Den hemmelige spilleboken bak elitesportsreiser

Å administrere reiser for et sportsteam handler ikke bare om å komme seg fra A til B. Det handler om å navigere strenge timeplaner, stramme budsjetter og sportens uforutsigbare natur, alt mens man sørger for at alle ankommer klare til å konkurrere. Når det gjelder gruppereiser med fly, er detaljene viktige. Og å få dem riktig kan utgjøre en reell forskjell.

Kevin Perrin, Global leder for kommersielle relasjoner for sportsbusiness hos ATPI, har jobbet med lag på alle nivåer, fra nasjonale og internasjonale forbund til ligakonkurranser. Han vet hvor kompleks gruppereise kan være. «Når en sportsorganisasjon kommer til oss med et stramt budsjett, ser vi ikke bare etter den billigste billetten,» sier Kevin. «Vi tar inn hele bildet, ruter, bagasje, timing, fleksibilitet, og bygger en plan som faktisk fungerer for dem.» Nysgjerrig på hvordan det utspiller seg i virkeligheten? Les videre for å se hvordan strategi slår snarveier når det gjelder teamreiser.

Det starter med hele bildet

Hos ATPI begynner ikke verdien på bestillingsstadiet. Det starter mye tidligere, med de riktige spørsmålene. Hvem reiser, og hvor mange personer? Hvor skal de? Når må de være der? Hvilket utstyr vil de ha med seg, og hvor mye fleksibilitet er det i timeplanen? Ved å forstå konteksten på forhånd kan vi oppdage muligheter som ikke ville dukket opp i et grunnleggende billettsøk, som å gruppere reisende etter region, velge alternative flyplasser, eller blande charter med kommersielle flyvninger for å få det beste resultatet. «Det handler aldri bare om å finne det billigste setet,» sier Kevin. «Det handler om å bygge den mest effektive planen.»

De riktige verktøyene og de riktige menneskene

ATPIs gruppereiseavdeling kobler seg direkte til bestillingsplattformer og NDC-innhold, og gir tilgang til både offentlige og forhandlede priser i sanntid. Men det handler ikke bare om tilgang, det handler om hva vi gjør med det. Vi bruker prisovervåking for å holde de beste prisene tidlig, sammenligner rutealternativer og overvåker endringer gjennom tilpassede dashbord. Disse verktøyene hjelper til med å holde ting på sporet, men det er menneskene bak dem som får dem til å fungere. «Vår teknologi lar oss bevege oss raskt,» forklarer Kevin. «Men det er vår erfaring som får alt til å henge sammen.»

Bygge inn fleksibilitet og sinnsro

Gruppereiser innen sport er sjelden enkle. Skader, innkallinger og endrede lagoppstillinger betyr
at planer endres konstant. Derfor designer vi fleksibilitet inn i hver plan fra starten.
Gjennom nære partnerskap med flyselskaper, sikrer vi billetbetingelser som støtter navneendringer,
trinnvise frister, fleksibel billettering og til og med ekstra bagasje for lagets utstyr. Dette
er ikke frynsegoder, men praktiske sikkerhetstiltak som hjelper lag med å forbli smidige. «Sterke partnerskap
lar oss beskytte budsjettet og timeplanen, selv når planene endres,» sier Kevin.

Planlegging for det uunngåelige

I elitesport er endring ikke bare mulig, det er forventet. Enten det er en spillerbytte i siste liten
eller en uventet forsinkelse, trenger lag reiseplaner som kan tilpasses uten å forårsake
stress eller ekstra kostnader. Derfor overvåker vi bestillinger i sanntid og forhandler betingelser som
gir lagene pusterom. Hvis noe endrer seg, blir det håndtert uten forstyrrelser. «Fleksibilitet
er den smarteste forsikringspolicyen et lag kan ha,» legger Kevin til.

Et eksempel fra virkeligheten: Canada-lekene 2025

For å se dette i aksjon, se på Canada-lekene 2025. ATPI flytter mer enn 5000 deltakere, idrettsutøvere, trenere og funksjonærer, fra hver provins og territorium til én vertskapsby. I stedet for hundrevis av separate bestillinger, bygde vi én koordinert plan. Ved å gruppere reiser etter region og samkjøre timeplaner, sikret vi nasjonale flyselskapskontrakter med fleksible prishold, ekstra bagasjekvote og betingelser som støtter navneendringer helt frem til avreise. Resultatet? En smidigere opplevelse for hver deltaker, og en mer effektiv bruk av offentlige og partnermidler.

Få teamreiser til å fungere for alle

Hos ATPI tilnærmer vi oss gruppereiser med fly med samme tankesett som lag bringer til konkurranse: vær
forberedt, hold deg fleksibel, og jobb alltid som en enhet. Med riktig planlegging, smarte verktøy og
sterke partnerskap er det mulig å levere mer, selv når budsjettene er stramme. Fordi
stor prestasjon starter med en flott reise

Klar for å tenke nytt om lagets reisestrategi? La oss bygge en smartere plan sammen.