ATPI Events organiseert cursussen, vergaderingen, congressen, workshops en symposia voor wetenschappelijke organisaties. Als gevolg van de COVID-19 pandemie kon het jaarlijkse personeelsfeest van een klant niet “live” georganiseerd worden. De klant wilde daarom het jaarlijkse feest via een online platform, een digitaal evenement, organiseren om medewerkers de mogelijkheid te bieden een ontspannen avond te hebben in een informele sfeer.
We hebben hard gewerkt aan een onvergetelijk digitaal evenement. Ben je benieuwd hoe we dit hebben aangepakt? We leggen het uit aan de hand van ons 5-stappenplan.
Stap 1: onderzoeken
Bij het creëren van een ideaal digitaal evenement starten onze Project Managers bij stap 1: ‘Onderzoeken’. De specifieke uitdaging die de klant presenteerde, had invloed op de organisatie van het personeelsfeest. Normaal gesproken wordt het personeelsfeest per land georganiseerd waar het kantoor gevestigd is. Door de overgang naar een online feest waren alle kantoren van de verschillende landen betrokken. Dit had gevolgen voor het programma en het aantal deelnemers. Het was daarom noodzakelijk om te onderzoeken welk platform het beste aansloot bij de doelstellingen.
De klant gaf de voorkeur aan het organiseren van het online feest met het Let’s Get Digital platform. Een platform dat voornamelijk wordt gebruikt voor het organiseren van conferenties. Het was daarom noodzakelijk om zorgvuldig te kijken naar de mogelijkheden die het platform biedt – en welke opties het beste passen bij een personeelsfeest.
Stap 2: creëren
In samenwerking met een team van verschillende afdelingen was er wekelijks overleg over de stand van zaken. Welke ideeën werden geopperd en hoe konden deze ideeën worden omgezet in output. Na enkele van deze wekelijkse bijeenkomsten werd een programma samengesteld.
Live lobby stream met hostessen, welkom en introductie door het hoger management van de organisatie (zowel live als via een videoverbinding), live muziek van een DJ, band met zanger en optredens van het Nederlandse Metropole Orkest, opgenomen videoboodschappen van collega’s
Streamingruimte à la Holland’s Got Talent (ingezonden optredens van medewerkers inclusief host en live jury)
Streamingruimte met Pub Quiz (inclusief live host)
Twee keer een streamingruimte speciaal voor verschillende afdelingen om resultaten te bespreken
Netwerkcarrousel waarin medewerkers de mogelijkheid hebben elkaar digitaal te ontmoeten
Receptenmarkt met ingezonden recepten van medewerkers inclusief “How to” video’s
Promotie van interne goede doelen met live chat van ambassadeurs
Stap 3: omzetten
Om ervoor te zorgen dat het hele programma soepel verloopt, werden er scripts opgesteld voor elk onderdeel, zodat alle betrokken medewerkers precies wisten wanneer welke onderdelen zouden plaatsvinden. Welke camera’s wanneer moesten draaien en wie op welk moment geluid moest hebben. Op de dag van het feest werd vooraf een “Dry Run” georganiseerd, waarbij het hele programma werd doorgenomen.
De uitdagingen die we tegenkwamen bij de organisatie van het personeelsfeest hadden te maken met de Covid-19 richtlijnen. Denk aan een maximaal aantal mensen dat daadwerkelijk aanwezig mocht zijn. Er moest ook voldoende afstand worden gehouden en onderdelen van het programma moesten vanaf een andere locatie worden georganiseerd, met een live verbinding.
Door al deze uitdagingen vooraf in kaart te brengen, kon iedereen de juiste instructies ontvangen. Diverse functionaliteiten van het platform werden voorafgaand aan het feest frequent getest, om een soepel verloop van het evenement te garanderen.
“Door al deze uitdagingen vooraf in kaart te brengen, kon iedereen de juiste instructies ontvangen”
Stap 4: Managen
Op de dag van het personeelsfeest moest iedereen die betrokken was bij de organisatie rond 12:00 uur ’s middags op de live locatie aanwezig zijn. De eerste voorbereidingen begonnen zes uur voor de start.
Diverse zaken werden vooraf besproken. De microfoons werden getest en de camera’s werden op de juiste plaatsen gepositioneerd, plus de soundcheck voor de artiesten werd uitgevoerd. Het programma werd ook gedetailleerd doorgenomen – en waar nodig aangepast.
Deelnemers hadden tot 14:00 uur om zich te registreren. Om 16:00 uur ontvingen alle geregistreerde deelnemers een e-mail met een link naar het evenement plus de inlogcodes die gebruikt konden worden. Vanaf dit moment was het aftellen tot de start. Deelnemers konden inloggen vanaf 17:45 uur.
Om 17:45 uur logden de eerste deelnemers direct in, de teller liep snel op, elke minuut kwamen er tot wel 25 nieuwe ingelogde deelnemers bij. Het was erg druk in de algemene chat. Uiteindelijk waren er 750 deelnemers die actief deelnamen. Geweldig!
Stap 5: evalueren en leren
Tijdens het digitale evenement werd direct positieve feedback ontvangen over de look & feel van het platform, hoe fijn het was dat – ondanks deze tijd –
een personeelsfeest werd georganiseerd.
De mogelijkheid om een informele avond met collega’s te hebben was iets waar velen behoefte aan hadden.
De avond verliep soepel, medewerkers genoten van de diverse optredens, video’s en andere programmaonderdelen. “De beste avond sinds het begin van de coronapandemie!” – werd vaak gehoord. We zijn trots op dit succesvolle evenement!
De beste avond sinds het begin van de coronapandemie!
Wij regelen jouw digitale evenement!
Het kost veel werk om een digitaal evenement te plannen en te hosten.
Je moet niet alleen een geschikte locatie vinden om live te streamen, maar je hebt ook een registratietool voor gasten nodig en je moet diverse content creëren. Denk aan sprekers, workshops of een productpresentatie. Zullen jouw gasten vanuit huis kijken of zullen ze elkaar ontmoeten op verschillende fysieke locaties? En tot slot; welk type digitaal evenement kies je? Een hybride evenement, een livestream of een webinar?
ATPI biedt praktische, operationele kennis en begrijpt het online medium echt.
We vertalen jouw wensen naar jouw perfecte digitale evenement. Beschouw ons als jouw onafhankelijke consultant op dit gebied. Dankzij onze jarenlange evenementenervaring hebben we een groot netwerk opgebouwd, zodat we je het beste advies en de beste ondersteuning kunnen bieden. We regelen het allemaal van A tot Z.
Skip to content
