Gli eventi ibridi sono una combinazione di un evento fisico e online, che spesso si svolge dal vivo di fronte a un pubblico limitato, con un pubblico più ampio che partecipa online.
Un elemento importante che distingue un evento ibrido da un webinar o da una diretta streaming è l’interazione. I partecipanti a casa sono anche in contatto con altri partecipanti o relatori. L’esperienza virtuale è modellata sull’esperienza del pubblico dal vivo, il che significa che se chi guarda in loco riceve il pranzo, lo stesso pranzo verrà consegnato anche ai partecipanti seduti a casa.
Perché ora?
Il mondo è cambiato. Con il passare del tempo, gli eventi dal vivo riprenderanno gradualmente e la domanda è: come affrontare questa situazione? Puoi, ovviamente, invitare colleghi, partner commerciali e/o clienti in loco, ma l’aggiunta di un aspetto online offre maggiori possibilità.
Potrebbe essere che alcuni ospiti continuino a sentirsi nervosi all’idea di partecipare a eventi di persona per un po’ di tempo, oppure potresti avere un elenco di ospiti internazionali che desiderano fare scelte più sostenibili in fatto di viaggi.
Il nostro piano per gli eventi ibridi:
Processo preliminare digitale
L’era digitale offre molte opportunità per aggiungere un tocco più unico al tuo evento. Porta i tuoi ospiti in più luoghi online e lascia che partecipino al processo decisionale; passeggia per il centro di Barcellona da dietro il tuo laptop, lascia che i tuoi ospiti scelgano tra varie attività locali o organizza un laboratorio di cucina online con uno chef in loco per “assaggiare”…
Eventi ibridi e in loco
È difficile fare progetti in questo momento, poiché gran parte del futuro sembra ancora così incerto e molte organizzazioni sono riluttanti a dedicare risorse alla pianificazione di un evento che potrebbe essere annullato.
Lavorare con un’agenzia specializzata in eventi ti fornirà non solo una cassa di risonanza, ma anche un partner in grado di condensare i tuoi desideri in una proposta chiara e personalizzata, comprese condizioni di prenotazione trasparenti, in modo da non doverti confrontare con sorprese.
Alternative “per ogni evenienza”
Abbiamo visto tutti quanto velocemente possano essere applicate nuove restrizioni di viaggio e misure di sicurezza e molti di noi hanno anche visto quanto velocemente questo possa far deragliare eventi e riunioni pianificati.
Questo può essere incredibilmente frustrante per i responsabili degli eventi che si sono tenuti aggiornati con le normative in materia di salute e sicurezza e hanno completato tutta la documentazione obbligatoria per garantire che un evento sia conforme. Tuttavia, tenere conto di un’eventualità ibrida durante il processo di pianificazione significa che, se succede il peggio, il tuo evento può comunque andare avanti in qualche forma.
Vantaggi dell’organizzazione di un evento ibrido:
- Preservare la cultura aziendale – L’impegno e l’interazione sociale tra datori di lavoro e dipendenti sono importanti, soprattutto ora che lavoriamo tutti da casa.
- Un evento ibrido offre flessibilità: se si verificano circostanze impreviste, un evento ibrido può essere facilmente convertito in un evento completamente digitale.
- Coinvolgimento dei partecipanti – L’aggiunta di un elemento digitale a un evento dal vivo apre maggiori opportunità di coinvolgimento, come sondaggi e domande e risposte. I partecipanti in loco possono fare rete tra loro e anche i partecipanti a casa.
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