Wenn Reisepläne schieflaufen, Schichtarbeiter zu spät zur Einschiffung oder zum Einsatz kommen, Projekte sich verzögern und was ein nahtloser Teil der Logistik sein sollte, wird plötzlich zu einer enormen Quelle von Stress, Frustration und Kosten.
Kosten sind entscheidend für einen sich erholenden Energiesektor, und der Wunsch nach einer Reduzierung der Reiseausgaben ist eine der Hauptmotivationen vieler Energieunternehmen, mit einem TMC zusammenzuarbeiten. Viele Energieunternehmen haben jedoch festgestellt, dass niedrige Kosten nicht unbedingt einen hohen Wert bedeuten, und mussten auf die harte Tour lernen, dass ein erfolgreiches Reiseprogramm ein feines Gleichgewicht zwischen Kosten- und Prozesseffizienz erfordert.
Sobald ein neuer Reisepartner in Ihrem Unternehmen implementiert und eingeführt wurde, wie können Sie sicherstellen, dass Sie weiterhin den größten Nutzen aus Ihrem Reiseprogramm ziehen?
Energy Travel-Programm
Die Experten von ATPI Energy Travel haben diesen kurzen Leitfaden zusammengestellt, der erörtert, was entscheidend ist, um sicherzustellen, dass Ihr Energieunternehmen den größten Nutzen aus Ihrem aktuellen Reiseprogramm zieht.
Ein flexibles Reiseprogramm ist unerlässlich, wenn Energieunternehmen ihre übergeordneten Geschäftsziele erreichen und den größten Nutzen aus ihrem TMC ziehen wollen, doch was bedeutet Flexibilität wirklich im Kontext des Energiesektors?
Die Bedingungen in der Energiebranche können sich ändern, und Pläne werden stark von politischen Einflüssen, extremem Wetter oder unvorhergesehenen Umständen vor Ort bestimmt. Daher bezieht sich Flexibilität auf die Fähigkeit, schnell auf diese Änderungen zu reagieren, ohne dass dies zu große Auswirkungen auf die Produktivität hat.
Einen Reisenden schnell in ein Flugzeug zu bekommen, ist eine Sache, aber es gibt eine Vielzahl von „Hinter den Kulissen“-Prozessen und Vorschriften bezüglich Visa und Genehmigungen, die berücksichtigt werden müssen – diese zu regeln, erfordert eine weitere Ebene der Flexibilität für ein Reiseprogramm.
Ein unflexibles Reiseprogramm kann hohe Kosten verursachen, sowohl in Bezug auf Produktivität, Effizienz als auch Reiseausgaben. Zum Beispiel könnte ein Programm, das die günstigsten möglichen Tarife über alles andere stellt, tatsächlich Gebühren und Abgaben zum Opfer fallen, die anfallen, wenn Reisepläne geändert werden müssen.
Ein wirklich flexibles Reiseprogramm sollte Folgendes umfassen:
Tarifbeschaffung
Die Zusammenarbeit mit einem Reiseanbieter, der Tarife weltweit beschaffen kann, bietet die beste Chance, günstige Konditionen zu sichern, aber es ist auch wichtig, auf die Art der Tarife zu achten, die Ihr Unternehmen bucht.
Es besteht die Fehlannahme, dass alle Buchungen nach Bestätigung unveränderlich sind, und daher zögern viele Energieunternehmen, zu weit im Voraus zu buchen, da sie wissen, dass sich ihre Reisepläne schnell ändern können. Marine-Tarife sind jedoch unglaublich flexibel und können recht einfach geändert werden, sodass es sich lohnt, die Vorlaufzeiten zu verlängern.
Gesamtreisekosten
Das Verständnis der Gesamtreisekosten Ihres Unternehmens ermöglicht eine genauere Berichterstattung und Budgetprognose, aber es kann eine Herausforderung sein, diese Informationen zu sammeln, wenn Ihr Unternehmen bei der Verwaltung von Crew-Rotationen oder Personalreisen auf verschiedene Systeme und Prozesse angewiesen ist.
Workflow-Management- und Reisebuchungssysteme zu finden, die sich in Personalmanagement-, Gehaltsabrechnungs-, HR- und Spesen-Tools integrieren lassen, ermöglicht eine einfachere Berichterstattung über die Gesamtreisekosten, da alle Informationen zentralisiert werden. Wenn Crew-Manager Zugang zu dieser Art von Daten haben, sind sie besser informiert und am besten in der Lage, Bereiche zu identifizieren, in denen Flexibilität zu den geringstmöglichen Kosten erreicht werden kann.
Berichterstattung und Analysen
Zu verstehen, wie Ihr Unternehmen heute reist, ist der beste Weg, um vorherzusagen, wie es in Zukunft reisen wird.
Bei Crew-Wechseln und Personalreisen fallen immense Datenmengen an – all dies muss gemeldet werden, wenn es strategisch im Rahmen von Kosten- und Zeitsparmaßnahmen genutzt werden soll. Die Möglichkeit, eigene Berichte über alles zu erstellen, von der Fürsorgepflicht und Nachverfolgung über Vorlaufzeiten und Verzögerungen bis hin zu den Kosten für Mahlzeiten und Bodentransport, verschafft Ihnen eine größere Kontrolle über Ihre Zeit und Ihre Ausgaben.
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