De volledige gids voor travel management technologie: mobiele toegang, realtime inzicht & data-analyse

Introductie

Travel management technologie is een essentieel onderdeel geworden van het aanbod van elke zakenreisorganisatie (TMC).

De tijd van het handmatig boeken van zakenreizen – waarbij reizigers hun TMC belden om een reis te boeken, wachtten op een e-mailbevestiging en vervolgens tickets en reisbeschrijvingen uitprintten – ligt ver achter ons. Tegenwoordig wordt reizen gedreven door technologie en automatisering die het leven onderweg gemakkelijker en toegankelijker maken voor reizigers en travel managers. Het gebruik van travel management technologie kan jouw bedrijf helpen tijd te besparen via self-booking, te voldoen aan zorgplichtnormen via live tracking en noodmeldingen, en inefficiënties en kostenbesparende maatregelen aan het licht te brengen door holistische reisgegevens te presenteren.

Indien u geïnteresseerd bent in een samenwerking met een TMC om uw reisprogramma’s te organiseren, is het belangrijk om tijdens uw inkoopproces te overwegen welke reistechnologie zij aanbieden.

Dit artikel legt uit wat travel management technologie is, hoe deze technologie samenwerkt met een zakenreisorganisatie, en verkent de verschillende reistools die beschikbaar zijn en hoe deze jouw bedrijf ten goede kunnen komen.

Wat is travel management technologie?

Travel management technologie verwijst naar de digitale tools en platforms die bedrijven gebruiken om hun reizen te plannen, boeken, beheren, volgen en analyseren. De beste travel management technologie wordt een strategisch bezit voor een bedrijf, dat kostenbeheersing stimuleert, de reizigerservaring verbetert en datagestuurde besluitvorming mogelijk maakt.

Hoe werkt reistechnologie samen met een zakenreisorganisatie?

Reistechnologie moet samenwerken met een zakenreisorganisatie om een volledig ondersteund reisprogramma te leveren. Reistechnologie kan functies bieden die reizen efficiënter, toegankelijker en inzichtelijker maken voor travel managers en reizigers. Een TMC biedt echter de menselijke expertise, flexibiliteit, 24/7 ondersteuning en leveranciersrelaties die nodig zijn om reisprogramma’s soepel te laten verlopen. Dit is vooral belangrijk voor gespecialiseerde sectoren zoals de scheepvaart, mijnbouw en energiesector, waar reizigers complexe reizen met meerdere trajecten nodig hebben en binnen strikte tijdsbestekken op werklocaties of schepen moeten aankomen.

Reistechnologie kan menselijke expertise niet vervangen, maar wel versterken. Wanneer ze naast elkaar worden gebruikt, ontstaat er een hybride model waarbij routineprocessen worden gestroomlijnd via digitale tools, terwijl complexe reisbehoeften en verstoringen worden beheerd door menselijke ondersteuning. Dit zorgt voor een grotere efficiëntie, controle en servicekwaliteit.

Welke tools moet een modern travel management platform bevatten?

Goede travel management technologie moet meerdere tools en functies samenbrengen – zoals self-booking, mobiele toegang, zorgplicht en rapportage – om zowel travel managers als reizigers te ondersteunen.

One Dashboard For Centralised Access

Het hebben van één centraal dashboard als enig toegangspunt voor alle travel management technologie bespaart tijd en creëert een meer gestroomlijnde ervaring voor travel managers en reizigers. Het schakelen tussen meerdere systemen met verschillende logins om reizen te beheren kan tijdrovend en stressvol zijn. Dit is vooral relevant voor bedrijven die complexe reizen of een hoog reisvolume voor duizenden werknemers vereisen, zoals energie- of scheepvaartbedrijven.

ATPI TravelHub is een alles-in-één reisdashboard dat u toegang geeft tot alle tools van ATPI, zodat u het volledige reisproces op één plek kunt beheren met één login. ATPI TravelHub maakt ook Single Sign On (SSO) mogelijk, waardoor gebruikers toegang hebben tot TravelHub via hun bedrijfsnetwerk zonder apart op de applicatie te hoeven inloggen.

Voordelen van het gebruik van een centraal reistechnologie-dashboard:

• Streamlines operations and saves time by offering all travel tools in one place.
• Improves user experience by offering a simpler and more intuitive interface.
• Offers scalability as your business grows as teams can use one dashboard to manage the travel process rather than using unconnected tools and siloed data.

