Skip to content
Hva kjennetegner en god partner for sportsarrangementer?
En spesialisert partner for sportsarrangementer bør kunne håndtere hele gjesteopplevelsen rundt et stort sportsarrangement, fra akkreditering, reise og overnatting til bakketransport, VIP-tjenester, hospitality og leveranse på stedet.
For globale merkevarer gir sponsing av et stort sportsarrangement en mulighet til å bygge relasjoner, belønne kunder og ansatte, engasjere partnere og skape minneverdige opplevelser. Men bak den opplevelsen ligger en kompleks operasjon.
Hundrevis av gjester kan ankomme fra forskjellige land. Hotelltilgjengeligheten kan være ekstremt begrenset. Akkreditering og tildeling av billetter har strenge frister. VIP-er krever personlig støtte, mens tidsplaner, transportforhold og arrangementskrav kan endres på kort varsel.
Den rette partneren for sportsarrangementer samler disse bevegelige delene, noe som gir sponsorteamet ett erfarent koordineringspunkt og lar gjestene fokusere på opplevelsen i stedet for logistikken.
Håndter akkreditering fra begynnelse til slutt
Akkreditering er en av de viktigste delene av å levere et stort sportssponsingsprogram.
Ulike gjester kan kreve ulike tilgangsnivåer, mens arrangører ofte pålegger strenge prosesser, frister og informasjonskrav. Å håndtere dette manuelt for hundrevis av deltakere kan raskt bli komplisert.
En partner for sportsarrangementer bør kunne koordinere hele akkrediteringsprosessen, inkludert:
- Innsamling av nøyaktig gjesteinformasjon
- Håndtering av innsendingsfrister
- Tildeling av billetter og hospitality-tilgang
- Sporing av akkrediteringsstatus
- Håndtering av gjesteendringer
- Tydelig distribusjon av informasjon
- Koordinering med arrangører og rettighetshavere
ATPI har omfattende erfaring med å håndtere disse kravene rundt store sportsarrangementer. Gjennom sitt langvarige arbeid med å støtte offisielle UEFA-partnere, håndterer teamet gjestetildelinger, hospitality-tilgang, akkrediteringsprosesser og billettdistribusjon, samtidig som de sikrer at alle krav følges.
For en Sponsorship Manager betyr det mindre tid brukt på å følge opp enkeltdetaljer, og større trygghet for at de rette gjestene har riktig tilgang når de ankommer.
Forstå vertsbyen før gjestene ankommer
Hvert store sportsarrangement skaper en unik logistisk utfordring.
Flyplasser, hotellkapasitet, stadiontilgang, trafikkrestriksjoner, sikkerhetssoner og hospitality-lokasjoner varierer fra destinasjon til destinasjon. En modell som fungerte godt i London, må kanskje se helt annerledes ut i Paris, Istanbul eller en annen vertsby.
Dette gjør destinasjonsundersøkelser til en essensiell del av planleggingen.
Et spesialistteam bør forstå:
- Hvilke flyplasser gjestene vil bruke
- Hvor egnede hoteller er plassert
- Reisetider mellom nøkkellokasjoner
- Tilgangspunkter for arenaer og hospitality
- Lokal transportinfrastruktur
- Trafikk- og sikkerhetsrestriksjoner
- Hensiktsmessige ankomst- og avreisemønstre
- Lokale leverandører og operasjonelle partnere
ATPIs event-team begynner å analysere vertslokasjoner i god tid før gjestene reiser, og ser på alt fra hotellbeholdning og flyplasskapasitet til transportruter, sikkerhetssoner og stadiontilgang.
Denne lokale kunnskapen danner grunnlaget for hele gjestereisen, i stedet for at individuelle leverandører opererer isolert.
Sikre overnatting når tilgjengeligheten er under press
Hotelltilgjengelighet kan bli en av de største utfordringene rundt et stort sportsarrangement.
Sponsorer, lag, styrende organer, medieorganisasjoner, funksjonærer og supportere konkurrerer alle om kapasiteten, ofte flere år før arrangementet finner sted.
Å bare søke på nettet når gjestelisten er bekreftet, kan være for sent.
En erfaren partner for sportsarrangementer kan bruke etablerte hotellrelasjoner, innkjøpsmakt og destinasjonskunnskap til å identifisere egnet overnatting og forhandle kapasitet i god tid.
Denne evnen blir spesielt verdifull når en by ser ut til å være fullbooket.
For UEFA Champions League-finalen i London støttet ATPI Just Eat Takeaway.com med et program som involverte en rekke VIP-er og partnere. Til tross for ekstremt høy etterspørsel, bidro ATPIs nettverk til å sikre overnatting som oppfylte sponsorens krav, mens det øvrige teamet håndterte reise, transport, akkreditering og gjesteopplevelsen.
ATPIs spesialiserte Hotel Desk støtter også komplekse behov for gruppeovernatting og har erfaring med å reagere når destinasjoner for store arrangementer endres på kort varsel.
Gi VIP-er, sponsorer og media riktig servicenivå
Menneskene som deltar i et sponsoropplegg er sjelden en standard reisegruppe.
