Créer des liens et concrétiser des rendez-vous : une gestion fluide des déplacements pour événements

Les événements et les conférences sont le cœur battant du secteur. Pour beaucoup d’entre nous, si nous aimons tant notre métier, c’est notamment parce qu’il nous offre l’occasion de rencontrer de nouvelles personnes, de vivre de nouvelles expériences aux quatre coins du monde, de nous confronter à de nouveaux défis et à de nouvelles idées, et de retrouver des personnes dont la trajectoire professionnelle fait écho à la nôtre.

Que vous retrouviez des visages familiers ou que vous entriez dans une salle remplie d’inconnus, les halls de conférence et les espaces d’exposition offrent un lieu de partage essentiel pour que le secteur évalue ses priorités, partage ses avancées et redynamise ses opérations.

Alors que le secteur de l’énergie évolue en permanence, les événements apportent un certain réconfort, grâce à la familiarité et à l’optimisme qu’ils peuvent susciter. Voir des intervenants monter sur scène pour présenter leurs nouvelles technologies ou leurs avancées, visiter les stands de certains des plus grands acteurs du marché, et retrouver un mélange d’anciens amis et de nouvelles connaissances peut vous donner le sentiment que le secteur – et nos réseaux – vont dans la bonne direction.

C’est ce sentiment qui rend ATPI – une société de Direct Travel – fière d’assister à un nombre croissant d’événements et de conférences du secteur, et de les soutenir, partout dans le monde. De la mer du Nord au Moyen-Orient, des Amériques à l’Asie-Pacifique, dès qu’il y a un espace d’exposition où les professionnels peuvent réseauter et acquérir de nouvelles connaissances, il y a de fortes chances que l’équipe de gestion des déplacements d’ATPI ait contribué à faire venir les participants sur place.

Gestion des déplacements événementiels

Même si les événements du secteur occupent une place majeure dans les agendas et les itinéraires, de nombreuses organisations continuent de gérer les déplacements professionnels et la participation aux événements comme deux volets distincts, coordonnés par des parties différentes et répartis entre des fournisseurs et des processus différents. Si vous parcourez le monde en avion pour assister à des événements et honorer des réunions critiques ainsi que des opportunités de réseautage, cette approche fragmentée ne suffit tout simplement pas.

La multiplicité des fournisseurs, une planification menée en silos et une prise de décision déconnectée créent un processus difficile à pérenniser, source de complications internes, et qui expose à des chevauchements ou à des opportunités manquées.

L’engagement d’ATPI à offrir des expériences de voyage rationalisées et globales inclut un accompagnement en gestion des déplacements pour événements, couvrant les vols, le rail, l’hébergement, les transports terrestres, l’assistance aux voyageurs, les responsabilités liées au devoir de diligence, ainsi qu’un soutien localisé sur le terrain. En reliant l’événement au trajet, ATPI coordonne les délégués depuis leur point de départ, à travers leurs plans de voyage, leur hébergement, jusqu’à leur arrivée à l’événement. Grâce à un processus centralisé, des réservations coordonnées et un support facilement accessible, nous sommes là pour réduire l’incertitude, pallier une capacité interne limitée et permettre aux participants de se concentrer sur leur programme.

Pourquoi c’est important

Centraliser la gestion des informations voyageurs, des lieux de départ, des préférences de voyage, des données de passeport et de visa, des besoins d’accessibilité, des choix d’hôtels, ainsi que des horaires d’arrivée et de départ (y compris en cas de perturbations) afin de les aligner sur les sessions et activités de l’événement permet d’éviter les erreurs, les doublons et les données obsolètes.