Online Booking Tools (OBTs)

Online booking tools (OBT’s) zijn webgebaseerde platforms waarmee reizigers vluchten, hotels en vervoer kunnen zoeken, vergelijken en boeken binnen het bedrijfsbeleid. Reizigers kunnen OBT’s gebruiken om zelf eenvoudige reizen te boeken (zoals een vlucht van A naar B). OBT’s hebben echter beperkingen. Voor het boeken van complexere reizen, zoals reizen die meerdere vluchten binnen bepaalde tijdsvensters vereisen, is het handiger om hulp te krijgen van een reisconsultant van een TMC.

ATPI biedt een gespecialiseerde OBT genaamd ATPI BAO – Booking Africa Online voor bedrijven die reizen over het Afrikaanse continent nodig hebben. ATPI BAO combineert wereldwijde online reiscontent met regionale content om vluchten, hotels en grondvervoer binnen en buiten Afrika te beheren. ATPI BAO is toegankelijk via ATPI TravelHub, dat ook kan integreren met OBT’s van derden, afhankelijk van jouw zakelijke behoeften.

Voordelen van het gebruik van Online Booking Tools:

• Saves time for both travellers and travel managers.
• Reduces reliance on manual booking processes.
• Ensures policy compliance at the point of booking.
• Provides a consistent and user-friendly booking experience.

Mobile Travel Apps

Mobiele apps ondersteunen reizigers door realtime toegang te bieden tot reisbeschrijvingen, reisdocumenten en reisupdates. Dit vermindert de noodzaak voor papieren documenten en houdt reizigers op de hoogte van en verbonden met belangrijke wijzigingen gedurende hun reis. Mobiele apps zijn handig voor elke reiziger, maar zijn vooral belangrijk voor degenen die werkzaam zijn in de scheepvaart, mijnbouw en energiesector. Deze werknemers hebben vaak tijdsgevoelige reizen met meerdere trajecten naar afgelegen bestemmingen, dus het ontvangen van directe meldingen voor reiswijzigingen speelt een belangrijke rol om hen te helpen hun bestemming op tijd te bereiken.

ATPI On The Go is de mobiele reis-app van ATPI die fungeert als een handige reistoolkit. Met ATPI On The Go kunnen reizigers hun volledige reisbeschrijving bekijken, reisdocumenten inzien, realtime reisupdates bekijken en contact opnemen met reisconsultants voor onmiddellijke 24/7 ondersteuning wanneer reisplannen worden verstoord.

Voordelen van het gebruik van mobiele reis-apps:

• Provides real-time updates and disruption alerts.
• Enables easy access to itineraries and travel documents.
• Improves the overall traveller experience.

Travel Data & Reporting Platforms

Reisdata- en rapportageplatforms brengen informatie uit elke fase van de reis samen, inclusief boekingen, onkosten, reizigersactiviteit en interacties met leveranciers. Deze gegevens worden omgezet in intuïtieve dashboards en interactieve rapporten, waardoor organisaties een uitgebreid overzicht krijgen van reisuitgaven, boekingsgedrag, naleving van het beleid en opkomende trends.

Door complexe reisgegevens om te zetten in bruikbare inzichten, kunnen bedrijven kostenbesparende mogelijkheden identificeren, de operationele efficiëntie verbeteren, de prestaties van leveranciers optimaliseren en beter geïnformeerde strategische beslissingen nemen.

ATPI Analytics is het geavanceerde travel intelligence platform van ATPI, dat krachtige visuele dashboards en realtime rapportage levert. Naast het weergeven van traditionele reismetrics zoals uitgaven en boekingspatronen, biedt ATPI Analytics waardevolle inzichten in duurzaamheid, CO2-uitstoot en het welzijn van reizigers, waardoor organisaties hun zorgplichtprogramma’s kunnen versterken en tegelijkertijd duurzaamheidsdoelstellingen ondersteunen.

Voordelen van het gebruik van reisdataplatforms:

• Complete visibility of travel spend across the organisation and all operational locations.
• Identification of cost-saving opportunities and operational efficiencies.
• Improved forecasting and data-driven strategic decision-making.
• Enhanced policy compliance and traveller behaviour insights.
• Monitoring of sustainability performance, including carbon emissions.
• Better duty of care through traveller wellbeing and risk reporting.
• Real-time, interactive dashboards accessible across the business.

