Réserver des voyages d’affaires plus intelligents et plus efficaces

La réservation d’un voyage d’affaires n’est pas une tâche facile et implique généralement de nombreuses recherches préalables : recherche des meilleurs vols, d’hôtels plus adaptés et d’informations culturelles et logistiques sur la destination.

Mais existe-t-il un moyen plus efficace de réserver des voyages d’affaires ?

C’est pourquoi nous avons rassemblé dans cet article les conseils et les meilleures pratiques des experts d’ATPI Corporate Travel:

Conseil n° 1 : planifier à l’avance

Saviez-vous que réserver vos billets d’avion à l’avance peut parfois vous faire économiser une somme importante ? Selon une étude, l’époque des offres de dernière minute est révolue. En moyenne, les billets d’avion sont moins chers s’ils sont réservés à l’avance – la date exacte de réservation dépend de la destination et de la compagnie aérienne. Nous comprenons qu’il n’est pas toujours possible de réserver des réunions ou des voyages d’affaires des semaines à l’avance, mais les dates de certains événements ou conférences sont rendues publiques bien avant la date du voyage. Organisez donc vos voyages d’affaires le plus rapidement possible et profitez des économies réalisées.

Conseil n° 2 : prolonger le voyage d’affaires

Il est parfois plus rentable d’effectuer un voyage d’affaires plus long que ce qui est strictement nécessaire. Par exemple, vous pouvez ajouter un voyage privé. De cette manière, le voyageur peut prendre son vol de retour un jour moins cher et l’organisation peut économiser de l’argent. En Europe, trois nuits sont parfois moins chères qu’une ou deux (Air France/KLM) et les billets d’avion pour le samedi soir/dimanche matin sont moins chers.

Conseil n° 3 : obtenir les bonnes informations sur les voyageurs

Plus vous recueillerez d’informations sur les préférences des voyageurs ou des entreprises, mieux ce sera. Par exemple, le voyageur est-il très flexible en termes de dates de voyage ? Si c’est le cas, cela peut permettre de réaliser d’importantes économies (voir le conseil n° 2). Les informations relatives à l’endroit où le voyageur doit se rendre, aux personnes qui voyageront et au prix le plus avantageux sont également pertinentes à ce stade. Souhaitent-ils un vol avec bagages ou une place payée ? Une agence de voyages d’affaires devra connaître ces informations avant de réserver des voyages d’affaires afin de proposer des options de voyage plus efficaces, il vaut donc la peine d’adopter cette pratique.

Conseil n° 4 : rechercher les avantages des grands voyageurs

Y a-t-il des vols fréquents vers la même destination ou avec la même compagnie aérienne ? Examinez ensuite les possibilités offertes par le programme de fidélisation d’une compagnie aérienne donnée. Cela se traduit rapidement par des privilèges pour le voyageur, tels qu’une réduction sur la réservation d’un siège ou d’un bagage.

Conseil n° 5 : choisissez un billet flexible

Nous constatons régulièrement que les voyageurs sont plus enclins à choisir le billet d’avion le moins cher, même s’il n’est pas modifiable. Dans ce cas, la règle suivante s’applique : les billets bon marché sont parfois les plus chers. Si vous souhaitez modifier le billet de ce voyageur, vous devrez acheter un tout nouveau billet d’avion, alors qu’un billet flexible à l’intérieur de l’Europe ne coûte souvent qu’une cinquantaine d’euros de plus. Jouez la carte de la sécurité et choisissez un billet flexible dans la mesure du possible.

Conseil n° 6 : se méfier des coûts cachés

À quoi faut-il faire attention lors de la réservation d’un bon hôtel pour un voyage d’affaires ? De nombreuses personnes réservent un hôtel en se basant uniquement sur le prix de base des chambres et sur le forfait conférence. Ce faisant, les coûts supplémentaires cachés ne sont souvent pas pris en compte, tels que les frais de parking ou de taxi, le petit-déjeuner ou la taxe de séjour. Les frais fixes sont payés par l’organisation, mais tous les extras à l’hôtel sont portés sur la carte de crédit de l’entreprise (par personne). Par conséquent, le coût final d’un séjour à l’hôtel par personne n’est pas clair. Afin d’avoir une idée des coûts totaux, il peut être utile de faire réserver des séjours à l’hôtel par un tiers.

Conseil n° 7 : envisager d’autres aéroports

De nombreux voyageurs d’affaires optent pour la commodité et souhaitent se rendre de l’aéroport le plus proche à l’aéroport de destination le mieux situé. Cependant, il est parfois plus rentable de chercher des solutions alternatives. Envisagez d’autres aéroports de départ, tels que Rotterdam, Eindhoven ou Maastricht, ou un transfert vers Düsseldorf ou Heathrow. Ou un aéroport proche de la destination finale, par exemple l’aéroport local de Gérone au lieu de Barcelone. Ce n’est pas toujours possible, mais plus le voyageur est flexible, moins le voyage est cher.

Conseil 8 : Combinez les billets

Il peut être judicieux de combiner plusieurs itinéraires de voyage vers des destinations européennes et intercontinentales. Vous bénéficiez ainsi d’un tarif moins élevé par trajet, ce qui vous permet d’économiser pas moins de 15 à 20 % par combinaison. Planifiez dès le début de l’année et demandez à votre agent de voyage si ces billets peuvent être combinés à votre avantage.

Conseil 9 : Attention aux prix pratiqués en ligne

Les prix des billets semblent souvent bon marché en ligne, mais ce n’est que lorsque vous cliquez sur le fournisseur de billets que vous pouvez voir si le billet désiré est réellement disponible. De plus, il y a souvent beaucoup de coûts invisibles, comme les frais de bagages ou de réservation de siège. Examinez attentivement les conditions de prix pour vous faire une idée plus précise des coûts qui sont avantageux.

Conseil 10 : Réserver un virement sur le compte

Beaucoup de voyageurs d’affaires prennent un taxi de l’aéroport à l’hôtel. Cependant, il y a un certain nombre de risques associés à cela. Que pensez-vous des taxis qui font délibérément le tour d’un pâté de maisons pour augmenter le prix de la course ? Ou des taxis qui n’ont pas de compteur du tout – et la course s’avère soudain beaucoup plus chère que ce qui avait été convenu à l’avance. Il peut alors être utile de réserver un transfert à l’avance à un prix convenu qui sera répercuté sur votre entreprise. De cette manière, les coûts sont transparents et tout est bien organisé pour le voyageur.

Conseil 11 : Choisissez le train plutôt que l’avion

Une grande partie des déplacements de votre organisation s’effectue-t-elle en Europe – à Paris ou à Londres, par exemple ? Dans ce cas, le train peut parfois être plus efficace que l’avion. Le voyageur arrive directement au centre-ville et gagne du temps car il n’a pas à attendre ses bagages, la porte d’embarquement et le contrôle des passeports. En outre, ils peuvent travailler sans être dérangés pendant le voyage et économiser les frais de transfert.

Conseil 12 : Travailler avec un TMC

Une TMC a infiniment plus d’expérience dans la réservation de voyages d’affaires. Par exemple, nos conseillers en voyages savent comment combiner plusieurs billets de manière encore plus avantageuse, quels sont les itinéraires à emprunter et la meilleure manière de structurer un billet. Tout cela permet de réaliser des économies supplémentaires sans qu’une organisation n’ait à poser la question. En outre, la collaboration avec une TMC vous permet de gagner beaucoup de temps en tant que réservataire de voyages d’affaires, ce qui vous permet de terminer le reste de votre liste de tâches.