Le client avait besoin d’une plateforme technologique pour améliorer l’expérience des délégués, en l’utilisant pour l’inscription en ligne, les réservations d’hôtel et les communications avant et pendant la conférence. Il a également été demandé à ATPI Corporate Events de trouver des logements pour les délégués dans des hôtels situés à proximité du lieu choisi. CSM a également demandé à être consulté sur l’ordre du jour de sa conférence, ce qui a mis en évidence la nécessité pour ATPI Corporate Events de s’occuper des transferts pour l’événement.
Le client
CSM Bakery Solutions est un leader internationaldans l’industrie de la boulangerie, produisant une large gamme de produits de boulangerie pour des clients dans plus de 100 pays.
L’entreprise compte 34 sites de production, 26 centres de distribution, quatre centres d’excellence en matière d’innovation et plus de 8 500 employés.
L’équipe du projet CSM avait besoin d’une plateforme d’inscription en ligne et d’une gestion des voyagespour sa conférence internationale sur les ventes organisée au Royaume-Uni pour 270 délégués. Le lieu présélectionné était l’emblématique terrain de football de Manchester United, Old Trafford.
Le défi
Le client souhaitait que ses délégués disposent d’ une plateforme technologique pouvant être utilisée pour l’inscription, les réservations d’hôtel et les communications avant et pendant la conférence.
En outre, il a été demandé à ATPI Corporate Events de trouver des logements pour les délégués dans des hôtels situés à proximité du lieu choisi. Le défi consistait à obtenir plus de 250 chambres dans plusieurs grands blocs d’hébergement dans des hôtels situés dans un rayon maximum de trois miles et dans un délai court de trois semaines.
CSM a également demandé à être consulté sur le programme de sa conférence, ce qui a mis en évidence la nécessité pour ATPI Corporate Events de s’occuper des transferts pour l’événement.
La solution
ATPI Corporate Eventsa réussi à créer une expérience positive pour les délégués et s’est chargé de la gestion des voyages pour l’événement. Les participants ont été introduits à l’événement par le biais d’une invitation électronique personnalisée conçue par ATPI Corporate Events.
Le contenu comprenait des liens vers la plateforme d’inscription en ligne, ainsi qu’un site web personnalisé qui permettait au CSM de fournir des mises à jour aux délégués concernant l’ordre du jour, les intervenants, les choix d’hôtels et les informations locales.
En plus de la communication régulière par courriel aux délégués via le système en ligne, une application a également été lancée pour l’événement. ATPI Corporate Events a conçu une application mobile sur mesure où les délégués pouvaient accéder à toutes les données clés ainsi qu’à des contenus supplémentaires tels que le code vestimentaire et le plan de table.
En plus de la communication régulière par courriel aux délégués via le système en ligne, une application a également été lancée pour l’événement. ATPI Corporate Events a conçu une application mobile sur mesure où les délégués pouvaient accéder à toutes les données clés ainsi qu’à des contenus supplémentaires tels que le code vestimentaire et le plan de table.
Les participants pouvaient se rechercher et s’envoyer des messages par l’intermédiaire de la plateforme, qui a été mise à jour pendant l’événement pour afficher des informations en direct telles que les heures de ramassage des départs.
Grâce à l’influence et au pouvoir d’achat du groupe ATPI, l’hébergement a été assuré dans cinq hôtels proches du site, avec des options allant de 3* à 5* et des conditions flexibles permettant les annulations et les changements jusqu’à la veille de l’événement.
Grâce à la plateforme d’enregistrement en ligne, les clients peuvent choisir et réserver l’hôtel de leur choix et effectuer des modifications directement sur le site. En outre, la disponibilité des hôtels était déterminée par l’ancienneté du délégué sur le site d’inscription. Par exemple, les VIP étaient les seuls délégués à pouvoir réserver l’option d’un hôtel cinq étoiles.
Grâce à une gestion minutieuse des blocs et des alertes mis en place, l’équipe d’ATPI Corporate Events a pu augmenter ou diminuer le nombre de chambres afin de garantir l’hébergement de tous les délégués tout en minimisant les frais d’annulation.
En utilisant les capacités supplémentaires du système d’inscription en ligne, ATPI Corporate Events a demandé et géré les informations sur les vols de ces délégués, en vérifiant la validité des vols et en les regroupant pour garantir que les transferts soient rentables.
L’équipe d’ATPI Corporate Events a traité les changements tout au long de l’événement avec le prestataire de transfert et a organisé la présence d’hôtesses dans les trois terminaux pour accueillir les délégués à leur arrivée.
Le résultat
La conférence a été un succès et comme toute la logistique de l’événement a été gérée par la page et l’application d’inscription en ligne, l’équipe du projet CSM a gagné du temps, ce qui lui a permis de se concentrer sur le contenu de la réunion et les objectifs de l’événement.
L’équipe avait également l’esprit tranquille en sachant que les délégués avaient un parcours positif avant, pendant et après la conférence, puisqu’ils étaient informés tout au long de la conférence sur leur appareil mobile.
Des économies ont été réalisées grâce au pouvoir d’achat du groupe ATPI en matière d’hébergement et à l’utilisation d’un prestataire de transport ATPI privilégié pour les transferts. Une enquête postérieure à l’événement a été envoyée à tous les participants. ATPI Corporate Eventsa reçu d’excellents commentaires de la part des participants et des organisateurs.
Une ventilation budgétaire complète et détaillée a été fournie au CSM après l’événement, détaillant tous les services fournis ainsi que les économies et remises significatives négociées.
Le CSM s’est associé à ATPI Corporate Events pour organiser avec succès la conférence dans des délais serrés ; les outils d’inscription en ligne étaient intuitifs et le soutien de leur équipe événementielle en matière de logistique et de conseils d’experts a été inestimable pour faire de cet événement international inaugural un succès retentissant.
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