Duty of Care & Risk Management Technology

Zorgplichttechnologie helpt organisaties de veiligheid van reizigers te bewaken en snel te reageren op verstoringen en noodsituaties. Deze technologie is vooral belangrijk voor de scheepvaart-, mijnbouw- en energiesector, waar reizen vaak naar afgelegen en risicovolle gebieden gaan. Werknemers kunnen reizen naar offshore schepen of geïsoleerde werklocaties met beperkte infrastructuur, en reisverstoringen kunnen ernstige gevolgen hebben voor de veiligheid en de bedrijfsvoering.

ATPI biedt zorgplichttechnologie via het ATPI Traveller Tracking System (TTS) en ATPI Alerts. ATPI Alerts biedt aanpasbare realtime noodmeldingen aan travel managers om ervoor te zorgen dat zij snel kunnen reageren op wijzigingen en noodsituaties. Met het ATPI Traveller Tracking System kunnen organisaties de live locatie van alle reizigers wereldwijd volgen en tijdens noodsituaties rechtstreeks met reizigers communiceren.

Voordelen van het gebruik van zorgplichttechnologie:

• Enhances traveller safety and wellbeing.
• Enables rapid response to emergencies or disruptions.
• Provides real-time visibility of traveller locations.
• Supports compliance with duty of care responsibilities.

Travel Expenses Integration

Integratie van reisonkosten verbindt reisboekingsgegevens rechtstreeks met de onkosten- en financiële systemen van een organisatie. Hierdoor kunnen zij hun bestaande systemen gebruiken om reiskosten te bewaken zonder handmatig individuele onkosten te hoeven uploaden, wat tijd bespaart en het inzicht vergroot.

ATPI ExpenSys is een volledig geïntegreerd systeem voor reisonkosten waarmee financiële teams continu inzicht hebben in reiskosten via hun bestaande systemen. ATPI ExpenSys helpt teams proactief budgetten te beheren, kostenbesparende mogelijkheden te identificeren en controle te houden over hun uitgaven.

Voordelen van het gebruik van integratie van reisonkosten:

• Improves financial accuracy and compliance.
• Reduces administrative work for employees and finance teams.
• Minimises manual data entry and reduces errors.
• Speeds up the reimbursement process.

Sustainability Travel Technology

Duurzame reistechnologie stelt organisaties in staat de milieu-impact van hun reisprogramma’s te meten, te beheren en te verminderen. Deze technologie legt de CO2-uitstoot vast en volgt deze gedurende de volledige reis, van inzichtelijkheid in boekingsplatforms en offline reisoffertes tot CO2 op facturen en reisbeschrijvingen, wat inzicht geeft in de milieu-impact van zakenreizen. Met behulp van rapportage na de reis om deze gegevens te analyseren, kunnen organisaties weloverwogen beslissingen nemen om hun CO2-uitstoot te verminderen, zoals het selecteren van reisopties met een lagere uitstoot of het aanpassen van hun beleid om groener reizen te ondersteunen.

ATPI Halo is een dienst voor CO2-meting, -vermindering en -compensatie, ontworpen door ATPI om klanten te helpen duurzamere reisprogramma’s te creëren. ATPI Halo bevat tools die de volledige CO2-voetafdruk tijdens het reis- en evenementenproces meten. ATPI Halo biedt zowel standaard als geavanceerde opties voor het presenteren van deze CO2-bevindingen met behulp van visuele dashboards en ruwe data. De accountmanagers van ATPI kunnen basisondersteuning bieden bij deze bevindingen en gespecialiseerde partners op het gebied van reisemissies van derden kunnen volledige analyses, CO2-reductie- of compensatieplannen en auditondersteuning bieden. Deze ondersteuning helpt klanten de milieu-impact van reizen en evenementen te verminderen.

Voordelen van het gebruik van duurzame reistechnologie:

• Tracks and reports carbon emissions across all travel activity.
• Supports ESG reporting and corporate sustainability goals. Advanced options provide audit-ready reporting data, saving critical time across numerous departments.
• Provides data to inform policy changes and reduce environmental impact.
• Helps organisations balance sustainability with cost and operational needs.

