De klant had een technologisch platform nodig om de ervaring van de deelnemers te verbeteren, door ze te gebruiken voor online registratie, hotelreserveringen en ook communicatie voor en tijdens de conferentie. ATPI Corporate Events werd ook gevraagd om accommodatie op basis van toewijzing te regelen voor afgevaardigden in hotels in de buurt van de gekozen locatie. CSM had ook wat overleg nodig over hun conferentieagenda, waardoor duidelijk werd dat ATPI Corporate Events de transfers voor het evenement moest verzorgen.
De klant
CSM Bakery Solutions is een internationale leiderin de bakkerij-industrie en produceert een breed assortiment bakkerijproducten voor klanten in meer dan 100 landen.
Het bedrijf heeft 34 productiefaciliteiten, 26 distributiecentra, vier innovatiecentra en meer dan 8.500 werknemers.
Het projectteam van CSM had een online registratieplatform en reisbeheer nodigvoor hun internationale verkoopconferentie in het Verenigd Koninkrijk voor 270 deelnemers. De vooraf geselecteerde locatie was het iconische Manchester United Football Ground, Old Trafford.
De uitdaging
De opdracht van de klant was dat ze hun deelnemers een technologisch platform wilden bieden dat gebruikt kon worden voor registratie, hotelreserveringen en ook communicatie voor en tijdens de conferentie.
Daarnaast werd ATPI Corporate Events gevraagd om accommodatie te regelen op allocatiebasis voor deelnemers in nabijgelegen hotels bij de gekozen locatie. De uitdaging bestond uit het verkrijgen van meer dan 250 kamers in verschillende grote accommodatieblokken in hotels binnen een straal van maximaal drie mijl en in een korte doorlooptijd van drie weken.
CSM had ook wat overleg nodig over hun conferentieagenda, waardoor duidelijk werd dat ATPI Corporate Events de transfers voor het evenement moest verzorgen.
De oplossing
ATPI Corporate Eventszorgde met succes voor een positieve ervaring voor de deelnemers en verzorgde het reismanagement voor het evenement. Deelnemers werden aan het evenement voorgesteld via een gepersonaliseerde e-mailuitnodiging die was ontworpen door ATPI Corporate Events.
De inhoud bevatte links naar het online registratieplatform, evenals een op maat gemaakte merkwebsite waarmee CSM updates kon geven aan de deelnemers met betrekking tot de agenda, sprekers, hotelkeuzes en lokale informatie.
Naast regelmatige e-mailcommunicatie naar afgevaardigden via het online systeem, werd er ook een app gelanceerd voor het evenement. ATPI Corporate Events ontwierp een op maat gemaakte mobiele app waar de deelnemers toegang hadden tot alle belangrijke gegevens, naast extra content zoals de dresscode en het tafelplan.
Naast regelmatige e-mailcommunicatie naar afgevaardigden via het online systeem, werd er ook een app gelanceerd voor het evenement. ATPI Corporate Events ontwierp een op maat gemaakte mobiele app waar de deelnemers toegang hadden tot alle belangrijke gegevens, naast extra content zoals de dresscode en het tafelplan.
Deelnemers konden elkaar zoeken en berichten sturen via het platform en het werd tijdens het evenement bijgewerkt met live informatie zoals vertrektijden.
Door gebruik te maken van de hefboomwerking en koopkracht van de ATPI-groep werd accommodatie geregeld in vijf hotels in de buurt van de locatie, met opties variërend van 3*- tot 5*-hotels en met flexibele voorwaarden die annuleringen en wijzigingen toestonden tot vlak voor het evenement.
Via het online registratieplatform konden gasten het hotel van hun voorkeur kiezen en boeken en direct op de site wijzigingen aanbrengen. Bovendien werd de beschikbaarheid van hotels bepaald door de anciënniteit van de afgevaardigde via de registratiesite. Zo konden VIP’s als enige deelnemers boeken de optie van een vijfsterrenhotel.
Door zorgvuldig beheer van de blokken en waarschuwingen die waren ingesteld, kon het team van ATPI Corporate Events het aantal kamers verhogen of verlagen om ervoor te zorgen dat alle delegatieleden over accommodatie beschikten en tegelijkertijd de annuleringskosten tot een minimum te beperken.
Door gebruik te maken van de verdere mogelijkheden van het online registratiesysteem, vroeg ATPI Corporate Events de vluchtinformatie van deze afgevaardigden op en beheerde deze, controleerde de geldigheid van de vluchten en groepeerde ze om ervoor te zorgen dat de transfers kosteneffectief waren.
Het team van ATPI Corporate Events verwerkte tijdens het evenement wijzigingen met de transferprovider en regelde hostessen bij alle drie de terminals om de delegatieleden bij aankomst te begroeten.
Het resultaat
De conferentie was een succes en omdat alle logistiek voor het evenement werd afgehandeld via de online registratiepagina en app, bespaarde dit tijd voor het CSM-projectteam, zodat zij zich konden richten op het leveren van de inhoud van de vergadering en de doelstellingen voor het evenement.
Het team had ook een gerust gevoel omdat ze wisten dat hun deelnemers een positieve gebruikerservaring hadden voor, tijdens en na de conferentie, omdat ze de hele tijd op hun mobiele apparaat werden geüpdatet.
Er werden kostenbespaard dankzij de koopkracht van de ATPI Groep via de accommodatie en ook door gebruik te maken van een ATPI-transportbedrijf van voorkeur voor de transfers. Alle deelnemers kregen een enquête na afloop van het evenement. Het resultaat was dat ATPI Corporate Eventsuitstekende feedback kreeg van zowel de deelnemers als de organisatoren.
Na het evenement werd een volledig gedetailleerd budgetoverzicht aan CSM verstrekt met een specificatie van alle geleverde diensten en een gedetailleerde beschrijving van de aanzienlijke besparingen en kortingen die werden bedongen.
CSM werkte samen met ATPI Corporate Events om de conferentie onder tijdsdruk succesvol te laten verlopen; de online registratietools waren intuïtief en de ondersteuning van hun evenemententeam met logistiek en deskundige begeleiding was van onschatbare waarde om van dit eerste internationale evenement een doorslaand succes te maken.
Skip to content
