Slimmer zakelijk reizen begint bij betere beslissingen

Zakelijk reizen speelt een belangrijke rol bij het opbouwen van relaties, het ondersteunen van internationale activiteiten en het samenbrengen van mensen. De uitdaging is niet simpelweg of organisaties moeten reizen, maar hoe elke reis bewuster gepland en beheerd kan worden.

Er is zelden één perfecte of volledig duurzame manier om grote afstanden af te leggen. Wat organisaties wel kunnen doen, is reismanagers en werknemers de informatie, het beleid en de praktische opties bieden die zij nodig hebben om betere beslissingen te nemen.

Soms kan dat betekenen dat u de trein neemt in plaats van het vliegtuig. Bij een andere reis kan het betekenen dat u kiest voor een directe vlucht, meerdere afspraken combineert in één reis of een leverancier selecteert die geloofwaardige vooruitgang boekt bij het verminderen van de milieu-impact.

De belangrijkste stap is om deze keuzes inzichtelijk te maken.

Betere beslissingen beginnen bij betere data

Voor veel organisaties blijven de gegevens over reisemissies versnipperd over boekingstools, onkostensystemen en meerdere aanbieders. Verschillende berekeningsmethoden kunnen inconsistente resultaten opleveren, waardoor het moeilijk is om de werkelijke impact van een reisprogramma te begrijpen of te bepalen waar verbeteringen nodig zijn.

Door reisinformatie samen te brengen en een consistente methodologie toe te passen, ontstaat een duidelijker beeld. In plaats van aan het eind van het jaar alleen naar de totale voetafdruk te kijken, kunnen organisaties de emissies van vluchten, treinreizen, hotels en vervoer over land onderzoeken. Ze kunnen ook de impact van specifieke reizen, afdelingen, reizigersgroepen en boekingsgedrag analyseren.

Dit is de gedachte achter de meetmethode van ATPI Halo. In samenwerking met Thrust Carbon, specialist op het gebied van emissie-intelligentie, biedt ATPI gedetailleerde, audit-klare rapportages over reizen en evenementen. Het doel is niet alleen om een nieuw rapport te produceren, maar om de informatie om te zetten in praktische aanbevelingen die reismanagers kunnen gebruiken.

Nauwkeurige metingen vormen een startpunt. De werkelijke waarde komt voort uit wat er vervolgens gebeurt.

Zoek naar de kansen die verborgen liggen in de reis

Zodra organisaties begrijpen waar hun reisemissies worden gegenereerd, kunnen zij hun aandacht richten op de gebieden waar verandering realistisch is.

Dit kan onder meer bestaan uit het identificeren van korte vluchten die door de trein kunnen worden vervangen, het verminderen van vluchtverbindingen met meerdere tussenstops waar mogelijk, of het onderzoeken of meerdere individuele reizen kunnen worden gecombineerd tot één langere en productievere reis.

Een klant van ATPI gebruikte hun reisdata om aanzienlijke reisvolumes tussen Londen en Parijs te onderzoeken. Dit inzicht ondersteunde de invoering van een ’trein-eerst’-beleid, waarbij Eurostar vervolgens meer dan 80% van de reizen tussen de twee steden voor zijn rekening nam. Het is een praktisch voorbeeld van hoe betere informatie kan leiden tot een meetbare verandering in het gedrag van reizigers.

Natuurlijk heeft niet elke route een eenvoudig alternatief per spoor. Voor organisaties die internationaal opereren of mensen naar afgelegen en complexe locaties verplaatsen, kan vliegen essentieel blijven. In deze omstandigheden kunnen de data nog steeds kansen aan het licht brengen.

Een directe vlucht kan een beter resultaat opleveren dan een reis met meerdere overstappen. Het kan ook het risico op verstoringen, vermoeidheid van de reiziger en de verborgen kosten van de reistijd verminderen. Het cabinebeleid, vroegtijdig boeken, de selectie van leveranciers en de timing van een reis kunnen allemaal van invloed zijn op de ecologische en operationele impact.

Slimmere reisbeslissingen hoeven daarom niet als opoffering te worden gepresenteerd. In veel gevallen kan de optie die de uitstoot vermindert ook de efficiëntie, het welzijn of de kostenbeheersing verbeteren. De gepubliceerde richtlijnen van ATPI benadrukken modal shift, zorgvuldige selectie van leveranciers en cabinebeleid als gebieden waar organisaties de uitstoot kunnen verminderen zonder noodzakelijkerwijs hun reisbudget te verhogen.

Maak de verantwoorde keuze zichtbaarder

Het verstrekken van jaarlijkse emissiecijfers aan een duurzaamheidsteam is nuttig, maar het beïnvloedt niet noodzakelijkerwijs de keuzes die op het moment van boeken worden gemaakt.

Daarom is zichtbaarheid tijdens het boekingsproces van belang. Door de geschatte uitstoot naast de beschikbare reisopties te tonen, begrijpen werknemers dat twee ogenschijnlijk vergelijkbare reizen een zeer verschillende impact op het milieu kunnen hebben.

Voor sommige reizigers is deze informatie een eenvoudige aanleiding om een vlucht of route te heroverwegen. Voor organisaties met vastgestelde milieudoelstellingen kan het een strenger reisbeleid, voorkeursleveranciers en goedkeuringsprocessen ondersteunen.

Het doel moet niet zijn om de volledige verantwoordelijkheid bij de individuele reiziger te leggen. Werknemers zullen eerder bewuste keuzes maken wanneer die keuzes worden ondersteund door duidelijke richtlijnen en praktische alternatieven.

