Der vollständige Leitfaden für Travel-Management-Technologie: Mobiler Zugriff, Echtzeit-Transparenz & Data Analytics

Einleitung

Travel-Management-Technologie ist zu einem entscheidenden Bestandteil des Angebots eines jeden Geschäftsreiseunternehmens (TMC) geworden.

Die Zeiten, in denen Geschäftsreisen manuell gebucht wurden – in denen Reisende ihr TMC anriefen, um eine Reise zu buchen, auf eine E-Mail-Bestätigung warteten und dann Tickets und Reisepläne ausdruckten – sind längst vorbei. Heute werden Reisen durch Technologie und Automatisierung vorangetrieben, die das Leben unterwegs für Reisende und Travel Manager einfacher und zugänglicher machen. Der Einsatz von Travel-Management-Technologie kann Ihrem Unternehmen helfen, durch Selbstbuchung Zeit zu sparen, Standards der Fürsorgepflicht durch Live-Tracking und Notfallwarnungen einzuhalten und Ineffizienzen sowie Kosteneinsparungspotenziale durch die Darstellung ganzheitlicher Reisedaten aufzuzeigen.

Wenn Sie an einer Partnerschaft mit einem TMC zur Organisation Ihrer Reiseprogramme interessiert sind, ist es wichtig, im Rahmen Ihres Beschaffungsprozesses zu prüfen, welche Reisetechnologie dort angeboten wird.

Dieser Artikel erklärt, was Travel-Management-Technologie ist, wie diese Technologie mit einem Geschäftsreiseunternehmen zusammenarbeitet und welche verschiedenen Reise-Tools verfügbar sind und wie diese Ihrem Unternehmen nützen können.

Was ist Travel-Management-Technologie?

Travel-Management-Technologie bezieht sich auf die digitalen Tools und Plattformen, die Unternehmen zur Planung, Buchung, Verwaltung, Verfolgung und Analyse ihrer Reisen nutzen. Die beste Travel-Management-Technologie wird zu einem strategischen Aktivposten für ein Unternehmen, der die Kostenkontrolle vorantreibt, das Reiseerlebnis verbessert und datengestützte Entscheidungsfindungen ermöglicht.

Wie arbeitet Reisetechnologie mit einem Geschäftsreiseunternehmen zusammen?

Reisetechnologie sollte Hand in Hand mit einem Geschäftsreiseunternehmen arbeiten, um ein vollumfänglich unterstütztes Reiseprogramm zu liefern. Reisetechnologie kann Funktionen bereitstellen, die das Reisen effizienter, zugänglicher und für Travel Manager sowie Reisende transparenter machen. Ein TMC bietet jedoch das menschliche Fachwissen, die Flexibilität, den Rund-um-die-Uhr-Support und die Lieferantenbeziehungen, die erforderlich sind, um Reiseprogramme reibungslos am Laufen zu halten. Dies ist besonders wichtig für Spezialsektoren wie die Schifffahrt, den Bergbau und die Energiewirtschaft, in denen Reisende komplexe Reisen mit mehreren Etappen benötigen und Arbeitsstätten oder Schiffe innerhalb enger Zeitfenster erreichen müssen.

Reisetechnologie kann menschliches Fachwissen nicht ersetzen, aber sie kann es ergänzen. Wenn sie nebeneinander eingesetzt werden, entsteht ein Hybridmodell, bei dem Routineprozesse durch digitale Tools gestrafft werden, während komplexe Reisebedürfnisse und Störungen durch menschliche Unterstützung bewältigt werden. Dies gewährleistet eine höhere Effizienz, Kontrolle und Servicequalität.

Welche Tools sollte eine moderne Travel-Management-Plattform enthalten?

Gute Travel-Management-Technologie sollte mehrere Tools und Funktionen vereinen – wie Selbstbuchung, mobilen Zugriff, Fürsorgepflicht und Reporting –, um sowohl Travel Manager als auch Reisende zu unterstützen.

