Maîtriser l’hébergement de groupe : les coulisses logistiques d’ATPI

Découvrez comment ATPI maîtrise la logistique de l’hébergement, que ce soit pour 50 ou 5 000 invités.

Chez ATPI, gérer l’hébergement de groupes importants ne se résume pas à réserver des chambres. Il s’agit de gérer la complexité avec calme, pour offrir des séjours sans accroc à des clients corporatifs, des équipes sportives ou des invités VIP, sans compromis. Cheffe de projet chez ATPI, Sophie a organisé aussi bien des sommets internationaux que les déplacements d’athlètes d’élite. Elle nous dévoile comment ATPI transforme de grands défis en réussites logistiques.

« Qu’il s’agisse d’une tournée exécutive ou d’une équipe en route vers les séries éliminatoires, nous faisons en sorte que l’hébergement soit le dernier souci de nos clients », explique Sophie.

Concevoir le bon séjour

Chez ATPI, tout commence par l’écoute. Avant de suggérer une destination ou de contacter un hôtel, nous posons les bonnes questions : Quel est l’objectif de l’événement ? Qui sont les invités ? Quelle expérience est attendue ?

Ce n’est qu’une fois les besoins du client clairement définis que nous commençons à cartographier chaque exigence, destination idéale, catégorie d’hôtel, types de chambres, espaces de réunion, proximité des lieux d’activités, préférences alimentaires. Aucun groupe ne se ressemble, et ATPI le sait mieux que personne.

« Trouver le bon établissement ne se limite pas au nombre de lits », précise Sophie. « Il faut faire correspondre l’environnement entier aux objectifs du client, salles de réunion, repas d’équipe, stockage du matériel, voire blanchisserie pour les tenues sportives. »

Pour une retraite d’entreprise, un client souhaitait un mélange de salles de réunion formelles et d’un cadre de type resort. Sophie a collaboré avec l’équipe voyages d’ATPI pour valider l’accessibilité aérienne du lieu avant même de contacter les hôtels, car une logistique fluide commence toujours par une planification stratégique.

Négocier ce qui compte vraiment

Dans les réservations hôtelières de groupes, la flexibilité est aussi importante que le prix. ATPI va au-delà des négociations classiques pour intégrer des conditions adaptées aux réalités du terrain.

« Politiques d’annulation, clauses d’attrition, flexibilité des chambres : on négocie chaque détail », souligne Sophie. « Nos relations de longue date avec les hôtels font vraiment la différence. »

Pouvoir garantir des changements de noms, des modifications de dernière minute ou des arrivées échelonnées permet aux clients de garder le contrôle, même si le programme évolue.

Prêts face à l’imprévu

Sophie se rappelle un scénario en séries éliminatoires, où deux issues possibles exigeaient deux plans logistiques distincts. Les deux avaient été préparés à l’avance, et à minuit, dès que le résultat est tombé, le bon plan a été activé.

« Dès le matin, les chambres étaient confirmées, les menus communiqués aux chefs, les itinéraires publiés », raconte-t-elle. « L’équipe s’est réveillée avec un plan parfait. »

Ce niveau d’anticipation définit l’expertise d’ATPI, une précision alliée à une vraie agilité sur le terrain.

Coordination de bout en bout

L’hébergement n’est jamais un élément isolé. Il est lié au transport, aux transferts, aux services aux invités, aux opérations sur site. Sophie assure une coordination complète grâce à des outils en temps réel et une communication structurée.

« Nos systèmes permettent à tous les intervenants de suivre les mises à jour en direct », dit-elle. « De la liste des chambres aux cadeaux de bienvenue, tout est harmonisé. »

Qu’il s’agisse de suites VIP ou d’espaces de récupération pour les athlètes, ATPI veille à ce que chaque point de contact améliore l’expérience globale.

Des choix durables pour des séjours plus intelligents

La durabilité est intégrée à chaque étape de la planification de l’hébergement chez ATPI. Du choix d’hôtels écoresponsables à l’optimisation des trajets en groupe et la réduction des déchets, nous aidons nos clients à limiter leur empreinte environnementale sans sacrifier leur confort.

« On cherche toujours à rendre la logistique plus verte », ajoute Sophie. « De l’approvisionnement local aux supports numériques pour les invités, les petites décisions ont un impact réel. »

S’adapter à chaque invité

Ce qui distingue ATPI, c’est sa capacité à adapter chaque séjour aux personnes concernées. Les comités de direction recherchent la sophistication, les athlètes ont besoin de fonctionnalité et de concentration et les partenaires d’événements veulent de la fiabilité.

« Pour certains, réussir c’est un check-in fluide et un bon dîner. Pour d’autres, c’est un repas riche en protéines et une chambre proche de la salle d’entraînement », explique Sophie. « On conçoit chaque séjour autour de ce qui compte vraiment. »

Cette approche humaine garantit plus que du confort, elle donne du sens à chaque séjour.

Quand tout fonctionne parfaitement

En repensant à un événement de grande envergure, Sophie résume ce qui a rendu l’hébergement aussi fluide :

« Ce sont la planification, les relations, les outils et notre capacité à anticiper. Le client n’avait aucun souci. Les invités se sont sentis pris en charge du début à la fin. »

Chez ATPI, on pense que réussir l’hébergement de groupe ne consiste pas à réserver des chambres, mais à concevoir la bonne expérience.
De la stratégie au check-out, on s’occupe de tout.

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