ATPI Events organiserer kurs, møter, konferanser, workshops og symposier for vitenskapelige organisasjoner. Som et resultat av COVID-19-pandemien kunne en kundes årlige ansattfest ikke organiseres «live». Kunden ønsket derfor å organisere den årlige festen via en online plattform, et digitalt arrangement, for å tilby ansatte muligheten til å ha en avslappet kveld i en uformell atmosfære.
Vi jobbet hardt med et uforglemmelig digitalt arrangement. Nysgjerrig på hvordan vi gikk frem? Vi forklarer det basert på vår 5-trinnsplan.
Trinn 1: undersøk
Når vi skaper et ideelt digitalt arrangement, starter våre prosjektledere med trinn 1: «Undersøk». Den spesifikke utfordringen presentert av kunden påvirket organiseringen av ansattfesten. Normalt organiseres ansattfesten per land der kontoret ligger. På grunn av overgangen til en online fest ble alle kontorer i de forskjellige landene involvert. Dette fikk konsekvenser for programmet og antall deltakere. Det var derfor nødvendig å undersøke hvilken plattform som best passet målene.
Kunden uttrykte en preferanse for å organisere onlinefesten med Let’s Get Digital-plattformen. En plattform som hovedsakelig brukes til å organisere konferanser. Det var derfor nødvendig å se nøye på mulighetene plattformen tilbyr – og hvilke alternativer som best egner seg for en ansattfest.
Trinn 2: skap
I samarbeid med et team fra ulike avdelinger var det ukentlige konsultasjoner om status. Hvilke ideer ble fremsatt, og hvordan kunne disse ideene konverteres til resultater. Etter noen av disse ukentlige møtene ble et program satt sammen.
Live lobby-strøm med vertinner, velkomst og introduksjon av organisasjonens toppledelse (både live og via videoforbindelse), live musikk fra en DJ, band med vokalist og opptredener fra det nederlandske Metropole Orkester, innspilte videomeldinger fra kolleger
Strømmerom à la Hollands Got Talent (innsendte opptredener fra ansatte inkludert vert og live jury)
Strømmerom med Pub Quiz (inkludert live vert)
To strømmerom spesielt for ulike avdelinger for å diskutere resultater
Nettverkskarusell der ansatte får muligheten til å møte hverandre digitalt
Oppskriftsmarked med innsendte oppskrifter fra ansatte inkludert «Hvordan»-videoer
Promotering av interne veldedige formål med live chat fra ambassadører
Trinn 3: gjennomfør
For å sikre at hele programmet gikk knirkefritt, ble det utarbeidet manus for hver del, slik at alle involverte ansatte visste nøyaktig når de ulike elementene skulle finne sted. Hvilke kameraer som skulle være i gang når, og hvem som skulle ha lyd til hvilken tid. På festdagen ble en «generalprøve» organisert på forhånd, der hele programmet ble gjennomgått.
Utfordringene vi møtte i organiseringen av ansattfesten hadde å gjøre med Covid-19-retningslinjene. Tenk på et maksimalt antall personer som faktisk kunne være til stede. Tilstrekkelig avstand måtte også holdes, og deler av programmet måtte organiseres fra et annet sted, med en live forbindelse.
Ved å kartlegge alle disse utfordringene på forhånd, kunne alle motta de riktige instruksjonene. Ulike funksjonaliteter på plattformen ble hyppig testet før festen, for å sikre et knirkefritt arrangement.
«Ved å kartlegge alle disse utfordringene på forhånd, kunne alle motta de riktige instruksjonene»
Trinn 4: administrer
På dagen for ansattfesten måtte alle involverte i organisasjonen være på live-lokasjonen rundt kl. 12:00. De første forberedelsene startet seks timer før start.
Ulike saker ble diskutert på forhånd. Mikrofonene ble testet og kameraene ble plassert på de riktige stedene, i tillegg ble lydsjekken for artistene utført. Programmet ble også gjennomgått i detalj – og justert der det var nødvendig.
Deltakerne hadde frist til kl. 14:00 med å registrere seg. Klokken 16:00 mottok alle registrerte deltakere en e-post med en lenke til arrangementet pluss påloggingskodene som kunne brukes. Fra dette øyeblikket var det nedtelling til start. Deltakerne kunne logge inn fra kl. 17:45.
Klokken 17:45 logget de første deltakerne umiddelbart inn, telleren steg raskt, hvert minutt ble opptil 25 nye påloggede deltakere lagt til. Det var veldig travelt i den generelle chatten. Til slutt var det 750 deltakere som aktivt deltok. Fantastisk!
Trinn 5: evaluer og lær
Under det digitale arrangementet ble det umiddelbart mottatt positiv tilbakemelding om plattformens utseende & brukervennlighet, hvor fint det var at – til tross for denne tiden –
en ansattfest ble organisert.
Muligheten til å ha en uformell kveld med kolleger var noe mange trengte.
Kvelden gikk knirkefritt, ansatte nøt de ulike opptredenene, videoene og andre programposter. «Den beste kvelden siden starten av koronapandemien!» – ble ofte hørt. Vi er stolte av dette vellykkede arrangementet!
Den beste kvelden siden starten av koronapandemien!
Vi vil lede ditt digitale arrangement!
Det krever mye arbeid å planlegge og arrangere et digitalt arrangement.
Du må ikke bare finne et passende sted å strømme fra live, men du trenger også et registreringsverktøy for gjester og du må skape variert innhold. For eksempel foredragsholdere, workshops eller en produktpresentasjon. Vil gjestene dine se fra hjemmet eller vil de møtes på ulike fysiske steder? Og til slutt; hvilken type digitalt arrangement velger du? Et hybridarrangement, en live-strøm eller et webinar?
ATPI tilbyr praktisk, operativ kunnskap og forstår virkelig det online mediet.
Vi oversetter dine ønsker til ditt perfekte digitale arrangement. Betrakt oss som din uavhengige konsulent på dette området. Takket være våre mange års erfaring med arrangementer har vi bygget et stort nettverk slik at vi kan gi deg den beste rådgivningen og støtten. Vi vil administrere alt fra A til Å.
Skip to content
