Was macht einen großartigen Sports-Events-Partner aus?

Ein spezialisierter Sports-Events-Partner sollte in der Lage sein, das komplette Gästeerlebnis rund um ein großes Sportevent zu managen – von Akkreditierung, Reise und Unterkunft über Bodentransporte, VIP-Services und Hospitality bis hin zur On-site-Delivery.

Für globale Marken schafft das Sponsoring eines großen Sportevents die Chance, Beziehungen aufzubauen, Kunden und Mitarbeitende zu belohnen, Partner einzubinden und unvergessliche Erlebnisse zu schaffen. Doch hinter diesem Erlebnis steht ein komplexer Betrieb.

Hunderte Gäste können aus unterschiedlichen Ländern anreisen. Hotelverfügbarkeiten können extrem begrenzt sein. Für Akkreditierung und Ticketkontingente gelten strenge Fristen. VIPs benötigen personalisierte Betreuung, während sich Zeitpläne, Verkehrslage und Event-Anforderungen kurzfristig ändern können.

Der richtige Sports-Events-Partner bringt all diese beweglichen Teile zusammen, gibt dem Sponsoring-Team einen erfahrenen zentralen Koordinationspunkt und ermöglicht es den Gästen, sich auf das Erlebnis statt auf die Logistik zu konzentrieren.

Akkreditierung von Anfang bis Ende managen

Die Akkreditierung ist einer der wichtigsten Bausteine bei der Umsetzung eines großen Sportsponsoring-Programms.

Unterschiedliche Gäste benötigen unterschiedliche Zugangslevel, während Veranstalter häufig strenge Prozesse, Fristen und Informationsanforderungen vorgeben. Das manuell über Hunderte Teilnehmende hinweg zu managen, wird schnell komplex.

Ein Sports-Events-Partner sollte den gesamten Akkreditierungsprozess koordinieren können, einschließlich:

• Korrekte Gästeinformationen erfassen
• Einreichungsfristen managen
• Tickets und Hospitality-Zugänge zuteilen
• Akkreditierungsstatus nachverfolgen
• Gästeänderungen managen
• Informationen klar kommunizieren
• Mit Event-Veranstaltern und Rechteinhabern koordinieren

ATPI verfügt über umfassende Erfahrung in der Steuerung dieser Anforderungen rund um große Sportevents. Im Rahmen seiner langjährigen Arbeit zur Unterstützung offizieller UEFA-Partner managt das Team Gästezuweisungen, Hospitality-Zugänge, Akkreditierungsprozesse und die Ticketverteilung – und stellt dabei sicher, dass alle Vorgaben eingehalten werden.

Für einen Sponsorship Manager bedeutet das: weniger Zeit für das Nachverfolgen einzelner Details – und mehr Sicherheit, dass die richtigen Gäste bei ihrer Ankunft den richtigen Zugang haben.

Die Host City verstehen, bevor Gäste anreisen

Jedes große Sportevent bringt andere logistische Herausforderungen mit sich.

Flughäfen, Hotelkapazitäten, Stadionzugänge, Verkehrsbeschränkungen, Sicherheitszonen und Hospitality-Locations unterscheiden sich von Destination zu Destination. Ein Modell, das in London erfolgreich funktioniert hat, kann in Paris, Istanbul oder einer anderen Host City komplett anders aussehen müssen.

Damit wird Destination-Research zu einem essenziellen Bestandteil der Planung.

Ein spezialisiertes Team sollte verstehen:

• Welche Flughäfen die Gäste nutzen
• Wo geeignete Hotels liegen
• Reisezeiten zwischen den wichtigsten Locations
• Zugänge zu Venue und Hospitality
• Lokale Verkehrsinfrastruktur
• Verkehrs- und Sicherheitsbeschränkungen
• Geeignete An- und Abreisemuster
• Lokale Lieferanten und operative Partner

Die Events-Teams von ATPI beginnen lange vor der Anreise der Gäste mit der Analyse der Host-Destinationen – von Hotelkontingenten und Flughafenkapazitäten bis hin zu Transportrouten, Sicherheitszonen und Stadionzugängen.