One Dashboard For Centralised Access

Ein zentralisiertes Dashboard als einziger Zugangspunkt für die gesamte Travel-Management-Technologie spart Zeit und schafft ein optimiertes Erlebnis für Travel Manager und Reisende. Das Wechseln zwischen mehreren Systemen mit unterschiedlichen Logins zur Reiseverwaltung kann zeitaufwendig und stressig sein. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, die komplexe oder volumenstarke Reisen für Tausende von Mitarbeitern benötigen, wie etwa Energie- oder Schifffahrtsunternehmen.

ATPI TravelHub ist ein All-in-One-Reise-Dashboard, das Ihnen Zugriff auf alle Tools von ATPI bietet, sodass Sie den gesamten Reiseprozess an einem Ort mit nur einem Login verwalten können. ATPI TravelHub ermöglicht zudem Single Sign On (SSO), wodurch Nutzer über ihr Unternehmensnetzwerk auf den TravelHub zugreifen können, ohne sich separat in der Anwendung anmelden zu müssen.

Vorteile eines zentralisierten Dashboards für Reisetechnologie:

• Streamlines operations and saves time by offering all travel tools in one place.
• Improves user experience by offering a simpler and more intuitive interface.
• Offers scalability as your business grows as teams can use one dashboard to manage the travel process rather than using unconnected tools and siloed data.

Online Booking Tools (OBTs)

Online-Booking-Tools (OBTs) sind webbasierte Plattformen, die es Reisenden ermöglichen, Flüge, Hotels und Transporte innerhalb der Unternehmensrichtlinien zu suchen, zu vergleichen und zu buchen. Reisende können OBTs nutzen, um einfache Reisen (wie einen Flug von A nach B) selbst zu buchen. OBTs haben jedoch Grenzen. Für die Buchung komplexerer Reisen, die beispielsweise mehrere Flüge innerhalb bestimmter Zeitfenster erfordern, ist es bequemer, die Unterstützung eines Reiseberaters eines TMC in Anspruch zu nehmen.

ATPI bietet mit ATPI BAO – Booking Africa Online ein spezialisiertes OBT für Unternehmen an, die Reisen auf dem afrikanischen Kontinent benötigen. ATPI BAO kombiniert globale Online-Reiseinhalte mit regionalen Inhalten, um Flüge, Hotels und Bodentransporte innerhalb Afrikas und darüber hinaus zu verwalten. Der Zugriff auf ATPI BAO erfolgt über den ATPI TravelHub, der je nach Geschäftsanforderungen auch in OBTs von Drittanbietern integriert werden kann.

Vorteile der Nutzung von Online-Booking-Tools:

• Saves time for both travellers and travel managers.
• Reduces reliance on manual booking processes.
• Ensures policy compliance at the point of booking.
• Provides a consistent and user-friendly booking experience.

Mobile Travel Apps

Mobile Apps unterstützen Reisende, indem sie in Echtzeit Zugriff auf Reisepläne, Reisedokumente und Reise-Updates bieten. Dies reduziert den Bedarf an Papierdokumenten und hält die Reisenden über wichtige Änderungen während ihrer Reise informiert und vernetzt. Mobile Apps sind für jeden Reisenden praktisch, aber besonders wichtig für diejenigen, die in der Schifffahrt, im Bergbau und in der Energiewirtschaft tätig sind. Diese Mitarbeiter haben oft zeitkritische Reisen mit mehreren Etappen zu entlegenen Zielen, daher spielt der Erhalt von Sofortbenachrichtigungen bei Reiseänderungen eine wichtige Rolle, um ihre Ziele pünktlich zu erreichen.

ATPI On The Go ist die mobile Reise-App von ATPI, die als praktisches Reise-Toolkit fungiert. ATPI On The Go ermöglicht es Reisenden, ihren vollständigen Reiseplan einzusehen, auf Reisedokumente zuzugreifen, Reise-Updates in Echtzeit zu sehen und Reiseberater für sofortige 24/7-Unterstützung zu kontaktieren, wenn Reisepläne gestört werden.