Reismanagers kunnen helpen door:

• van de trein de voorkeursoptie te maken op geschikte routes;

• directe vluchten aan te moedigen in plaats van vluchten met overstap waar dit praktisch is;

• te evalueren wanneer reizen in business class echt noodzakelijk is;

• langere, multifunctionele reizen te promoten in plaats van meerdere korte bezoeken; en

• emissies mee te wegen naast kosten, reistijd en het welzijn van de reiziger bij het beoordelen van een reisschema.

De aanpak van ATPI maakt het mogelijk om vergelijkende informatie over routes en vervoerswijzen te gebruiken in combinatie met expertise op het gebied van accountmanagement, waardoor organisaties hun milieudoelstellingen kunnen vertalen naar werkbare programma-beslissingen.

Werk samen met leveranciers in plaats van om hen heen

Reisinkopers en reizigers kunnen de milieuprestaties van de sector niet alleen transformeren. Vooruitgang is sterk afhankelijk van de luchtvaartmaatschappijen, spoorwegmaatschappijen, hotels, aanbieders van vervoer over land en technologiebedrijven die elk deel van de reis verzorgen.

Bij de selectie van leveranciers moet daarom naar meer worden gekeken dan alleen beschikbaarheid en prijs. Organisaties kunnen vragen welke milieudoelstellingen een leverancier heeft vastgesteld, hoe de voortgang wordt gemeten en of de claims worden ondersteund door transparant bewijsmateriaal.

Data kunnen inkopers helpen om beschikbare opties te vergelijken, maar samenwerking is even belangrijk. Door duurzaamheidsprioriteiten te bespreken met reisaanbieders en deze op te nemen in inkoopprocessen, kunnen organisaties de vraag naar diensten met een lagere uitstoot aantonen en verdere investeringen aanmoedigen.

Het duurzaamheidsmodel van ATPI combineert reisdata met relaties met leveranciers en gespecialiseerde partnerschappen. De consultants kunnen vergelijkende route- en transportinformatie gebruiken om reductiemogelijkheden te identificeren, terwijl het bredere partnernetwerk actie ondersteunt op gebieden waar organisaties niet alleen via het gedrag van reizigers veranderingen kunnen doorvoeren.

Pak de impact van onvermijdelijke vluchten aan

Zelfs een goed ontworpen reisprogramma zal reizen blijven bevatten die redelijkerwijs niet vermeden kunnen worden of naar een andere vorm van vervoer kunnen worden overgeheveld.

Sustainable Aviation Fuel, algemeen bekend als SAF, biedt organisaties een manier om een deel van de impact van essentiële vliegreizen binnen de luchtvaartsector zelf aan te pakken.

SAF kan worden geproduceerd uit hernieuwbare afval- en restmaterialen en worden gebruikt binnen de bestaande infrastructuur voor vliegtuigtechniek en brandstofvoorziening. Afhankelijk van de grondstof en het productieproces kan het een vermindering van de broeikasgasemissies over de gehele levenscyclus opleveren tot wel 80% in vergelijking met conventionele fossiele vliegtuigbrandstof. De beschikbaarheid blijft echter beperkt en de kosten zijn momenteel hoger, wat betekent dat voortdurende investeringen en een grotere vraag nodig zijn om de markt te helpen groeien.

Door de samenwerking met Neste stelt ATPI organisaties in staat om SAF te ondersteunen via een bulkaankoop gekoppeld aan een deel van hun luchtvaartemissies of via een bijdrage per individuele transactie. Dit geeft bedrijven een manier om SAF op te nemen in hun bredere strategie voor reisemissies, zelfs wanneer de fysieke brandstof niet beschikbaar is op de luchthaven van vertrek van de reiziger.

SAF mag de inspanningen om emissies te vermijden of te verminderen niet vervangen. In plaats daarvan kan het naast een slimmere routeplanning, modal shift, verantwoorde leverancierskeuze en betere reisplanning staan als onderdeel van een bredere aanpak.

Vijf acties om nu te ondernemen

Bewuster zakelijk reizen wordt opgebouwd door herhaalde, geïnformeerde beslissingen in plaats van één enkel initiatief. Organisaties kunnen beginnen met het nemen van vijf praktische stappen:

1. Stel een betrouwbare nulmeting vast
   consolideer reisdata en pas een consistente methodologie voor emissieberekening toe.

2. Vind de gebieden met de grootste impact
   Onderzoek routes, afdelingen, cabineklassen, leveranciers en het gedrag van reizigers in plaats van u alleen te concentreren op één bedrijfstotaal.

3. Maak betere opties makkelijk te kiezen
   Verstrek emissie-informatie tijdens boekingsprocessen en neem passende richtlijnen voor treinreizen, routes en cabineklassen op in het reisbeleid.

4. Ga in gesprek met leveranciers
   Vraag om geloofwaardig bewijs van milieu-vooruitgang en neem duurzaamheid op in beoordelingen van leveranciers en inkoopbeslissingen.

Onderneem actie op onvermijdelijke emissies

Overweeg geloofwaardige maatregelen binnen de sector, zoals SAF, als onderdeel van een strategie die prioriteit geeft aan meten en verminderen.

Bewuster reizen betekent niet dat elke reis of elke reiziger perfect moet zijn. Het betekent het verstrekken van duidelijkere informatie, blijven leren en betere keuzes maken waar de gelegenheid zich voordoet.

Wanneer metingen, technologie, beleid en samenwerking met leveranciers samenkomen, wordt duurzaamheid meer dan een jaarlijkse rapportage-oefening. Het wordt onderdeel van de manier waarop dagelijkse reisbeslissingen worden genomen.