organisatie boekt.
Er bestaat een misvatting dat alle boekingen onveranderlijk zijn als ze eenmaal bevestigd zijn en daarom zijn veel energieorganisaties huiverig om te ver van tevoren te boeken, omdat ze weten dat hun reisschema’s snel kunnen veranderen. Zeetarieven zijn echter ongelooflijk flexibel en kunnen vrij gemakkelijk worden gewijzigd, dus er is alles aan te doen om de doorlooptijd te verlengen.
Totale reiskosten
Inzicht in de totale kosten van de reizen van jouw organisatie zal zorgen voor nauwkeurigere rapportage en budgetprognoses, maar het kan uitdagend zijn om deze informatie te verzamelen als jouw organisatie vertrouwt op verschillende systemen en processen bij het beheren van ploegwissels of personeelsreizen.
Als je workflowbeheer- en reisboekingssystemen vindt die integreren met tools voor personeelsbeheer, salarisadministratie, HR en onkosten, kun je gemakkelijker rapporteren over de totale reiskosten, omdat alle informatie gecentraliseerd is. Als crewmanagers toegang hebben tot dit soort gegevens, zijn ze beter geïnformeerd en in de beste positie om gebieden te identificeren waar flexibiliteit kan worden bereikt tegen de laagst mogelijke kosten.
Rapportage en analyse
Begrijpen hoe jouw organisatie vandaag reist, is de beste manier om te voorspellen hoe het in de toekomst zal reizen.
Er is een immense hoeveelheid gegevens betrokken bij bemanningswisselingen en personeelsreizen – die allemaal moeten worden gerapporteerd als ze strategisch moeten worden gebruikt als onderdeel van kosten- en tijdbesparende initiatieven. De mogelijkheid om je eigen rapporten te genereren over alles, van zorgplicht en tracking tot doorlooptijden en vertragingen en zelfs de kosten van maaltijden en grondtransport, geeft je meer controle over zowel je tijd als je uitgaven.
Skip to content