Dieses lokale Know-how fließt dann in die komplette Guest Journey ein, statt einzelne Dienstleister isoliert agieren zu lassen.

Unterkünfte sichern, wenn die Verfügbarkeit unter Druck steht

Die Hotelverfügbarkeit kann rund um ein großes Sportevent zu einer der größten Herausforderungen werden.

Sponsoren, Teams, Verbände, Medienorganisationen, Offizielle und Fans konkurrieren um Kontingente – oft Jahre, bevor das Event stattfindet.

Einfach online zu suchen, sobald die Gästeliste feststeht, kann zu spät sein.

Ein erfahrener Sports-Events-Partner kann etablierte Hotelbeziehungen, Einkaufskraft und Destination-Know-how nutzen, um passende Unterkünfte zu identifizieren und Kontingente weit im Voraus zu verhandeln.

Diese Fähigkeit ist besonders wertvoll, wenn eine Stadt scheinbar ausgebucht ist.

Für das UEFA Champions League Finale in London unterstützte ATPI Just Eat Takeaway.com mit einem Programm mit zahlreichen VIPs und Partnern. Trotz extrem hoher Nachfrage half das Netzwerk von ATPI dabei, Unterkünfte zu sichern, die den Anforderungen des Sponsors entsprachen – während das Team Reise, Transfers, Akkreditierung und das Gästeerlebnis managte.

Das spezialisierte Hotel Desk von ATPI unterstützt außerdem komplexe Gruppenunterkünfte und verfügt über Erfahrung darin, zu reagieren, wenn sich Destinationen für große Events kurzfristig ändern.

VIPs, Sponsoren und Medien das richtige Servicelevel bieten

Die Teilnehmenden eines Sponsoring-Programms sind selten eine Standard-Reisegruppe.

Dazu können gehören:

• Senior-Kunden und Führungskräfte
• Kommerzielle Partner
• Gewinner von Gewinnspielen
• Influencer und Creator
• Medienvertreter
• Broadcaster
• Mitarbeiter
• VIP-Gäste

Jede Gruppe kann unterschiedliche Erwartungen und operative Anforderungen haben.

Eine Führungskraft benötigt möglicherweise einen privaten Flughafentransfer und eine hochflexible Reiseroute. Ein Medienteam arbeitet eventuell nach Produktionsplänen und transportiert Spezial-Equipment. Ein eingeladener Kunde braucht möglicherweise Orientierung in einer unbekannten Destination.

High-Touch-Service kann Meet-and-greet, personalisierte Reisepläne, feste Ansprechpartner, Executive-Transport, Premium-Unterkünfte und Real-time-Support umfassen, wenn sich Pläne ändern.

Während Paris 2024 unterstützte ATPI Athleten und Sportorganisationen ebenso wie Sponsoren und Hospitality-Gäste und managte zudem Inlandsreisen und Logistik für Medien, Offizielle und Support-Teams. Zusätzlich setzte ATPI 15 Hospitality-Programme über 18 Tage für On Location um.

Diese Bandbreite an Erfahrung ist wichtig, weil große Sportsponsoring-Programme zunehmend an der Schnittstelle von Travel, Events, Hospitality und Media liegen.

Reise mit dem Hospitality-Erlebnis verbinden

Für den Gast ist das Sportevent nur ein Teil des Gesamterlebnisses.

Die Journey kann mit einer Einladung beginnen und sich über Flüge, Hotelaufenthalte, Welcome Events, Destination Experiences, Hospitality-Programme, das Sportevent selbst und die Heimreise fortsetzen.

Ein spezialisierter Partner sollte diese Phasen verbinden können, statt sie als einzelne Transaktionen zu behandeln.

