Innsiden av ATPIs oppdrag med å flytte 5 000 deltakere til Canada-lekene 2025

Bak kulissene ved Canada-lekene 2025: ATPI i bevegelse

Som offisiell reisepartner for Canada-lekene 2025 er ATPI Sports Travel stolt av å støtte den sømløse forflytningen av over 5 000 deltakere, inkludert utøvere, trenere, lagledere og alt sportsutstyr til og fra St. John’s, Newfoundland og Labrador i Canada. Dette omfattende multisportsarrangementet er avhengig av pålitelig koordinering, og det er her ATPIs Sports Travel-ekspertise kommer inn. Shelley Fleming, prosjektleder i ATPI, leder arbeidet: «Min rolle innebærer å ha fullstendig oversikt over all reiselogistikk inn og ut av St. John’s denne august.» Med fokus på presisjon, effektivitet og utøveropplevelse fortsetter ATPI Sports Travel å levere skreddersydde reiseløsninger for et av verdens mest komplekse arrangementer.

Koordinering av kompleksitet

Å håndtere reiselogistikken for et arrangement av denne størrelsen krever mer enn operasjonell ekspertise, det krever samarbeid, strategisk tenkning og en dyp forståelse av interessentenes prioriteringer. Siden Canada-lekenes reiseprogram er fullfinansiert av føderale myndigheter, er budsjettoverholdelse og kostnadseffektivitet avgjørende. Men for ATPI handler det å levere verdi om mer enn kostnadsstyring, det handler om å sikre en sømløs, positiv reiseopplevelse for hver utøver og delegat. «Vi må balansere kostnadseffektivitet med Canada Games Councils reisepolitikk, som prioriterer utøvernes komfort,» sier Shelley. «Dette inkluderer å bare bestille direkteflygninger og tilby måltider på flyvninger over fire timer.»

Hvordan bygger man et reiseprogram når en av de første utfordringene er mangel på tilstrekkelige flymuligheter? «Fra starten av var den største hindringen å finne nok flykapasitet til og fra et samfunn med begrensede kommersielle flyvninger,» forklarer Shelley. «Vi måtte introdusere charterflygninger, som naturligvis økte kostnadene. Det betydde at vi måtte omarbeide planen med våre leverandører og identifisere smartere måter å optimalisere flybruken på.» Takket være sterke leverandørforhold og tett koordinering med ATPI Travel Desk, lyktes teamet med å sikre flere kommersielle flymuligheter. Resultatet: et mer effektivt, kostnadsbevisst reiseprogram som møter både logistiske krav og deltakernes behov.

Hvordan ATPI EventsHub driver reiseplanlegging for Canada-lekene

Å koordinere reisen for tusenvis av utøvere fra 13 provinser og territorier er ingen vanlig logistisk oppgave, det krever strukturert prosjektledelse, transparent kommunikasjon og sømløst samarbeid i hvert trinn.

For å gi dette nivået av organisering liv, bruker ATPI sin ATPI EventsHub plattform, et verktøy som støtter planlegging gjennom alle faser av Canada-lekenes reiseprogram. ATPI EventsHub muliggjør sanntids oppgavesporing, strømlinjeformet informasjonsdeling og datadrevet beslutningstaking, som hjelper alle partnere å holde seg på linje og i rute. «Vi følger en detaljert tilbakeføringsplan basert på Rådets leveranser,» forklarer Shelley Fleming. «Plattformen hjelper oss med å administrere oppgaver effektivt, men til syvende og sist er det våre sterke relasjoner med interessenter som holder alt i gang.» Disse relasjonene er nøkkelen til suksess og omfatter et bredt nettverk, fra føderale partnere og Canada Games Council, til provinsielle og territorielle lag, vertsselskapet og leverandørnettverk. Ukentlige koordineringssamtaler og hyppige oppfølginger sikrer at hver interessent forblir informert, involvert og på linje med programmets mål. Med de riktige verktøyene og pålitelige partnerskap på plass, fortsetter ATPI å levere klarhet og kontroll, selv i de mest komplekse miljøer.

Sikre en sømløs opplevelse under lekene

Shelleys planlegging strekker seg langt utover selve flygningene. Fra budsjettstyring til flyplasskoordinering blir hver detalj nøye overvåket.

«Vi har regelmessige møter med flyselskaper og St. John’s lufthavnsmyndighet, og vi oppdaterer kontinuerlig kunden om eventuelle operasjonelle endringer eller budsjettendringer,» sa hun. «Vi er også i konstant kommunikasjon med de provinsielle og territorielle lagene for å sikre at deres behov blir møtt.»

Denne proaktive tilnærmingen er nøkkelen til å forebygge forstyrrelser i siste øyeblikk og sikre at deltakerne ankommer i tide, godt støttet og klare til å konkurrere.

Definere suksess ved Canada-lekene 2025

For ATPI handler suksess om mer enn å levere et reiseprogram, det handler om å levere verdi, presisjon og sinnsro til alle involverte. «Fra kundens perspektiv betyr suksess å avstemme det endelige budsjettet på eller under det godkjente beløpet,» forklarer Shelley.
«Fra et operasjonelt synspunkt handler det om å gjennomføre en smidig plan med minimale endringer eller forstyrrelser i siste øyeblikk.» Men utover tallene finnes suksessen også i de menneskelige øyeblikkene: et lag som ankommer sammen, klare til å konkurrere; stoltheten av å representere sin provins eller territorium; den delte opplevelsen av et nasjonalt arrangement som forener tusenvis.

«På et personlig nivå er mitt mål på suksess å vite at ATPI har spilt en rolle i å skape en meningsfull opplevelse for hver deltaker,» legger Shelley til. For virkelig å forstå betydningen av lekene, peker Shelley på 2023 Canada Games Legacy Video, en rørende refleksjon over hva disse øyeblikkene betyr for unge utøvere, frivillige og vertssamfunn over hele landet. «Det handler aldri bare om å flytte mennesker, det handler om å hjelpe til med å gjøre slike øyeblikk mulige.»

Flytter lag. Driver prestasjon.

Hos ATPI Sports Travel gjør vi kompleks reiselogistikk om til sømløse opplevelser, slik at utøvere og lag kan holde fokus på det som betyr mest: deres prestasjon på banen!

Planlegg smart.
Beveg deg med selvtillit.
Få laget ditt dit det betyr mest.

La oss flytte laget ditt. Kontakt ATPI Sports Travel i dag.