ATPI Events organisiert Kurse, Meetings, Konferenzen, Workshops und Symposien für wissenschaftliche Organisationen. Infolge der COVID-19-Pandemie konnte die jährliche Mitarbeiterfeier eines Kunden nicht „live“ organisiert werden. Der Kunde wollte die jährliche Feier daher über eine Online-Plattform, ein digitales Event, organisieren, um den Mitarbeitern die Möglichkeit zu bieten, einen entspannten Abend in informeller Atmosphäre zu verbringen.
Wir haben hart an einem unvergesslichen digitalen Event gearbeitet. Neugierig, wie wir das angegangen sind? Wir erklären es Ihnen anhand unseres 5-Schritte-Plans.
Schritt 1: Analyse
Bei der Gestaltung eines idealen digitalen Events beginnen unsere Projektmanager bei Schritt 1: „Analyse“. Die spezifische Herausforderung, die der Kunde stellte, hatte Auswirkungen auf die Organisation der Mitarbeiterfeier. Normalerweise wird die Mitarbeiterfeier pro Land organisiert, in dem sich das Büro befindet. Durch den Übergang zu einer Online-Feier waren alle Büros der verschiedenen Länder involviert. Dies hatte Konsequenzen für das Programm und die Teilnehmerzahl. Es war daher notwendig zu untersuchen, welche Plattform am besten zu den Zielen passte.
Der Kunde äußerte eine Präferenz für die Organisation der Online-Feier mit der Plattform Let’s Get Digital. Eine Plattform, die hauptsächlich für die Organisation von Konferenzen genutzt wird. Es war daher notwendig, die Möglichkeiten der Plattform sorgfältig zu prüfen – und welche Optionen am besten zu einer Mitarbeiterfeier passen.
Schritt 2: Konzeption
In Zusammenarbeit mit einem Team aus verschiedenen Abteilungen gab es wöchentliche Beratungen über den Stand der Dinge. Welche Ideen wurden vorgebracht und wie konnten diese Ideen in Ergebnisse umgesetzt werden. Nach einigen dieser wöchentlichen Treffen wurde ein Programm zusammengestellt.
Live-Lobby-Stream mit Hostessen, Begrüßung und Einführung durch das Top-Management der Organisation (sowohl live als auch per Videoverbindung), Live-Musik von einem DJ, Band mit Sänger und Auftritte des niederländischen Metropole Orchesters, aufgezeichnete Videobotschaften von Kollegen
Streaming-Raum à la „Holland’s Got Talent“ (eingereichte Darbietungen von Mitarbeitern inklusive Moderator und Live-Jury)
Streaming-Raum mit Pub-Quiz (inklusive Live-Moderator)
Zweimal ein Streaming-Raum speziell für verschiedene Abteilungen zur Diskussion von Ergebnissen
Netzwerk-Karussell, in dem Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich digital zu treffen
Rezeptmarkt mit eingereichten Rezepten von Mitarbeitern inklusive „How-to“-Videos
Förderung interner Wohltätigkeitsorganisationen mit Live-Chat von Botschaftern
Schritt 3: Umsetzen
Um einen reibungslosen Ablauf des gesamten Programms zu gewährleisten, wurden für jeden Teil Skripte erstellt, damit alle beteiligten Mitarbeiter genau wussten, wann welche Programmpunkte stattfinden würden. Welche Kameras wann laufen sollten und wer zu welcher Zeit Ton haben sollte. Am Tag der Feier wurde vorab ein „Probelauf“ organisiert, bei dem das gesamte Programm besprochen wurde.
Die Herausforderungen, denen wir bei der Organisation der Mitarbeiterfeier begegneten, hatten mit den Covid-19-Richtlinien zu tun. Denken Sie an eine maximale Personenanzahl, die tatsächlich anwesend sein durfte. Ausreichender Abstand musste ebenfalls eingehalten werden und Teile des Programms mussten von einem anderen Ort aus mit einer Live-Verbindung organisiert werden.
Indem alle diese Herausforderungen im Voraus erfasst wurden, konnte jeder die richtigen Anweisungen erhalten. Verschiedene Funktionalitäten der Plattform wurden vor der Feier häufig getestet, um einen reibungslosen Ablauf des Events zu gewährleisten.
„Indem alle diese Herausforderungen im Voraus erfasst wurden, konnte jeder die richtigen Anweisungen erhalten“
Schritt 4: Management
Am Tag der Mitarbeiterfeier mussten alle an der Organisation Beteiligten gegen 12:00 Uhr am Live-Standort sein. Die ersten Vorbereitungen begannen sechs Stunden vor dem Start.
Verschiedene Angelegenheiten wurden im Voraus besprochen. Die Mikrofone wurden getestet und die Kameras an den richtigen Stellen positioniert, zudem wurde der Soundcheck für die Künstler durchgeführt. Das Programm wurde ebenfalls detailliert überprüft – und bei Bedarf angepasst.
Teilnehmer hatten bis 14:00 Uhr Zeit, sich anzumelden. Um 16:00 Uhr erhielten alle registrierten Teilnehmer eine E-Mail mit einem Link zum Event sowie den verwendbaren Login-Codes. Von diesem Moment an begann der Countdown bis zum Start. Teilnehmer konnten sich ab 17:45 Uhr einloggen.
Um 17:45 Uhr loggten sich die ersten Teilnehmer sofort ein, der Zähler stieg schnell an, jede Minute kamen bis zu 25 neue eingeloggte Teilnehmer hinzu. Es war sehr viel los im allgemeinen Chat. Am Ende nahmen 750 Teilnehmer aktiv teil. Unglaublich!
Schritt 5: Auswertung und Erkenntnisse
Während des digitalen Events wurde sofort positives Feedback zum Look & Feel der Plattform erhalten, wie schön es war, dass – trotz dieser Zeit –
eine Mitarbeiterfeier organisiert wurde.
Die Möglichkeit, einen informellen Abend mit Kollegen zu verbringen, war etwas, das viele brauchten.
Der Abend verlief reibungslos, die Mitarbeiter genossen die verschiedenen Darbietungen, Videos und andere Programmelemente. „Die beste Nacht seit Beginn der Corona-Pandemie!“ – war oft zu hören. Wir sind stolz auf dieses erfolgreiche Event!
„Die beste Nacht seit Beginn der Corona-Pandemie!“
Wir leiten Ihr digitales Event!
Es erfordert viel Arbeit, ein digitales Event zu planen und zu veranstalten.
Sie müssen nicht nur einen geeigneten Ort für den Livestream finden, sondern benötigen auch ein Registrierungstool für Gäste und müssen eine Vielzahl von Inhalten erstellen. Zum Beispiel Redner, Workshops oder eine Produktpräsentation. Werden Ihre Gäste von zu Hause aus zusehen oder sich an verschiedenen physischen Orten treffen? Und schließlich: Welche Art von digitalem Event wählen Sie? Ein hybrides Event, einen Livestream oder ein Webinar?
ATPI bietet praktisches, operatives Wissen und versteht das Online-Medium wirklich.
Wir übersetzen Ihre Wünsche in Ihr perfektes digitales Event. Betrachten Sie uns als Ihren unabhängigen Berater in diesem Bereich. Dank unserer langjährigen Event-Erfahrung haben wir ein großes Netzwerk aufgebaut, sodass wir Ihnen die beste Beratung und Unterstützung bieten können. Wir managen alles von A bis Z.
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