Guest Management Technology

Gastbeheertechnologie ondersteunt de planning, coördinatie en uitvoering van evenementen. Deze technologie stroomlijnt processen in één systeem dat functies bevat zoals gastenregistratie, reisboeking, accommodatiebeheer en communicatie met gasten. Gastbeheertechnologie is bijzonder nuttig voor het organiseren van grootschalige evenementen waarbij het beheren van meerdere gasten op verschillende locaties snel complex kan worden.

ATPI EventsHub is een alles-in-één gastbeheerplatform waarmee organisatoren de volledige reis van de gast met gemak kunnen beheren. ATPI EventsHub biedt functies zoals gastenregistratie, reislogistiek, communicatie met gasten en realtime tracking in één slim, geautomatiseerd systeem.

Voordelen van het gebruik van gastbeheertechnologie:

• Centralises guest registration, travel and accommodation management.
• Improves coordination and visibility across all event attendees.
• Enhances the guest experience with accessible information and communication.
• Saves time by reducing manual and administrative processes.

Crew Change Logistics Technology for Marine, Mining and Energy

Technologie voor crew change logistiek is ontworpen om het zeer complexe proces van het vervoeren van bemanning van en naar schepen en werklocaties te beheren. Deze platforms helpen travel managers bij het coördineren van reizen met meerdere trajecten, visumvereisten, accommodatie en vervoer voor zowel grote als kleine bemanningen. Hoewel van oudsher gebruikt door de scheepvaartindustrie, wordt crew change technologie ook gebruikt door de mijnbouw- en energiesector, die eveneens complexe reizen voor grote groepen werknemers vereisen.

ATPI biedt eigen technologie voor crew change logistiek via ATPI CrewHub en ATPI CrewLink.

ATPI CrewHub is een gespecialiseerd boekingsplatform dat wordt gebruikt door de scheepvaart-, mijnbouw- en energiesector om reizen te boeken voor grote groepen (bemanning) tot 30 personen per groepsboeking. Reisboekers kunnen zelf reizen boeken voor grote groepen die van verschillende locaties naar dezelfde bestemming komen, om reizen van en naar schepen of werklocaties te coördineren.

ATPI CrewLink is een workflowbeheersysteem dat wordt ondersteund door het ATPI-team om complexe, grootschalige bemanningswissels te coördineren. ATPI CrewLink centraliseert communicatie, goedkeuringen en bemanningsgegevens om het beheerproces van bemanningsreizen te stroomlijnen, tijd te besparen en de operationele complexiteit te vereenvoudigen.

Voordelen van het gebruik van technologie voor crew change logistiek:

• Streamlines complex, multi-leg crew travel arrangements.
• Provides real-time visibility of crew movements and schedules.
• Ensures compliance with visa, immigration, and industry regulations.
• Improves efficiency and coordination across global crew operations.

Avenir: The Next Generation Of Travel Technology

Avenir: Travel Edition is een modern wereldwijd platform voor zakenreizen dat is ontworpen om het gebruik van verschillende reistools en ongelijksoortige systemen volledig te vervangen.

Ontworpen voor de huidige wereldwijde werkomgeving, draait Avenir op één enkele wereldwijde instantie die reisbeleid, reiscontent en reisdata samenbrengt in één systeem dat wordt aangedreven door een intuïtieve booking engine. Reizigers, travel managers en reisadviseurs kunnen Avenir gebruiken voor elke fase van hun reis, terwijl ze profiteren van 24/7 menselijke ondersteuning geleverd door Direct Travel en ATPI.

Als u met eigen ogen wilt zien hoe Avenir het wereldwijde travel management opnieuw vormgeeft, kunt u hier een demo boeken.

Conclusie

Tools voor travel management technologie kunnen variëren van online booking tools tot onkostenintegratie en zorgplichttechnologie, tot aan gespecialiseerde oplossingen zoals technologie voor crew change logistiek.

Reistechnologie speelt een essentiële rol bij het creëren van succesvolle reisprogramma’s en biedt gebruikers gestroomlijnde tools die tijd besparen, het toezicht op reizigers vergroten en hun boekingsmogelijkheden verbeteren. In combinatie met de expertise en menselijke ondersteuning van een zakenreisorganisatie kan deze technologie nog krachtiger worden – door complexe reisbehoeften te ondersteunen en tegelijkertijd een naadloze ervaring te bieden voor zowel reizigers als hun organisaties.

Als je meer wilt weten over hoe de reistechnologie van ATPI jouw reisprogramma kan ondersteunen, neem dan vandaag nog contact op met ons team.