Kunden trengte en teknologisk plattform for å forbedre deltageropplevelsen, som kunne brukes til online registrering, hotellreservasjoner og kommunikasjon før og under konferansen. ATPI Corporate Events ble også bedt om å finne overnatting på allokeringsbasis for deltagere på hoteller i nærheten av det valgte arrangementstedet. CSM trengte også rådgivning om konferanseprogrammet, som understreket behovet for at ATPI Corporate Events skulle håndtere transport for arrangementet.
Kunden
CSM Bakery Solutions er en internasjonal lederi bakebransjen, som produserer et bredt utvalg av bakevarer for kunder i mer enn 100 land.
Selskapet har 34 produksjonsanlegg, 26 distribusjonssentre, fire innovasjonssentre og mer enn 8 500 ansatte.
CSM-prosjektteamet trengte en online registreringsplattform og reiseadministrasjon for deres internasjonale salgskonferanse i Storbritannia for 270 deltagere. Det forhåndsvalgte stedet var det ikoniske Manchester United fotballstadion, Old Trafford.
Utfordringen
Oppdraget fra kunden var at de ønsket at deres deltagere skulle ha en teknologisk plattform som kunne brukes til registrering, hotellreservasjoner og kommunikasjon før og under konferansen.
I tillegg ble ATPI Corporate Events bedt om å finne overnatting på allokeringsbasis for deltagere på hoteller i nærheten av det valgte stedet. Utfordringen var å skaffe over 250 rom i flere store overnattingsblokker på hoteller innenfor en maksimal radius på tre miles og med en kort leveringstid på tre uker.
CSM trengte også rådgivning om konferanseprogrammet, som understreket behovet for at ATPI Corporate Events skulle håndtere transporten for arrangementet.
Løsningen
ATPI Corporate Events skapte vellykket en positiv deltageropplevelse og håndterte reiseadministrasjonen for arrangementet. Deltagerne ble introdusert for arrangementet gjennom en personlig e-postinvitasjon designet av ATPI Corporate Events.
Innholdet inkluderte lenker til online registreringsplattformen, samt et merket skreddersydd nettsted som gjorde det mulig for CSM å gi oppdateringer til deltagerne angående agenda, foredragsholdere, hotellvalg og lokal informasjon.
I tillegg til regelmessig e-postkommunikasjon til deltagerne via online-systemet, ble det også lansert en app for arrangementet. ATPI Corporate Events designet en skreddersydd mobilapp hvor deltagerne kunne få tilgang til all nøkkelinformasjon sammen med tilleggsinnhold som antrekkskode og bordplan.
I tillegg til regelmessig e-postkommunikasjon til deltagerne via online-systemet, ble det også lansert en app for arrangementet. ATPI Corporate Events designet en skreddersydd mobilapp hvor deltagerne kunne få tilgang til all nøkkelinformasjon sammen med tilleggsinnhold som antrekkskode og bordplan.
Deltagerne kunne søke og sende meldinger til hverandre gjennom plattformen, og den ble oppdatert under arrangementet for å vise sanntidsinformasjon som hentetider for avreise.
Ved å bruke ATPI-gruppens forhandlingskraft og kjøpekraft, ble det skaffet overnatting på fem hoteller i nærheten av stedet, med alternativer fra 3* til 5* hoteller og med fleksible vilkår og betingelser som tillot avbestillinger og endringer helt frem til like før arrangementet.
Gjennom online registreringsplattformen kunne gjestene velge og bestille sitt foretrukne hotell og gjøre endringer direkte på nettstedet. I tillegg ble tilgjengeligheten av hoteller bestemt av deltagerens ansiennitet gjennom registreringsnettstedet. For eksempel var VIP-er de eneste deltagerne som kunne bestille alternativet med et fem-stjerners hotell.
Gjennom nøye administrasjon av blokkene og varsler som ble satt opp, kunne ATPI Corporate Events-teamet øke eller redusere antall rom som ble holdt av for å sikre at alle deltagere hadde overnatting samtidig som avbestillingsgebyrer ble minimert.
Ved å utnytte ytterligere funksjonalitet i online registreringssystemet, ba ATPI Corporate Events om og administrerte flyinformasjonen for disse deltagerne, kryssjekket gyldigheten av flyvninger og grupperte dem sammen for å sikre at transport var kostnadseffektiv.
ATPI Corporate Events-teamet behandlet endringer gjennom hele arrangementet med transportleverandøren og ordnet vertinner ved alle tre terminalene for å ta imot deltagerne ved ankomst.
Resultatet
Konferansen var en suksess og siden all logistikk for arrangementet ble håndtert gjennom online registreringssiden og appen, sparte dette tid for CSM-prosjektteamet slik at de kunne fokusere på å levere møteinnhold og målsettinger for arrangementet.
Teamet hadde også ro i sinnet med visshet om at deres deltagere hadde en positiv brukerreise før, under og etter konferansen da de ble oppdatert kontinuerlig på deres mobile enheter.
Kostnadsbesparelser ble oppnådd takket være kjøpekraften til ATPI Group gjennom overnattingen og ved å bruke en foretrukket ATPI transportleverandør for transporten. En spørreundersøkelse etter arrangementet ble sendt til alle deltagere. Resultatet var at ATPI Corporate Eventsmottok utmerkettilbakemelding fra både deltagere og arrangører.
En fullstendig detaljert budsjettoppstilling ble gitt til CSM etter arrangementet som spesifiserte alle tjenestene som ble levert og også detaljerte de betydelige besparelsene og rabattene som ble forhandlet frem.
CSM samarbeidet med ATPI Corporate Events for å levere konferansen vellykket under tidspress; online registreringsverktøyene var intuitive og støtten fra deres arrangementsteam med logistikk og ekspertveiledning var uvurderlig i å gjøre det som var et første internasjonalt arrangement til en overveldende suksess.
Skip to content
