ATPI - Services

Research management: meten is weten

In overleg met onze opdrachtgever formuleren we heldere doelstellingen: wat wil je meten en weten? En waarom? Denk hierbij bijvoorbeeld aan haalbaarheidsanalyses m.b.t. evenementen. Vragen als: past het binnen het geschetste budget, is er voldoende en kwalitatief aansluitende accommodatie beschikbaar, zijn er logistieke uitdagingen waar op locatie rekening mee moet worden gehouden en zijn doelstellingen haalbaar in de beschikbare tijd? Maar ook: welke verschillende stakeholders zijn er voor mijn evenementen, hoe beoordelen ze het evenement en hoe kan ik hier lering uit trekken m.b.t. toekomstige producties? Of: hoe verhouden de investeringen in events en stakeholders zich tot de vooraf gestelde zakelijke doelstellingen op het gebied van Return on Investment?

Invitation & registration management: make it count!

In veel gevallen is de uitnodiging of vooraankondiging voor een evenement een van de eerste contactmomenten met gasten. Concreet betekent dit: 1. Bestaande merkboodschappen ondersteunen (in stijl, vorm, taal en middel), 2. Op tijd zijn (zodat de agenda’s van gasten nog plooibaar zijn) met een juiste tijdfasering voor werving, registratie en inschrijven en 3. Gebalanceerde aanpak van online en ‘live’ communicatie. De juiste mix van online registratietools en menselijk contact bespaar je als opdrachtgever tijd, geeft gasten een aangenaam gevoel en werkt stuwend voor de opkomst. Kortom, zeker de moeite waard om vooraf bewust mee bezig te zijn.

Programma design: ontwerp de ultieme beleving

Bij het ontwikkelen van een sterk programma is het belangrijk te weten wat er op de locatie te doen is qua aanbod, planning, budget, logistiek, veiligheid, etc. Maar minstens zo belangrijk, is het vooraf helder te krijgen wat je exact wilt bereiken met een programma - en voor wie? Alleen dan is het mogelijk om objectief te toetsen of het de zakelijke doelstellingen ondersteunt. Dat kan van alles zijn, denk aan training, informatie overdracht, belonen, relatie onderhoud, plezier, netwerken of teambuilding? En welk profiel hebben de gasten (man/vrouw, leeftijd, sportief, intellectueel, achtergrond, verwachtingen)? “Wat moet een gast zich, moe maar voldoen thuisgekomen, herinneren?” is een vraag die we regelmatig stellen, omdat het een goede indicatie geeft van het primaire belang. Een doelstelling is namelijk zelden eendimensionaal, iedereen wil zoveel mogelijk bereiken met één middel. Een goed programma is scherp en altijd op maat.

Sociaal programma: beleef de bestemming

Welke mogelijkheden biedt de bestemming voor sociale programma’s? Zijn er unieke lunch of dinerlocaties, hotspots, ‘must sees’ of is er behoefte aan bijvoorbeeld sportieve of culturele activiteiten? Kortom, wat valt er te beleven ter plaatse en in hoeverre sluit dit aan bij jouw doelstellingen als opdrachtgever en die van je gasten?

On-site event management: een vak apart

We organiseren graag van A tot Z, maar desgewenst kunnen we ons ook toeleggen op het on-site management van een productie. Dit vereist een geheel eigen expertise en uitgebreide ervaring waar in de praktijk veel vraag naar is. Een groep ter plaatse begeleiden gaat nu eenmaal beter als je weet waar de spreekwoordelijke angels zitten én de bestemming kent. Vaak loopt het net wat anders dan vooraf bedacht. Wij ‘ontzorgen’ onze opdrachtgevers ter plaatse maximaal. Je hebt daardoor tijd om je te richten op de doelstellingen van het event in plaats van op de randvoorwaardelijke zorg en logistiek.

Logistics: leg de puzzel en stem af

Het leggen van de logistieke puzzel is iets waar we ons de afgelopen decennia veelvuldig in hebben getraind. Vooral bij complexe, internationale trajecten van aanzienlijk volume komt dit tot wasdom. Denk aan gasten die vanuit diverse landen invliegen voor evenementen, waarbij een strakke programmering leidend is en verschillende programmaonderdelen aan elkaar gekoppeld zijn. Bijvoorbeeld de Olympische Spelen of grootschalige internationale productlanceringen en internationale meetings binnen een krap tijdsbestek. Je wilt er zeker van zijn dat die groep uit India ook op tijd is om de key-note van de CEO bij te wonen…

