Événement numérique : Fête des employés avec 750 invités

Client

Client principal

Secteur

L’hospitalité

Inge Kramer

Chef de projet principal

e : inge.kramer@atpi.com

ATPI Events organise des cours, des réunions, des conférences, des ateliers et des symposiums pour les organisations scientifiques. En raison de la pandémie de COVID-19, la fête annuelle des employés d’un client n’a pas pu être organisée “en direct”. Le client souhaitait donc organiser la fête annuelle via une plateforme en ligne, un événement numérique, afin d’offrir aux employés la possibilité de passer une soirée détendue dans une atmosphère informelle.

Nous avons travaillé dur pour créer un événement numérique inoubliable. Curieux de savoir comment nous avons abordé cette question ? Nous l’expliquons sur la base de notre plan en 5 étapes.

Étape 1 : Enquêter

Lors de la création d’un événement numérique idéal, nos chefs de projet commencent par l’étape 1 : “Enquêter”. Le défi spécifique présenté par le client a eu un effet sur l’organisation de la fête des employés. Normalement, la fête des employés est organisée par pays où se trouve le bureau. En raison de la transition vers une fête en ligne, tous les bureaux des différents pays ont été impliqués. Cela a eu des conséquences sur le programme et le nombre de participants. Il a donc été nécessaire de rechercher la plate-forme la mieux adaptée aux objectifs.

Le client a exprimé sa préférence pour l’organisation de la fête en ligne avec la plateforme Let’s Get Digital. Une plateforme principalement utilisée pour l’organisation de conférences. Il était donc nécessaire d’examiner attentivement les possibilités offertes par la plateforme et de déterminer quelles options conviennent le mieux à une fête du personnel.

Étape 2 : Créer

En collaboration avec une équipe de différents départements, une consultation hebdomadaire a été organisée pour faire le point sur la situation. Quelles sont les idées avancées et comment ces idées peuvent-elles être converties en résultats. Après quelques-unes de ces réunions hebdomadaires, un programme a été élaboré.

  • Flux en direct dans le hall d’entrée avec des hôtesses, accueil et introduction par la haute direction de l’organisation (à la fois en direct et via une connexion vidéo), musique en direct d’un DJ, d’un groupe avec chanteur et performances du Dutch Metropole Orchestra, messages vidéo enregistrés de la part de collègues.
  • Salle de streaming à la Hollands Got Talent (performances soumises par les employés, y compris l’hôte et le jury en direct)
  • Salle de streaming avec Pub Quiz (avec animateur en direct)
  • Deux fois par an, une salle de streaming spécialement pour les différents départements afin de discuter des résultats.
  • Carrousel de réseaux dans lequel les employés ont la possibilité de se rencontrer numériquement
  • Marché des recettes avec des recettes soumises par les employés, y compris des vidéos “Comment faire”.
  • Promotion des associations caritatives internes par le biais d’un chat en direct avec les ambassadeurs
Étape 3 : Conversion

Pour garantir le bon déroulement de l’ensemble du programme, des scripts ont été élaborés pour chaque partie, afin que tous les employés concernés sachent exactement à quel moment se dérouleront les différents éléments. Quelles caméras doivent fonctionner à quel moment et qui doit avoir le son à quel moment. Le jour de la fête, un “Dry Run” a été organisé à l’avance, au cours duquel l’ensemble du programme a été discuté.

Les défis que nous avons rencontrés dans l’organisation de la fête des employés étaient liés aux lignes directrices de Covid-19. Pensez au nombre maximum de personnes qui pourraient être présentes. Il fallait également maintenir une distance suffisante et organiser certaines parties du programme à partir d’un autre endroit, avec une connexion en direct.

En planifiant tous ces défis à l’avance, tout le monde a pu recevoir les bonnes instructions. Les différentes fonctionnalités de la plateforme ont été fréquemment testées avant la fête, afin de garantir le bon déroulement de l’événement.

“En préparant tous ces défis à l’avance, tout le monde a pu recevoir les bonnes instructions.

Étape 4 : Gérer

Le jour de la fête des employés, toutes les personnes impliquées dans l’organisation devaient être sur place vers 12 heures. Les premiers préparatifs ont commencé six heures avant le départ.

Diverses questions ont été discutées à l’avance. Les microphones ont été testés et les caméras ont été placées au bon endroit, tandis que la vérification du son pour les artistes a été effectuée. Le programme a également fait l’objet d’un examen approfondi – et d’ajustements le cas échéant.

Les participants avaient jusqu’à 14 heures pour s’inscrire. À 16 heures, tous les participants inscrits ont reçu un courriel contenant un lien vers l’événement ainsi que les codes de connexion à utiliser. A partir de ce moment, le compte à rebours a commencé. Les participants pouvaient se connecter à partir de 17h45.

À 17 h 45, les premiers participants se sont immédiatement connectés, le compteur s’est rapidement mis à tourner, toutes les minutes, jusqu’à 25 nouveaux participants se sont connectés. La discussion générale a été très animée. Au final, 750 personnes ont participé activement. Incroyable !

Étape 5 : Évaluer et apprendre

Lors de l’événement numérique, des réactions positives ont immédiatement été reçues concernant l’aspect et la convivialité de la plateforme, et le fait qu’il était agréable de constater que, malgré le temps écoulé, l’utilisation de la plateforme était toujours aussi efficace.
une fête des employés a été organisée.

La possibilité d’organiser une soirée informelle avec des collègues était une chose dont beaucoup avaient besoin.

La soirée s’est déroulée sans encombre, les employés ont apprécié les différents spectacles, vidéos et autres éléments du programme. “La meilleure nuit depuis le début de la pandémie de corona !” – a-t-on souvent entendu. Nous sommes fiers de cet événement réussi !

La meilleure nuit depuis le début de la pandémie de corona !

Nous réalisons votre événement numérique !

La planification et l’organisation d’un événement numérique demandent beaucoup de travail.

Vous devez non seulement trouver un lieu approprié pour la diffusion en direct, mais aussi disposer d’un outil d’enregistrement pour les invités et créer un contenu varié. Par exemple, des conférenciers, des ateliers ou la présentation d’un produit. Vos invités regarderont-ils depuis leur domicile ou se réuniront-ils dans différents lieux physiques ? Enfin, quel type d’événement numérique choisissez-vous ? Un événement hybride, une diffusion en direct ou un webinaire ?

ATPI offre des connaissances pratiques et opérationnelles et comprend parfaitement le média en ligne.

Nous traduisons vos souhaits en un événement numérique parfait. Considérez-nous comme votre consultant indépendant dans ce domaine. Grâce à nos nombreuses années d’expérience dans le domaine de l’événementiel, nous avons construit un vaste réseau qui nous permet de vous fournir les meilleurs conseils et le meilleur soutien. Nous nous chargeons de tout, de A à Z.