Het geheime draaiboek achter elite sportreizen

Het beheren van reizen voor een sportteam gaat niet alleen over van A naar B komen. Het gaat over het navigeren door strikte schema’s, krappe budgetten en de onvoorspelbare aard van sport, terwijl u ervoor zorgt dat iedereen klaar aankomt om te concurreren. Als het gaat om groepsvluchten, doen de details ertoe. En ze goed krijgen kan echt een verschil maken.

Kevin Perrin, Global Head of Commercial Relations for Sports Business bij ATPI, heeft gewerkt met teams op elk niveau, van nationale en internationale federaties tot competities. Hij weet precies hoe complex groepsreizen kunnen zijn. “Wanneer een sportorganisatie naar ons komt met een krap budget, zoeken we niet alleen naar het goedkoopste tarief,” zegt Kevin. “We bekijken het volledige plaatje: routes, bagage, timing, flexibiliteit, en bouwen een plan dat daadwerkelijk voor hen werkt.” Benieuwd hoe dat uitpakt in het echte leven? Lees verder om te zien hoe strategie snelkoppelingen verslaat als het gaat om teamreizen.

Het begint met het volledige plaatje

Bij ATPI begint waarde niet bij de boekingsfase. Het begint veel eerder, met de juiste
vragen. Wie reist er, en hoeveel mensen? Waar gaan ze naartoe? Wanneer moeten ze
daar zijn? Welke uitrusting nemen ze mee, en hoeveel flexibiliteit is er
in het schema? Door de context vooraf te begrijpen, kunnen we kansen spotten
die niet zouden opduiken in een basis tariefzoekopdracht, zoals reizigers groeperen per regio, alternatieve luchthavens kiezen, of charter mengen met commerciële vluchten om het beste resultaat te krijgen. “Het
gaat nooit alleen over het vinden van de goedkoopste stoel,” zegt Kevin. “Het gaat over het bouwen van het meest
efficiënte plan.”

De juiste tools, en de juiste mensen

ATPI’s groepsreisdesk verbindt direct met boekingsplatforms en NDC-content, wat
toegang geeft tot zowel publieke als onderhandelde tarieven in real-time. Maar het gaat niet alleen over toegang, het gaat
over wat we ermee doen. We gebruiken tarieftracking om de beste prijzen vroeg vast te houden, route-
opties te vergelijken, en veranderingen te monitoren via aangepaste dashboards. Deze tools helpen dingen
op koers te houden, maar het zijn de mensen erachter die ze laten werken. “Onze technologie laat ons
snel bewegen,” legt Kevin uit. “Maar onze ervaring is wat het allemaal samenbrengt.”

Flexibiliteit inbouwen, en gemoedsrust

Groepsreizen in sport zijn zelden eenvoudig. Blessures, oproepen en veranderende opstellingen betekenen
dat plannen constant verschuiven. Daarom ontwerpen we flexibiliteit in elk plan vanaf het begin.
Door nauwe luchtvaartmaatschappijpartnerschappen beveiligen we tariefvoorwaarden die naamswijzigingen ondersteunen,
gespreide deadlines, flexibele ticketing, en zelfs extra bagage voor teamuitrusting. Dit
zijn geen extraatjes, het zijn praktische waarborgen die teams helpen wendbaar te blijven. “Sterke partnerschappen
laten ons het budget en het schema beschermen, zelfs wanneer plannen veranderen,” zegt Kevin.

Plannen voor het onvermijdelijke

In elite sport is verandering niet alleen mogelijk, het wordt verwacht. Of het nu een last-minute speler-
wissel is of een onverwachte vertraging, teams hebben reisplannen nodig die kunnen aanpassen zonder
stress of extra kosten te veroorzaken. Daarom monitoren we boekingen in real-time en onderhandelen we voorwaarden die
teams ademruimte geven. Als er iets verschuift, wordt het afgehandeld, zonder verstoring. “Flexibiliteit
is de slimste verzekeringspolis die een team kan hebben,” voegt Kevin toe.

Een real-world voorbeeld: de 2025 Canada Games

Om dit in actie te zien, kijk naar de 2025 Canada Games. ATPI verplaatst meer dan 5.000
deelnemers, atleten, coaches en officials, van elke provincie en territorium naar één gaststad. In plaats van honderden afzonderlijke boekingen, bouwden we één gecoördineerd plan. Door
reizen per regio te groeperen en schema’s af te stemmen, beveiligden we nationale luchtvaartmaatschappijcontracten met flexibele
tariefvastleggingen, extra bagagetoeslagen, en voorwaarden die naamswijzigingen ondersteunen tot aan
vertrek. Het resultaat? Een soepelere ervaring voor elke deelnemer, en een efficiënter
gebruik van publieke en partnerfondsen.

Teamreizen laten werken voor iedereen

Bij ATPI benaderen we groepsvluchten met dezelfde mindset die teams meebrengen naar competitie: wees
voorbereid, blijf flexibel, en werk altijd als een eenheid. Met de juiste planning, slimme tools, en
sterke partnerschappen is het mogelijk om meer te leveren, zelfs wanneer budgetten krap zijn. Want
geweldige prestaties beginnen met een geweldige reis

Klaar om jouw team’s reisstrategie te heroverwegen? Laten we samen een slimmer plan bouwen.