Vorteile der Nutzung mobiler Reise-Apps:

• Provides real-time updates and disruption alerts.
• Enables easy access to itineraries and travel documents.
• Improves the overall traveller experience.

Travel Data & Reporting Platforms

Plattformen für Reisedaten und Reporting führen Informationen aus jeder Phase der Reise zusammen, einschließlich Buchungen, Ausgaben, Aktivitäten der Reisenden und Interaktionen mit Lieferanten. Diese Daten werden in intuitive Dashboards und interaktive Berichte umgewandelt, die Unternehmen einen umfassenden Überblick über Reiseausgaben, Buchungsverhalten, Richtlinientreue und aufkommende Trends bieten.

Durch die Umwandlung komplexer Reisedaten in umsetzbare Erkenntnisse können Unternehmen Kosteneinsparungspotenziale identifizieren, die betriebliche Effizienz verbessern, die Leistung der Lieferanten optimieren und fundiertere strategische Entscheidungen treffen.

ATPI Analytics ist die fortschrittliche Travel-Intelligence-Plattform von ATPI, die leistungsstarke visuelle Dashboards und Echtzeit-Reporting liefert. Neben der Anzeige traditioneller Reisekennzahlen wie Ausgaben und Buchungsmuster bietet ATPI Analytics wertvolle Einblicke in Nachhaltigkeit, CO2-Emissionen und das Wohlbefinden der Reisenden und hilft Unternehmen so, ihre Programme zur Fürsorgepflicht zu stärken und gleichzeitig Nachhaltigkeitsziele zu unterstützen.

Vorteile der Nutzung von Reisedatenplattformen:

• Complete visibility of travel spend across the organisation and all operational locations.
• Identification of cost-saving opportunities and operational efficiencies.
• Improved forecasting and data-driven strategic decision-making.
• Enhanced policy compliance and traveller behaviour insights.
• Monitoring of sustainability performance, including carbon emissions.
• Better duty of care through traveller wellbeing and risk reporting.
• Real-time, interactive dashboards accessible across the business.

Duty of Care & Risk Management Technology

Technologie zur Fürsorgepflicht hilft Unternehmen, die Sicherheit der Reisenden zu überwachen und schnell auf Störungen und Notfälle zu reagieren. Diese Technologie ist besonders wichtig für die Sektoren Schifffahrt, Bergbau und Energie, in denen Reisen oft in entlegene und risikoreiche Gebiete führen. Mitarbeiter reisen unter Umständen zu Offshore-Schiffen oder isolierten Arbeitsstätten mit begrenzter Infrastruktur, und Reiseunterbrechungen können schwerwiegende Auswirkungen auf die Sicherheit und den Betrieb haben.

ATPI bietet Technologie zur Fürsorgepflicht über das ATPI Traveller Tracking System (TTS) und ATPI Alerts an. ATPI Alerts liefert anpassbare Echtzeit-Notfallwarnungen an Travel Manager, um sicherzustellen, dass diese schnell auf Änderungen und Notfälle reagieren können. Das ATPI Traveller Tracking System ermöglicht es Unternehmen, den Live-Standort aller Reisenden weltweit zu verfolgen und in Notfällen direkt mit ihnen zu kommunizieren.

Vorteile der Nutzung von Technologie zur Fürsorgepflicht:

• Enhances traveller safety and wellbeing.
• Enables rapid response to emergencies or disruptions.
• Provides real-time visibility of traveller locations.
• Supports compliance with duty of care responsibilities.

Travel Expenses Integration

Die Integration von Reisekosten verbindet Reisebuchungsdaten direkt mit den Spesen- und Finanzsystemen eines Unternehmens. Dies ermöglicht es ihnen, ihre bestehenden Systeme zur Überwachung der Reisekosten zu nutzen, ohne einzelne Ausgaben manuell hochladen zu müssen, was Zeit spart und die Transparenz erhöht.