ATPI hat Sports-Hospitality-Programme rund um große Events wie UEFA Champions League Finals und die Olympischen Spiele konzipiert und umgesetzt. Die Arbeit für Heineken rund um ein Champions League Finale umfasste internationale Reisen, Unterkünfte, Destination Experiences, dedizierte Transporte und Matchday-Hospitality für 1.200 Gäste.

Hier kommen Sports-Travel- und Event-Expertise zusammen.

Das Ziel ist nicht einfach, Gäste zum Spiel zu bringen. Es geht darum, ein Erlebnis zu schaffen, das die Marke des Sponsors widerspiegelt und seine Investition in das Event bedeutungsvoller macht.

Erfahrene Menschen mit zuverlässiger Technologie kombinieren

Technologie ist essenziell, wenn Hunderte Gäste, Buchungen, Hotelzimmer, Transfers und Programmdetails koordiniert werden müssen.

Doch Technologie allein liefert noch kein erfolgreiches Sportevent.

Das stärkste Modell kombiniert eine zentrale, verlässliche Informationsquelle mit erfahrenen Menschen, die wissen, wie man sie nutzt – und was zu tun ist, wenn sich Rahmenbedingungen ändern.

ATPI EventsHub bündelt Registrierungen, Travel-Logistik, Gästekommunikation und Real-time-Informationen in einer Plattform. Organisatoren können Flüge, Hotels, Transfers und Kontingente managen und behalten gleichzeitig die volle Sichtbarkeit über das Gästeprogramm.

Hinter dieser Technologie stehen Event-Spezialisten, die Probleme lösen, Lieferanten koordinieren und vor Ort reagieren können.

Diese menschliche Expertise ist besonders wichtig in hochdruckintensiven Sportumfeldern, in denen Störungen unmittelbare Auswirkungen auf das Gästeerlebnis haben können.

ATPI-Teams haben bei UEFA Champions League Finals, Olympischen Spielen und großen Sportwettbewerben gearbeitet und so ein Verständnis für den Druck, die Sicherheitsanforderungen und die Erwartungen rund um große Sportevents aufgebaut.

Worauf sollten Sie bei einem Sports-Events-Partner achten?

Für ein großes Sponsoring-Programm sollte ein Sports-Events-Partner Folgendes bieten können:

1. End-to-end Akkreditierungs- und Ticketmanagement
2. Detaillierte Host-City- und Destination-Planung
3. Internationale Reisen und Gruppenlogistik
4. Zugang zu passenden Unterkünften in High-Demand-Destinationen
5. Bodentransporte und Flughafen-Operations
6. Reisemanagement für VIPs, Sponsoren und Medien
7. Individuelles Design von Hospitality-Programmen
8. On-site Event-Support
9. Integrierte Gäste- und Travel-Technologie
10. Erfahrene Spezialisten, die reagieren können, wenn sich Pläne ändern

Am wichtigsten ist, dass diese Services als ein zusammenhängendes Programm funktionieren.

Sicherheit hinter dem Erlebnis schaffen

Große Sponsoring-Programme sind darauf ausgelegt, Momente zu schaffen, an die sich Gäste erinnern.

Die Logistik hinter diesen Momenten sollte nahezu unsichtbar sein.

Flüge kommen an, wenn sie sollen. Gäste wissen, wohin sie müssen. Hotels sind bereit. Die Akkreditierung funktioniert. Transfers sind zur richtigen Zeit da – und Support ist verfügbar, wenn sich Rahmenbedingungen ändern.

Diese Einfachheit zu liefern, erfordert erhebliche Arbeit hinter den Kulissen.

Durch die Kombination aus spezialisierten Menschen, Destination-Know-how, Lieferantenbeziehungen und Technologie kann ein erfahrener Sports-Travel- und Events-Partner diese Komplexität übernehmen – und Sponsorship Managern die Sicherheit geben, dass ihre Gäste, ihr Programm und letztlich ihre Marke in sicheren Händen sind.