De kan inkludere:
- Seniorkunder og ledere
- Kommersielle partnere
- Konkurransevinnere
- Influensere og innholdsskapere
- Medierepresentanter
- Kringkastere
- Ansatte
- VIP-gjester
Hver gruppe kan ha ulike forventninger og operasjonelle krav.
En toppleder kan kreve privat flyplasstransport og en svært fleksibel reiserute. Et medieteam kan jobbe ut fra produksjonsplaner og bære med seg spesialutstyr. En invitert kunde kan trenge veiledning gjennom en ukjent destinasjon.
Personlig og tett oppfølging kan inkludere mottakstjenester, personlige reiseruter, dedikerte kontaktpersoner, transport for ledere, førsteklasses overnatting og sanntidsstøtte når planer endres.
Under Paris 2024 støttet ATPI utøvere og sportsorganisasjoner sammen med sponsorer og hospitality-gjester, samtidig som de håndterte innenlandsreiser og logistikk for media, funksjonærer og støtteapparat. ATPI leverte i tillegg 15 hospitality-programmer over 18 dager for On Location.
Denne bredden i erfaring er viktig fordi store sportssponsingsprogrammer i økende grad befinner seg i skjæringspunktet mellom reise, arrangementer, hospitality og media.
Koble reisen sammen med hospitality-opplevelsen
For gjesten er selve sportsarrangementet bare én del av den totale opplevelsen.
Reisen kan begynne med en invitasjon og fortsette gjennom flyreiser, hotellopphold, velkomstarrangementer, destinasjonsopplevelser, hospitality-programmer, selve sportsarrangementet og reisen hjem.
En spesialistpartner bør kunne koble disse stadiene sammen i stedet for å behandle dem som individuelle transaksjoner.
ATPI har designet og levert sports-hospitality-programmer rundt store arrangementer, inkludert UEFA Champions League-finaler og de olympiske leker. Deres arbeid for Heineken rundt en Champions League-finale inkluderte internasjonale reiser, overnatting, destinasjonsopplevelser, dedikert transport og kampdag-hospitality for 1 200 gjester.
Det er her ekspertise innen sportsreiser og arrangementer møtes.
Målet er ikke bare å få gjestene til kampen. Det er å skape en opplevelse som reflekterer sponsorens merkevare og gjør investeringen i arrangementet mer meningsfull.
Kombiner erfarne mennesker med pålitelig teknologi
Teknologi er avgjørende når hundrevis av gjester, bestillinger, hotellrom, transporter og programdetaljer skal koordineres.
Men teknologi alene leverer ikke et vellykket sportsarrangement.
Den sterkeste modellen kombinerer en sentral kilde til pålitelig informasjon med erfarne mennesker som vet hvordan de skal bruke den, og hva de skal gjøre når omstendighetene endrer seg.
ATPI EventsHub samler registreringer, reiselogistikk, gjestekommunikasjon og sanntidsinformasjon på én plattform. Arrangører kan administrere flyreiser, hoteller, transporter og kapasitet, samtidig som de beholder oversikten over gjesteprogrammet.
Bak teknologien sitter eventspesialister som kan løse problemer, koordinere leverandører og respondere på stedet.
Denne menneskelige ekspertisen blir spesielt viktig i stressende sportsmiljøer der forstyrrelser kan ha en umiddelbar effekt på gjesteopplevelsen.
ATPI-team har jobbet med UEFA Champions League-finaler, de olympiske leker og store sportskonkurranser, og har bygget en forståelse for presset, sikkerhetskravene og forventningene som omgir store sportsarrangementer.
Hva bør du se etter hos en partner for sportsarrangementer?
For et stort sponsingsprogram bør en partner for sportsarrangementer kunne tilby:
- Helhetlig håndtering av akkreditering og billetter
- Detaljert planlegging av vertsby og destinasjon
- Internasjonale reiser og gruppelogistikk
- Tilgang til egnet overnatting på destinasjoner med høy etterspørsel
- Bakketransport og flyplassoperasjoner
- Reisehåndtering for VIP-er, sponsorer og media
- Skreddersydd design av hospitality-programmer
- Eventstøtte på stedet
- Integrert gjeste- og reiseteknologi
- Erfarne spesialister som kan respondere når planer endres
Viktigst av alt er at disse tjenestene fungerer som ett sammenhengende program.
Skape trygghet bak opplevelsen
Store sponsingsprogrammer er designet for å skape øyeblikk gjestene husker.
Logistikken bak disse øyeblikkene bør være nesten usynlig.
Fly ankommer når de skal. Gjestene vet hvor de skal gå. Hotellene er klare. Akkrediteringen fungerer. Transporten dukker opp til rett tid, og støtte er tilgjengelig når omstendighetene endrer seg.
Å levere denne enkelheten krever betydelig arbeid bak kulissene.
Ved å kombinere spesialister, destinasjonskunnskap, leverandørrelasjoner og teknologi, kan en erfaren partner for sportsreiser og arrangementer ta eierskap til kompleksiteten og gi Sponsorship Managers trygghet for at deres gjester, deres program og til syvende og sist deres merkevare er i trygge hender.
