ATPI Events organizza corsi, meeting, conferenze, workshop e simposi per organizzazioni scientifiche. A causa della pandemia di COVID-19, la festa annuale dei dipendenti di un cliente non ha potuto essere organizzata “dal vivo”. Il cliente ha quindi voluto organizzare la festa annuale tramite una piattaforma online, un evento digitale, per offrire ai dipendenti l’opportunità di trascorrere una serata rilassante in un’atmosfera informale.
Abbiamo lavorato duramente per un evento digitale indimenticabile. Curioso di sapere come abbiamo affrontato la cosa? Lo spieghiamo sulla base del nostro piano in 5 fasi.
Fase 1: indagine
Quando si crea un evento digitale ideale, i nostri Project Manager iniziano con la fase 1: “Indagine”. La specifica sfida presentata dal cliente ha avuto un effetto sull’organizzazione della festa dei dipendenti. Normalmente, la festa dei dipendenti viene organizzata per paese in cui si trova l’ufficio. A causa della transizione a una festa online, sono stati coinvolti tutti gli uffici dei diversi paesi. Ciò ha avuto conseguenze sul programma e sul numero di partecipanti. È stato quindi necessario indagare su quale piattaforma fosse più adatta agli obiettivi.
Il cliente ha espresso una preferenza per l’organizzazione della festa online con la piattaforma Let’s Get Digital. Una piattaforma utilizzata principalmente per l’organizzazione di conferenze. È stato quindi necessario esaminare attentamente le possibilità offerte dalla piattaforma e quali opzioni si adattano meglio a una festa del personale.
Fase 2: creazione
In collaborazione con un team di diversi dipartimenti, c’è stata una consultazione settimanale sullo stato delle cose. Quali idee sono state avanzate e come queste idee potrebbero essere convertite in output. Dopo alcuni di questi incontri settimanali, è stato messo insieme un programma.
Streaming live dalla lobby con hostess, benvenuto e introduzione da parte dell’alta dirigenza dell’organizzazione (sia dal vivo che tramite collegamento video), musica dal vivo di un DJ, band con cantante ed esibizioni della Dutch Metropole Orchestra, videomessaggi registrati dai colleghi
Stanza di streaming alla Hollands Got Talent (esibizioni presentate dai dipendenti, inclusi host e giuria dal vivo)
Stanza di streaming con Pub Quiz (incluso host dal vivo)
Due volte una stanza di streaming appositamente per diversi dipartimenti per discutere i risultati
Giostra di rete in cui i dipendenti hanno l’opportunità di incontrarsi digitalmente
Mercato di ricette con ricette presentate dai dipendenti, inclusi video “How to”
Promozione di enti di beneficenza interni con chat dal vivo da parte degli ambasciatori
Fase 3: conversione
Per garantire che l’intero programma si svolga senza intoppi, sono stati elaborati script per ogni parte, in modo che tutti i dipendenti coinvolti sapessero esattamente quando si sarebbero svolti i vari elementi. Quali telecamere dovrebbero funzionare quando e chi dovrebbe avere l’audio a che ora. Il giorno della festa, è stata organizzata in anticipo una “prova generale”, durante la quale è stato discusso l’intero programma.
Le sfide che abbiamo incontrato nell’organizzazione della festa dei dipendenti avevano a che fare con le linee guida Covid-19. Si pensi a un numero massimo di persone che potrebbero effettivamente essere presenti. Doveva anche essere mantenuta una distanza sufficiente e parti del programma dovevano essere organizzate da un’altra posizione, con un collegamento in diretta.
Mappando in anticipo tutte queste sfide, tutti sono stati in grado di ricevere le istruzioni corrette. Varie funzionalità della piattaforma sono state testate frequentemente prima della festa, per garantire un evento senza intoppi.
“Mappando in anticipo tutte queste sfide, tutti sono stati in grado di ricevere le istruzioni corrette”
Fase 4: Gestione
Il giorno della festa dei dipendenti, tutti coloro che erano coinvolti nell’organizzazione dovevano essere presenti nella location dal vivo intorno alle 12:00. I primi preparativi sono iniziati sei ore prima dell’inizio.
Varie questioni sono state discusse in anticipo. I microfoni sono stati testati e le telecamere sono state posizionate nei posti giusti, inoltre è stato eseguito il sound check per gli artisti. Anche il programma è stato rivisto in dettaglio e modificato ove necessario.
I partecipanti avevano tempo fino alle 14:00 per registrarsi. Alle 16:00 tutti i partecipanti registrati hanno ricevuto un’e-mail con un link all’evento più i codici di accesso che potevano essere utilizzati. Da questo momento in poi è stato un conto alla rovescia per l’inizio. I partecipanti potevano effettuare il login dalle 17:45.
Alle 17:45 i primi partecipanti si sono subito collegati, il contatore è salito rapidamente, ogni minuto si sono aggiunti fino a 25 nuovi partecipanti collegati. C’era molto traffico nella chat generale. Alla fine c’erano 750 partecipanti che hanno partecipato attivamente. Incredibile!
Fase 5: valutare e imparare
Durante l’evento digitale, sono stati immediatamente ricevuti feedback positivi sull’aspetto e l’atmosfera della piattaforma, su quanto fosse bello che – nonostante questo periodo –
fosse stata organizzata una festa dei dipendenti.
L’opportunità di trascorrere una serata informale con i colleghi era qualcosa di cui molti avevano bisogno.
La serata è trascorsa senza intoppi, i dipendenti si sono goduti le varie esibizioni, i video e altri elementi del programma. “La notte migliore dall’inizio della pandemia di corona!” – si sentiva spesso dire. Siamo orgogliosi di questo evento di successo!
La notte migliore dall’inizio della pandemia di corona!
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Ci vuole molto lavoro per pianificare e ospitare un evento digitale.
Non solo devi trovare una location adatta per lo streaming live, ma hai anche bisogno di uno strumento di registrazione per gli ospiti e devi creare una varietà di contenuti. Ad esempio relatori, workshop o una presentazione del prodotto. I tuoi ospiti guarderanno da casa o si incontreranno in varie location fisiche? E infine; che tipo di evento digitale scegli? Un evento ibrido, uno streaming live o un webinar?
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