Creare Connessioni e Rendere Possibili gli Incontri: Gestione Integrata dei Viaggi per Eventi

Eventi e conferenze sono il cuore pulsante del settore. Per molti di noi, uno dei motivi principali per cui amiamo ciò che facciamo è che il nostro lavoro crea l’opportunità di incontrare nuove persone, vivere nuove esperienze in località globali, affrontare nuove sfide e idee, e ritrovare persone le cui traiettorie professionali rispecchiano le nostre.

Che tu stia vedendo volti familiari o entrando in una sala piena di sconosciuti, le sale conferenze e i padiglioni espositivi offrono uno spazio condiviso fondamentale per il settore per valutare le priorità, condividere sviluppi e rivitalizzare le operazioni.

Mentre il settore energetico è in costante evoluzione, c’è conforto nella familiarità e nell’ottimismo che gli eventi possono portare. Vedere persone salire sul palco per parlare delle loro nuove tecnologie o scoperte, visitare gli stand di alcuni dei nomi più importanti del mercato e incontrare un mix di vecchi amici e nuovi può lasciarti con la sensazione che il settore – e le nostre reti – stiano andando nella giusta direzione.

È questa sensazione che rende ATPI – una società del gruppo Direct Travel orgogliosa di partecipare e supportare un elenco crescente di eventi e conferenze di settore in tutto il mondo. Dal Mare del Nord al Medio Oriente, e dalle Americhe all’Asia-Pacifico, se c’è un padiglione dove le persone possono fare networking e acquisire nuove conoscenze, allora c’è la possibilità che il team di gestione viaggi di ATPI abbia avuto un ruolo nel portare i partecipanti sul posto.

Gestione dei viaggi per eventi

Nonostante quanto gli eventi di settore possano dominare calendari e itinerari, molte organizzazioni gestiscono ancora i viaggi aziendali e la partecipazione agli eventi come due entità separate, coordinate da parti diverse e suddivise in fornitori e processi differenti. Se stai viaggiando in tutto il mondo per partecipare a eventi e cogliere opportunità di incontri e networking di importanza critica, questo approccio frammentato semplicemente non basta.

Fornitori misti, pianificazione e pensiero individuali, e processi decisionali disconnessi creano un processo difficile da sostenere, causano grattacapi interni e rischiano sovrapposizioni o opportunità mancate.

L’impegno di ATPI nel fornire esperienze di viaggio integrate e semplificate include il supporto per la gestione dei viaggi per eventi, coprendo voli, treni, alloggi, trasporti a terra, assistenza ai viaggiatori, responsabilità di duty of care e supporto localizzato sul posto. Collegando l’evento al viaggio, ATPI coordina i delegati dalla loro posizione di partenza, attraverso i loro piani di viaggio, il loro alloggio, fino a raggiungere l’evento stesso. Attraverso un processo centralizzato, prenotazioni coordinate e supporto facilmente accessibile, siamo qui per ridurre l’incertezza, mitigare la limitata capacità interna e consentire ai partecipanti di concentrarsi sui loro piani per l’evento.

Perché è importante

Gestire informazioni sui viaggiatori, località di partenza, preferenze di viaggio, dettagli di passaporto e visto, requisiti di accessibilità, scelte alberghiere e orari di arrivo e partenza (incluse le interruzioni) per allinearli con le sessioni e le attività dell’evento sotto un unico tetto evita il rischio di errori, duplicazioni e dati obsoleti.

Questo è particolarmente vero per le aziende che partecipano a eventi internazionali, dove team interni da tutto il mondo convergono in un’unica località, utilizzando compagnie aeree diverse e tutti con itinerari rigorosi da seguire, che si tratti di partecipazione attiva a sessioni tecniche o incontri di persona. Esigenze di viaggio e servizio diverse possono aprire un vaso di Pandora di logistica complessa, quindi quando elementi diversi vengono gestiti con visione a tunnel, qualsiasi piccolo cambiamento o interruzione può creare rapidamente problemi più ampi che minacciano i piani per tutta la settimana dell’evento.

Voli in ritardo che impattano i trasferimenti, arrivi tardivi che hanno un effetto a catena sugli hotel, cambiamenti ai programmi degli eventi: senza un partner e un processo centralizzati, i team di prenotazione e i manager possono facilmente perdere la consapevolezza di chi si trova dove e come si sta spostando da A a B, passando da un fornitore all’altro per cercare di coordinare i cambiamenti.

Per chi è responsabile dell’evento di settore, ci sono troppe parti in movimento da contemplare completamente. Cambiamenti e interruzioni fanno parte del gioco. Un ritardo o un cambio di scenario per un relatore principale o un ospite d’onore potrebbe comportare un cambiamento di massa nella scaletta dell’evento, con nuove date e orari per la tua partecipazione. Quello che potrebbe essere un grattacapo o un’opportunità persa viene evitato con un unico team integrato in grado di coordinare le modifiche necessarie in ogni punto di contatto.

Eventi in programma

Per quanto riguarda gli eventi di settore specifici dell’energia, non ce ne sono di molto più grandi di ADIPEC. Si svolge ad Abu Dhabi all’inizio di novembre e ogni anno la fiera accoglie centinaia di migliaia di visitatori dall’estero, creando concorrenza per tariffe aeree e alloggi.

Fortunatamente per ATPI e la nostra clientela globale, la nostra presenza in continua crescita in tutto il Medio Oriente, inclusa una solida presenza negli Emirati Arabi Uniti, Arabia Saudita, Qatar e Oman, la nostra rete di fornitori e collaboratori allevia qualsiasi preoccupazione riguardo alla disponibilità. Quest’anno, quella posizione è particolarmente cruciale poiché il conflitto nella regione ha creato interruzioni di massa nel primo e secondo trimestre. Sebbene le interruzioni di massa si siano attenuate, alcuni percorsi di volo e opzioni sono rimasti in evoluzione, con compagnie aeree e autorità aeronautiche che si prendono il tempo necessario per rivalutare i percorsi, ripristinare l’accesso allo spazio aereo e rafforzare la capacità con fiducia.

Negli ultimi quattro mesi, il recupero è stato graduale piuttosto che immediato, con alcune rotte ancora in attesa di tornare a piena capacità. Per ADIPEC, l’effetto a catena è sulla catena di approvvigionamento delle compagnie aeree e dei trasporti disponibili; una sfida che i team di ATPI nel paese sono più che attrezzati a supportare.

I viaggi per eventi, come qualsiasi motivo di viaggio, raramente vanno esattamente come previsto. Ma il supporto sul posto può fare la differenza, fornendo punti di visibilità per contatto e supporto 24 ore su 24, aiutando a risolvere i problemi prima che influenzino i piani più ampi dell’evento e del viaggio.

I team di ATPI in Medio Oriente parteciperanno ad ADIPEC per fare networking e incontrare i nostri clienti esistenti e costruire relazioni con quelli nuovi. L’evento ci consente di connetterci, scoprire e apprendere quali sono i focus e i driver futuri nel settore, permettendoci di assicurarci di essere presenti e pronti a supportarli in tutte le loro esigenze di viaggio attraverso servizio, supporto e tecnologia. Visibili sul posto, saremo lì per gestire il tuo viaggio da e per la fiera, il duty of care che ti spetta mentre sei nella regione, la risposta alle emergenze in caso di interruzioni, e permettendoti di concentrarti su ciò per cui sei venuto: goderti la fiera.

I nostri team non sono solo un altro fornitore; siamo integrati nel business dei nostri clienti con un approccio incentrato sul cliente a 360 gradi.