C’est particulièrement vrai pour les entreprises qui participent à des événements internationaux, où des équipes internes du monde entier convergent vers un même lieu, empruntent différentes compagnies aériennes et suivent des itinéraires stricts, qu’il s’agisse de participer activement à des sessions techniques ou à des réunions en présentiel. Des besoins de voyage et de service variés peuvent ouvrir une véritable boîte de Pandore de logistique complexe ; lorsque les différents éléments sont gérés en silos, le moindre petit changement ou la moindre perturbation peut très rapidement engendrer des problèmes plus larges, susceptibles de compromettre les plans de toute la semaine de l’événement.

Vols retardés impactant les transferts, arrivées tardives ayant un effet domino sur les hôtels, modifications du programme de l’événement : sans partenaire et processus centralisés, les équipes de réservation et les responsables peuvent facilement perdre de vue qui se trouve où et comment chacun se déplace d’un point A à un point B, en passant d’un fournisseur à l’autre pour tenter de coordonner les changements.

Pour les personnes responsables de l’événement, il y a trop de paramètres en mouvement pour tout anticiper. Les changements et les perturbations font partie du jeu. Un retard ou un changement de situation concernant un intervenant principal ou un invité d’honneur peut entraîner une modification de masse du programme, avec de nouvelles dates et de nouveaux horaires pour votre propre participation. Ce qui pourrait devenir un casse-tête ou une opportunité perdue est évité grâce à une équipe intégrée unique, capable de coordonner les ajustements nécessaires à chaque point de contact.

Événements à venir

En matière d’événements du secteur de l’énergie, il est difficile de faire plus grand qu’ADIPEC. Organisé à Abou Dabi début novembre, le salon accueille chaque année des centaines de milliers de visiteurs venus de l’étranger, ce qui crée une forte concurrence sur les tarifs aériens et l’hébergement.

Heureusement pour ATPI et notre clientèle internationale, notre présence toujours plus forte au Moyen-Orient, notamment grâce à un ancrage solide aux Émirats arabes unis, en Arabie saoudite, au Qatar et à Oman, ainsi que notre réseau de fournisseurs et de partenaires, atténuent les inquiétudes liées à la disponibilité. Cette année, cette position est particulièrement cruciale, car le conflit dans la région a provoqué d’importantes perturbations au T1 et au T2. Si ces perturbations se sont atténuées, certains itinéraires et options de vol restent fluctuants, les compagnies aériennes et les autorités de l’aviation prenant le temps nécessaire pour réévaluer les routes, rétablir l’accès à l’espace aérien et renforcer les capacités en toute confiance.

Au cours des quatre derniers mois, la reprise s’est faite par étapes plutôt que de manière immédiate, certaines liaisons n’ayant pas encore retrouvé leur pleine capacité. Pour ADIPEC, l’effet domino se fait sentir sur la chaîne d’approvisionnement des compagnies aériennes et sur les moyens de transport disponibles ; un défi que les équipes d’ATPI sur place sont parfaitement en mesure d’accompagner.

Les déplacements liés à un événement, comme tout déplacement, se déroulent rarement exactement comme prévu. Mais un soutien sur le terrain peut faire toute la différence, en offrant une visibilité et des points de contact disponibles 24 h/24 et 7 j/7, et en aidant à résoudre les problèmes avant qu’ils n’affectent plus largement les plans de l’événement et du voyage.

Les équipes d’ATPI au Moyen-Orient assisteront à ADIPEC pour réseauter, rencontrer nos clients existants et nouer des relations avec de nouveaux. L’événement nous permet d’échanger, de découvrir et de comprendre quelles seront les priorités et les moteurs de demain dans l’ensemble du secteur, afin de nous assurer d’être présents et prêts à les accompagner dans leurs besoins de déplacement grâce à nos services, notre support et notre technologie. Présents sur le terrain, nous serons là pour gérer vos déplacements vers et depuis le salon, le devoir de diligence qui vous est dû pendant votre séjour dans la région, la réponse d’urgence en cas de perturbation, et pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : profiter du salon.

Nos équipes ne sont pas un simple fournisseur de plus ; nous sommes intégrées à l’activité de nos clients, avec une approche 360° centrée sur le client.