Erfahren Sie, wie ATPI Events maßgeschneiderte Veranstaltungstechnologie für CSM Bakery Solutions entwickelte und implementierte
Der Kunde benötigte eine technologische Plattform zur Verbesserung des Teilnehmererlebnisses, die für die Online-Registrierung, Hotelreservierungen und die Kommunikation vor und während der Konferenz genutzt werden sollte. ATPI Corporate Events wurde auch gebeten, Unterkünfte auf Zuteilungsbasis für die Teilnehmer in nahegelegenen Hotels zum gewählten Veranstaltungsort zu beschaffen. CSM benötigte zudem Beratung bezüglich ihrer Konferenzagenda, was die Notwendigkeit unterstrich, dass ATPI Corporate Events die Transfers für die Veranstaltung übernehmen sollte.
Der Kunde
CSM Bakery Solutions ist ein internationaler Marktführerin der Backwarenindustrie, der eine breite Palette von Backwaren für Kunden in mehr als 100 Ländern herstellt.
Das Unternehmen verfügt über 34 Produktionsstätten, 26 Vertriebszentren, vier Innovationszentren und mehr als 8.500 Mitarbeiter.
Das CSM-Projektteam benötigte eine Online-Registrierungsplattform und Reisemanagement für ihre internationale Vertriebskonferenz, die in Großbritannien für 270 Delegierte stattfand. Der vorab ausgewählte Veranstaltungsort war das ikonische Manchester United Football Ground, Old Trafford.
Die Herausforderung
Der Auftrag des Kunden war, dass die Delegierten eine technologische Plattform erhalten sollten, die für die Registrierung, Hotelreservierungen und auch die Kommunikation vor und während der Konferenz genutzt werden konnte.
Zusätzlich wurden ATPI Corporate Events gebeten, Unterkünfte auf Zuteilungsbasis für die Delegierten in nahegelegenen Hotels zum gewählten Veranstaltungsort zu beschaffen. Die Herausforderung bestand darin, über 250 Zimmer in mehreren großen Unterkunftsbereichen in Hotels innerhalb eines maximalen Radius von drei Meilen und das innerhalb einer kurzen Vorlaufzeit von drei Wochen zu erhalten.
CSM benötigte zudem Beratung bezüglich ihrer Konferenzagenda, was die Notwendigkeit unterstrich, dass ATPI Corporate Events die Transfers für die Veranstaltung übernehmen sollte.
Die Lösung
ATPI Corporate Events schuf erfolgreich ein positives Teilnehmererlebnis und übernahm das Reisemanagement für die Veranstaltung. Die Teilnehmer wurden durch eine personalisierte E-Mail-Einladung, die von ATPI Corporate Events entworfen wurde, in die Veranstaltung eingeführt.
Der Inhalt umfasste Links zur Online-Registrierungsplattform sowie eine gebrandete maßgeschneiderte Website, die es CSM ermöglichte, die Delegierten über die Agenda, Redner, Hotelauswahl und lokale Informationen auf dem Laufenden zu halten.
Zusätzlich zur regelmäßigen E-Mail-Kommunikation mit den Delegierten über das Online-System wurde auch eine App für die Veranstaltung eingeführt. ATPI Corporate Events entwickelte eine maßgeschneiderte mobile App, wo die Delegierten alle wichtigen Daten zusammen mit zusätzlichen Inhalten wie z.B. dem Dresscode und dem Tischplan abrufen konnten.
Zusätzlich zur regelmäßigen E-Mail-Kommunikation mit den Delegierten über das Online-System wurde auch eine App für die Veranstaltung eingeführt. ATPI Corporate Events entwickelte eine maßgeschneiderte mobile App, wo die Delegierten alle wichtigen Daten zusammen mit zusätzlichen Inhalten wie z.B. dem Dresscode und dem Tischplan abrufen konnten.
Die Teilnehmer konnten sich über die Plattform suchen und Nachrichten senden, und sie wurde während der Veranstaltung aktualisiert, um Live-Informationen wie z.B. Abholzeiten für die Abreise anzuzeigen.
Durch die Nutzung der Hebelwirkung und Einkaufskraft der ATPI-Gruppe wurden Unterkünfte in fünf Hotels in der Nähe des Veranstaltungsortes beschafft, mit Optionen von 3*- bis 5*-Hotels und mit flexiblen Geschäftsbedingungen, die Stornierungen und Änderungen bis kurz vor der Veranstaltung ermöglichten.
Über die Online-Registrierungsplattform konnten Gäste ihr bevorzugtes Hotel auswählen und buchen und Änderungen direkt auf der Website vornehmen. Zusätzlich wurde die Verfügbarkeit der Hotels durch die Seniorität des Delegierten über die Registrierungsseite festgelegt. Zum Beispiel waren VIPs die einzigen Delegierten, die die Option eines Fünf-Sterne-Hotels buchen konnten.
Durch sorgfältiges Management der eingerichteten Blöcke und Benachrichtigungen konnte das ATPI Corporate Events Team die Anzahl der reservierten Zimmer erhöhen oder verringern, um sicherzustellen, dass alle Delegierten eine Unterkunft hatten, während gleichzeitig die Stornierungsgebühren minimiert wurden.
Durch die Nutzung weiterer Funktionen des Online-Registrierungssystems forderte ATPI Corporate Events die Fluginformationen dieser Delegierten an und verwaltete sie, wobei die Gültigkeit der Flüge überprüft und diese zusammengefasst wurden, um sicherzustellen, dass Transfers kostengünstig waren.
Das ATPI Corporate Events Team bearbeitete während der gesamten Veranstaltung Änderungen mit dem Transferanbieter und arrangierte, dass Hostessen an allen drei Terminals waren, um die Delegierten bei der Ankunft zu begrüßen.
Das Ergebnis
Die Konferenz war ein Erfolg, und da die gesamte Logistik für die Veranstaltung über die Online-Registrierungsseite und App abgewickelt wurde, sparte dies dem CSM-Projektteam Zeit, sodass sie sich auf die Bereitstellung der Besprechungsinhalte und Ziele der Veranstaltung konzentrieren konnten.
Das Team hatte auch die Gewissheit, dass ihre Delegierten eine positive Nutzererfahrung vor, während und nach der Konferenz hatten, da sie durchgehend auf ihrem mobilen Gerät aktualisiert wurden.
Kosteneinsparungenwurden durch die Einkaufskraft der ATPI-Gruppe bei den Unterkünften und auch durch die Nutzung eines bevorzugten ATPI-Transportanbieters für die Transfers erzielt. Eine Umfrage nach der Veranstaltung wurde an alle Teilnehmer gesendet. Die Ergebnisse zeigten, dass ATPI Corporate EventsausgezeichnetesFeedback sowohl von den Teilnehmern als auch von den Organisatoren erhielt.
Eine vollständige detaillierte Budgetaufschlüsselung wurde CSM nach der Veranstaltung zur Verfügung gestellt, die alle erbrachten Dienstleistungen auflistete und auch die erheblichen Einsparungen und ausgehandelten Rabatte detaillierte.
CSM arbeitete mit ATPI Corporate Events zusammen, um die Konferenz unter Zeitdruck erfolgreich durchzuführen; die Online-Registrierungstools waren intuitiv, und die Unterstützung ihres Event-Teams bei Logistik und fachkundiger Beratung war von unschätzbarem Wert, um eine erstmalige internationale Veranstaltung zu einem vollen Erfolg zu machen.
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