ATPI ExpenSys ist ein voll integriertes Reisekostensystem, das Finanzteams über ihre bestehenden Systeme eine kontinuierliche Transparenz der Reisekosten ermöglicht. ATPI ExpenSys hilft Teams dabei, Budgets proaktiv zu verwalten, Kosteneinsparungspotenziale zu identifizieren und die Kontrolle über ihre Ausgaben zu behalten.

Vorteile der Nutzung einer Reisekostenintegration:

• Improves financial accuracy and compliance.
• Reduces administrative work for employees and finance teams.
• Minimises manual data entry and reduces errors.
• Speeds up the reimbursement process.

Sustainability Travel Technology

Nachhaltigkeits-Reisetechnologie ermöglicht es Unternehmen, die Umweltauswirkungen ihrer Reiseprogramme zu messen, zu verwalten und zu reduzieren. Diese Technologie erfasst und verfolgt CO2-Emissionen über den gesamten Reiseverlauf hinweg – von der Sichtbarkeit in Buchungsplattformen und Offline-Reiseangeboten bis hin zu CO2-Angaben auf Rechnungen und Reiseplänen – und bietet so Einblick in die ökologischen Auswirkungen von Geschäftsreisen. Mithilfe von Berichten nach der Reise zur Analyse dieser Daten können Unternehmen fundierte Entscheidungen zur Reduzierung ihrer CO2-Emissionen treffen, wie z. B. die Auswahl emissionsärmerer Reiseoptionen oder die Anpassung ihrer Richtlinien zur Unterstützung umweltfreundlicherer Reisen.

ATPI Halo ist ein von ATPI entwickelter Service zur CO2-Messung, -Reduzierung und -Kompensation, der Kunden dabei hilft, nachhaltigere Reiseprogramme zu erstellen. ATPI Halo umfasst Tools, die den gesamten CO2-Fußabdruck während des Reise- und Veranstaltungsprozesses messen. ATPI Halo bietet sowohl Standard- als auch erweiterte Optionen für die Darstellung dieser CO2-Ergebnisse mittels visueller Dashboards und Rohdaten. Die Account Manager von ATPI bieten grundlegende Unterstützung zu diesen Ergebnissen an, und spezialisierte Partner für Reiseemissionen können vollständige Analysen, CO2-Reduktions- oder Kompensationspläne sowie Audit-Unterstützung bieten. Diese Unterstützung hilft Kunden, die Umweltauswirkungen von Reisen und Veranstaltungen zu reduzieren.

Vorteile der Nutzung von Nachhaltigkeits-Reisetechnologie:

• Tracks and reports carbon emissions across all travel activity.
• Supports ESG reporting and corporate sustainability goals. Advanced options provide audit-ready reporting data, saving critical time across numerous departments.
• Provides data to inform policy changes and reduce environmental impact.
• Helps organisations balance sustainability with cost and operational needs.

Guest Management Technology

Gastmanagement-Technologie unterstützt die Planung, Koordination und Durchführung von Veranstaltungen. Diese Technologie bündelt Prozesse in einem System, das Funktionen wie Gastregistrierung, Reisebuchung, Unterkunftsverwaltung und Gastkommunikation umfasst. Gastmanagement-Technologie ist besonders nützlich für die Organisation von Großveranstaltungen, bei denen die Verwaltung zahlreicher Gäste an verschiedenen Standorten schnell komplex werden kann.

ATPI EventsHub ist eine All-in-One-Gastmanagement-Plattform, die es Organisatoren ermöglicht, die gesamte Gastreise mit Leichtigkeit zu verwalten. ATPI EventsHub bietet Funktionen wie Gastregistrierung, Reise-Logistik, Gastkommunikation und Echtzeit-Tracking in einem intelligenten, automatisierten System.

Vorteile der Nutzung von Gastmanagement-Technologie:

• Centralises guest registration, travel and accommodation management.
• Improves coordination and visibility across all event attendees.
• Enhances the guest experience with accessible information and communication.
• Saves time by reducing manual and administrative processes.

