Gruppereiser: Hvordan ATPI holder arrangementer i gang, selv når reiser stopper opp

Reiseavvik er uunngåelig. Det som betyr noe, er hvordan det håndteres. I februar feide en kraftig vinterstorm over fem provinser i Canada, noe som lammet driften og tvang frem mer enn 300 flykanselleringer over hele landet. Blant dem som ble rammet av avvikene, var deltakere på vei til et årlig nasjonalt salgsmøte i Toronto, med stramme tidsplaner og uten rom for forsinkelser. For teamet hos ATPI var målet enkelt: få alle frem, uansett hva. Rundt 70 av de 210 reisende ble direkte berørt. Da forholdene forverret seg kvelden før avreise, ble det raskt klart at dette ikke var en rutinemessig ombookingsøvelse. Det var et fullskala avvik.

Handling før avvikene topper seg

I stedet for å vente på at de reisende skulle bli strandet, startet responsen umiddelbart. Matthew Nadeau og kollegaen Tanzer Dumlu trådte i kraft i løpet av natten, og håndterte et stort volum av samtaler samtidig som de proaktivt identifiserte risikoer i hver reiserute. «Vi ventet ikke på at de reisende skulle sitte fast på flyplassen», forklarer Matthew. «Så snart kanselleringene begynte å komme inn, startet vi ombooking og omdirigering, og sikret ofte de siste tilgjengelige setene før systemene ble overbelastet.» Hastighet var ikke bare en fordel. Det var forskjellen mellom kontroll og kaos.

Utover standard prosedyre

Etter hvert som flyvninger ble kansellert og alternativene ble færre, var ikke standardløsninger lenger nok. Teamet måtte være kreative. Da en gruppe som reiste fra Quebec City mistet alle mulige flyruter, handlet ATPI raskt. Innen tre timer hadde de skaffet og sikret en personbil, og arrangerte en åtte timers transport over land til Toronto for å holde reisen i gang. I et annet tilfelle var en reisende strandet i en avsidesliggende del av Rocky Mountains og sto overfor flere flykanselleringer. Det eneste gjennomførbare alternativet var en fem timers kjøretur gjennom fjellpass til Kelowna, etterfulgt av et nattfly direkte til Toronto. På det tidspunktet var dette ikke lenger en enkel ombookingsøvelse; det var en situasjon i stadig endring. Men i stedet for å sende en rutinemessig oppdatering, svarte teamet med noe mer menneskelig: «En fem timers kjøretur gjennom Rockies for å rekke et nattfly? Det er ekte dedikasjon. Nå er det vårt oppdrag også å få deg til Toronto. Vi fikser dette.» Det endret dynamikken. Fra veien svarte den reisende: «Nå føles det som en fullverdig lagsport… Å ha dere i ryggen hos ATPI har gjort at hele Rocky Mountain-sagaen føles litt mindre vanvittig.»

Han ankom til slutt bare 12 timer etter planen, i tide til hovedprogrammet.

Fra avvik til en fornøyd kunde

Til tross for omfanget av avvikene, kom hver eneste deltaker frem til Toronto innen kvelden etter. Fra kundens perspektiv gikk arrangementet nøyaktig som planlagt, uten avbrudd der det betydde mest. Og det er det virkelige målet på suksess. Ikke antall ombookede flyvninger eller tilbakelagte kilometer, men det faktum at alt rett og slett fungerte. Etter arrangementet sa tilbakemeldingene alt: «Takk, Matthew, for fantastisk utførelse og rask respons på mitt arrangement, spesielt med alle endringene og kanselleringene. Det var fantastisk å jobbe med deg på dette prosjektet.»

Når alt endrer seg, forblir den rette partneren den samme

Avvik er en del av det å reise. Vær, forsinkelser og kanselleringer er sjelden til å unngå. Men for organisasjoner som gjennomfører kritiske arrangementer, er det som betyr noe å ha en partner som kan håndtere denne kompleksiteten og holde hjulene i gang. For når reisen håndteres godt, selv under press, blir ikke avvikene selve historien; arrangementet gjennomføres rett og slett slik det skal.

Planlegger du et arrangement der hver detalj teller?

Vi er her for å hjelpe deg med å sørge for at reisen går knirkefritt, uansett hva som skjer.