1.380 Hotelzimmer, Hunderte von Koffern, Intelligente Event-Technologie und Persönlicher Service

Von außen betrachtet kann eine große Firmenveranstaltung mit einem mehrtägigen Programm überraschend einfach aussehen. Gäste kommen an, scannen ihr Abzeichen, begeben sich zu ihren Sessions, und irgendwie erscheint ihr Koffer später am Tag wie von Zauberhand in ihrem Hotelzimmer. Hinter den Kulissen passiert natürlich einiges. ATPI unterstützte eine Firmenveranstaltung mit einem umfassenden Angebot an Event-Services, Logistik und digitalen Lösungen. Das Team koordinierte die Unterkunft, das Gepäckmanagement, den Vor-Ort-Support und die gesamte digitale Gästereise für mehr als tausend Teilnehmer. Und ja, das bedeutete auch, sich mit vielen Koffern auseinanderzusetzen.

1.380 Hotelzimmer in der ganzen Stadt

Einer der größten Teile des Projekts war das Unterkunftsmanagement. Für diese Veranstaltung organisierte ATPI rund 1.380 Hotelzimmer in neun Hotels in Amsterdam und der Region Zaandam. Die Koordination dieser vielen Zimmer bedeutet, Zimmerzuteilungen, Gästelisten, Last-Minute-Änderungen und Ankunftszeiten über mehrere Hotels hinweg zu verwalten. „Manchmal denken die Leute, Hotelbuchungen seien nur das Versenden einer Zimmerliste“, sagt Gaby Smits, Projektmanagerin bei ATPI. „Aber wenn man mit mehr als tausend Gästen in verschiedenen Hotels arbeitet, wird es schnell zu einem riesigen Puzzle. Zum Glück mögen wir Puzzles.“ Das Ziel ist natürlich, dass die Gäste diese Komplexität niemals bemerken. Sie kommen einfach in ihrem Hotel an und checken ein.

Die Koffer-Operation

Einer der Services, den die Gäste während der Veranstaltung am meisten schätzten, war das Gepäckmanagement. Als die Teilnehmer am Veranstaltungsort ankamen, konnten sie ihren Koffer den Gastgebern vor Ort übergeben und direkt zum Veranstaltungsprogramm übergehen. ATPI organisierte dann die Verteilung des gesamten Gepäcks an die verschiedenen Hotels und stellte sicher, dass jeder Koffer direkt im richtigen Zimmer landete. Das Ergebnis war eine 100%ige korrekte Lieferquote, worauf das Team besonders stolz war. „Es gibt immer einen Moment, in dem man Hunderte von Koffern aufgereiht sieht und denkt: ‚Okay Team… lasst uns sicherstellen, dass jeder einzelne im richtigen Zimmer landet‘“, lacht Gaby. „Wenn alles perfekt funktioniert, fühlt es sich ein bisschen wie Event-Logistik-Magie an.“

Teams vor Ort

Während der Veranstaltungswoche waren ATPI-Teams sowohl am Veranstaltungsort als auch in den Hotels präsent. Am Veranstaltungsort unterstützte das Vor-Ort-Team beim Scannen der Teilnehmer, der Koordination der Gepäcklogistik, der Beantwortung von Gästefragen und der Hilfe für die Teilnehmer bei der Event-App. Gleichzeitig waren Reiseleiter in allen neun Hotels anwesend, um die Gäste beim Check-in zu unterstützen und als lokaler Ansprechpartner zu fungieren. „Oft sind es die kleinen Fragen, die den größten Unterschied machen“, erklärt Gaby. „Jemand fragt sich, wo seine nächste Session ist, jemand kommt später als erwartet an oder jemand fragt einfach, wo man den besten Kaffee in der Nähe findet. Verfügbare Ansprechpartner sorgen dafür, dass sich das gesamte Erlebnis reibungsloser anfühlt.“

Die Event-App in jeder Tasche

Neben der Logistik managte ATPI auch das komplette digitale Gästeerlebnis. Dies umfasste den gesamten Gästeregistrierungsprozess, die personalisierte Gäste-App und die Live-Reporting-Dashboards, die vom Organisationsteam verwendet wurden. Für alle Teilnehmer wurde die App schnell zum zentralen Knotenpunkt der Veranstaltung. Gäste konnten ihr persönliches Programm, Hotelinformationen, Transportdetails und ihren persönlichen QR-Code an einem Ort finden. Mit mehr als 80 verschiedenen Sessions im Programm machte es die App den Teilnehmern leicht, ihren eigenen Zeitplan zu navigieren. „Wir sagen immer, dass die App zum inoffiziellen Event-Assistenten wird“, sagt Gaby. „Wenn jemand fragt, wo er als Nächstes sein muss, lautet die Antwort normalerweise: ‚Schauen Sie in die App.‘“ Die ganze Woche über nutzte das Team auch Push-Benachrichtigungen, um mit allen Teilnehmern in Kontakt zu bleiben und Informationen bei Bedarf zu aktualisieren.

Echtzeit-Einblicke für Organisatoren

Hinter den Kulissen half das digitale Tool dem Organisationsteam auch, den Überblick über Gästebewegungen und Event-Logistik zu behalten. Durch Live-Reporting hatte der Kunde während der Veranstaltung kontinuierlichen Einblick in Gästezahlen und Teilnehmerströme. Transportanbieter konnten ebenfalls Echtzeit-Updates zu Gästedaten sehen, was die bekannte Herausforderung mehrerer E-Mail-Ketten und veralteter Transportlisten vermied. „Veranstaltungen sind immer dynamisch“, sagt Gaby. „Leute wechseln Sessions, kommen früher oder später als geplant an, und manchmal fahren Busse etwas früher ab als erwartet. Wenn alle mit denselben Echtzeitinformationen arbeiten, macht das die Dinge viel einfacher.“

Ein reibungsloser Start der Veranstaltung

Ein weiterer kleiner, aber wichtiger Teil des Erlebnisses war das Vor-Ort-Scansystem, das es dem Team ermöglichte, Abzeichen und Gepäckanhänger bei der Ankunft auszudrucken. Dies trug dazu bei, einen schnellen und einladenden Check-in-Prozess zu schaffen. „Das ist einer dieser ersten Momente, die wirklich den Ton angeben“, erklärt Gaby. „Wenn Gäste ankommen und alles sofort reibungslos funktioniert, fühlen sie sich sofort gut aufgehoben.“

Das wahre Geheimnis hinter einer reibungslosen Veranstaltung

Während Logistik und digitale Tools eine wichtige Rolle spielen, glaubt Gaby, dass der wahre Erfolg einer Veranstaltung dieser Größenordnung immer auf den Menschen zurückzuführen ist. „Es gibt bei jeder Veranstaltung einen Moment, in dem man sich umsieht und erkennt, wie viele Teams hinter den Kulissen zusammenarbeiten“, sagt sie. „Hotels, Transportpartner, Organisatoren, unser Vor-Ort-Team. Jeder trägt dazu bei, dass das Erlebnis funktioniert.“ Und wenn alles zusammenkommt? „Dann sagen die Gäste: ‚Diese Veranstaltung ist so gut organisiert.‘ Und genau das hofft man zu hören.“