Crew Change Logistics Technology for Marine, Mining and Energy

Technologie für die Crew-Wechsel-Logistik ist darauf ausgelegt, den hochkomplexen Prozess des Transports von Besatzungen zu und von Schiffen und Arbeitsstätten zu verwalten. Diese Plattformen helfen Travel Managern bei der Koordination von Reisen mit mehreren Etappen, Visabestimmungen, Unterbringung und Transport für große und kleine Crews. Obwohl sie traditionell in der Schifffahrtsindustrie eingesetzt wird, findet Crew-Wechsel-Technologie auch im Bergbau und in der Energiewirtschaft Anwendung, wo ebenfalls komplexe Reisen für große Gruppen von Mitarbeitern erforderlich sind.

ATPI bietet mit ATPI CrewHub und ATPI CrewLink eigene Technologien für die Crew-Wechsel-Logistik an.

ATPI CrewHub ist eine spezialisierte Buchungsplattform, die in den Sektoren Schifffahrt, Bergbau und Energie genutzt wird, um Reisen für große Gruppen (Crews) von bis zu 30 Personen pro Gruppenbuchung zu buchen. Reisebucher können Reisen für große Gruppen, die von verschiedenen Standorten zum selben Zielort kommen, selbst buchen, um den Transport zu und von Schiffen oder Arbeitsstätten zu koordinieren.

ATPI CrewLink ist ein Workflow-Management-System, das vom ATPI-Team unterstützt wird, um komplexe, groß angelegte Crew-Wechsel zu koordinieren. ATPI CrewLink zentralisiert die Kommunikation, Genehmigungen und Crew-Daten, um den Prozess des Crew-Reisemanagements zu rationalisieren, Zeit zu sparen und die operative Komplexität zu vereinfachen.

Vorteile der Nutzung von Technologie für die Crew-Wechsel-Logistik:

• Streamlines complex, multi-leg crew travel arrangements.
• Provides real-time visibility of crew movements and schedules.
• Ensures compliance with visa, immigration, and industry regulations.
• Improves efficiency and coordination across global crew operations.

Avenir: The Next Generation Of Travel Technology

Avenir: Travel Edition ist eine moderne globale Plattform für Geschäftsreisen, die darauf ausgelegt ist, die Nutzung verschiedener Reise-Tools und unterschiedlicher Systeme vollständig zu ersetzen.

Avenir wurde für das heutige globale Betriebsumfeld entwickelt und läuft auf einer einzigen globalen Instanz, die Reiserichtlinien, Reiseinhalte und Reisedaten in einem System vereint, das von einer intuitiven Buchungsmaschine angetrieben wird. Reisende, Travel Manager und Reiseberater können Avenir nutzen, um jede Phase ihrer Reise zu steuern und gleichzeitig von der 24/7-Unterstützung durch Direct Travel und ATPI zu profitieren.

Wenn Sie aus erster Hand erfahren möchten, wie Avenir das globale Travel Management neu definiert, können Sie hier eine Demo buchen.

Fazit

Die Tools der Travel-Management-Technologie reichen von Online-Booking-Tools über die Spesenintegration und Technologie zur Fürsorgepflicht bis hin zu spezialisierten Lösungen wie der Technologie für die Crew-Wechsel-Logistik.

Reisetechnologie spielt eine wesentliche Rolle bei der Erstellung erfolgreicher Reiseprogramme und bietet Nutzern optimierte Tools, die Zeit sparen, die Übersicht über die Reisenden erhöhen und ihre Buchungsmöglichkeiten verbessern. In Kombination mit dem Fachwissen und der menschlichen Unterstützung durch ein Geschäftsreiseunternehmen kann diese Technologie noch leistungsfähiger werden – sie unterstützt komplexe Reisebedürfnisse und bietet gleichzeitig ein nahtloses Erlebnis für Reisende und ihre Unternehmen.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie die Reisetechnologie von ATPI Ihr Reiseprogramm unterstützen kann, dann setzen Sie sich noch heute mit unserem Team in Verbindung.