Group Ticketing: specialistische kennis en ervaring

Voor het boeken van vluchten vanaf tien personen stellen luchtvaartmaatschappijen het maken van een groepsboeking verplicht. Deze boeking is complexer dan een reguliere boeking. Dat zit ‘m in zaken als seating (bij voorkeur naast elkaar), flexibiliteit bij het aanleveren van reizigersgegevens (paspoortdata zijn vaak pas later beschikbaar bij groepen en wijzigen regelmatig), de inkoop en planning van de gehele reis (smart inkoop en prijsvergelijk) en het (kosteloos) annuleren van tickets tot een bepaalde periode. Dit alles maakt persoonlijk contact en expertise van een intermediair noodzakelijk. Helemaal als er speciale wensen zijn t.a.v. bagage. Denk aan instrumenten, sportieve uitrusting, dieren of andere waardevolle goederen? Of aan wisselende reisschema’s van internationale gasten die invliegen en op hetzelfde moment samen moeten zijn (optredens, conferenties, etc.). Deze kritische processen regel je het liefst met iemand die bewezen kundig en ervaren is. Die jouw belangen behartigt, ontzorgt, aan alles denkt. En mocht het in geval van overmacht toch anders lopen (denk aan uitvallende vluchten wegens extreme weersomstandigheden): direct alternatieven levert.

Guest Experience: merkbeleving vooraf, tijdens en na het evenement

Idealiter ontwikkelen we een gastbeleving op maat. We analyseren per stakeholder alle contactmomenten (‘touch points’) en creëren een totale belevenis die aansluit bij de doelstellingen op het gebied van merkbeleving, budget, individuele gastwensen én lokale mogelijkheden. In onze ervaring is het de optelsom van de totale beleving en alle details die hierbij komen kijken die bij gasten leidt tot een ‘wow’ beleving. Denk aan een persoonlijk welkom op de luchthaven, een late check-out of een event App met een smoelenboek om het onderlinge contact te vergemakkelijken. Je wilt je als gast gekoesterd, een beetje verwend voelen. Ook het plaatsen of verwerken van producten van de opdrachtgever draagt bij aan de merkbeleving.

Ticketing: een vak apart

Een belangrijk onderdeel in hospitality programma’s rondom sportevenementen zijn de entreekaarten voor de sportwedstrijd(en). Dit vertegenwoordigt aanzienlijke waarde en brengt een complexe logistiek met zich mee. Fysieke tickets moeten worden opgeslagen, verdeeld over over talrijke gasten, soms van over de hele wereld. Voor onze opdrachtgevers verzorgen we desgewenst de aanvraag bij de sportfederatie of het organiserende committée, de allocatie van de tickets en de uiteindelijke distributie van ‘tickets’.

Finance & reporting: controle en overzicht

Met name bij omvangrijke projecten die over een langere periode lopen is het voor jou als opdrachtgever noodzakelijk om overzicht te hebben en te houden. Tegelijkertijd is dit een uitdaging, omdat er zoveel factoren een rol spelen. Denk aan wisselende ticketprijzen, buitenlandse BTW en onvoorziene omstandigheden. We helpen je graag met heldere overzichten en rapportages voor jezelf, maar ook t.b.v. interne management rapportages en het naderhand meetbaar maken van doelstellingen op het gebied van ROI (return of investment).

Insights voor Sports Events

ATPI leeft toe naar CL-finale: “Verschil maken met combinatie van digitale communicatie en persoonlijk contact”

ATPI Sports Events organiseert hospitality programma’s en guest experiences tijdens grote sportevenementen, zoals de Olympische Spelen, The Ocean Race en verschillende UEFA-competities, waaronder de Champions League.

Lees meer

Delivering what really matters: ATPI en de Clipper Round the World Yacht Race

Lees meer

Delivering what really matters: The Ocean Race en ATPI

Voor The Ocean Race 2022-2023 slaan ATPI Sports Events en The Ocean Race de handen ineen om unieke en onvergetelijke ‘guest experiences’ te realiseren. In deze casestudy laten we zien hoe ATPI Sports Events hospitality programma’s kan verzorgen, waarbij een gezonde oceaan de hoofdrol speelt.

Lees meer

Just Eat Takeaway.com en ATPI leveren topprestaties op UEFA Women’s EURO 2022

Groter, mooier en spannender dan ooit: Tijdens het UEFA Women’s EURO voetbal 2022 in Engeland werden flink wat records verbroken.

Lees meer

Hoe is de ervaring van sportfans de afgelopen jaren geëvolueerd?

Hoe verschillend de omstandigheden per sport ook zijn, één ding hebben zij gemeen: de passie voor de sport. De spanning in aanloop naar de wedstrijd, het juichen of het verdriet zijn ervaringen die al jaren onveranderd zijn, maar de ervaring daaromheen verandert voortdurend.

Lees meer

De sportindustrie als grootste influencer op gebied van duurzaamheid?

Sport is altijd al gezien als middel om te verbinden met elkaar. Als je aan een influencer in de sport denkt, denk je al snel aan designermode, trainingsmiddelen of sociale bezigheden. Maar wat voor invloed kunnen deze influencers uitoefenen voor een meer milieubewuste generatie?

Lees meer