Den 2. februar 2021 ledet ATPI Events et webinar med tittelen ‘Navigere i Corporate Travel i 2021’ for våre ATPI Corporate Travel-kolleger – en interaktiv paneldiskusjon fra Fokker Terminal i Haag.
«Den nåværende Covid-19-krisen byr på mange utfordringer, men den kan også ses som en unik mulighet til å gjøre ting annerledes. Forretningsreiser er for eksempel under lupen akkurat nå. Når verden sakte åpner seg igjen, vil vi fortsatt dra på forretningsreiser? Og i så fall, hvilke valg må vi ta for å gjøre dette?»
Planlegge et vellykket webinar
ATPI Corporate Events’ prosjektledere implementerte bruken av ATPIs 5-trinns plan for å forberede og administrere webinaret.
Ti uker før webinaret fant sted, fastsatte ATPI Corporate Events målgruppen(e) og diskuterte mulige innholdstemaer med kolleger fra ATPI Corporate Travel. Interessentene valgte følgende tre relevante temaer; aktsomhetsplikt og sikkerhet, bærekraft og digitalisering. Alle disse temaene berørte konsekvensene av Covid-19-pandemien.
Det faktum at ATPI har så mange spesialister innen virksomheten, alle med ulik ekspertise og erfaring, gjorde prosessen med å kombinere kunnskap ekstremt verdifull. Hvert merke komplementerte virkelig hverandre under dette prosjektet og brakte frem det beste i hverandre.
Det ble bestemt at webinaret skulle finne sted i form av en interaktiv paneldiskusjon med eksperter fra ulike velkjente reiseorganisasjoner (se nedenfor) som ATPI Corporate Travel samarbeider tett med enten som leverandør eller som kunde.
Gjesteopplevelse bør alltid være en prioritet, og prosjektlederne ønsket at seerne skulle føle seg som en del av sendingen. I tillegg til de forhåndsstilte spørsmålene kunne seerne delta i paneldiskusjonen under arrangementet gjennom en chattefunksjon. Det var også flere avstemninger på skjermen, som seerne kunne stemme på via telefonen. Resultatene ble diskutert direkte av programleder Wendelien Wouters.
Både temaene for webinarene og foredragsholderne ble annonsert i faser i en e-postkampanje i forkant av webinaret. Dette bygget ikke bare entusiasme, men skapte også et høyt engasjementsnivå, hvor deltakerne sendte inn spørsmål til panelet på forhånd. Hver registrerte deltaker
mottok sin egen personlige URL, slik at oppmøtet kunne måles nøyaktig etterpå.
I mellomtiden begynte arbeidet med å utforme programmet for webinaret. Dette bør vurderes grundig slik at deltakerne forblir engasjert gjennom hele arrangementet. Av denne grunn ble det bestemt at webinaret skulle vare i omtrent 90 minutter.
Går live
Suksessen til et digitalt arrangement avhenger ofte av bruken av riktig teknologi, strømmeplattform og detaljert manus, spesielt når lys, lyd og kameraer er involvert. I tilfellet med webinaret ‘Navigere i Corporate Travel i 2021’ krevde dette at prosjektlederne ble regissører og håndterte selv de minste detaljer.
COVID-19-sikker
Ved organisering av alle arrangementer følger teamet Covid-19-protokollen til enhver tid. Dette inkluderer å sikre:
1,5 meters avstand.
Bruk av munnbind.
Desinfeksjonspunkter.
Maksimalt antall personer – som har lov til å være til stede – ikke overskrides.
Den siste fasen: evaluering og resultater
Etter webinaret ble seerne bedt om å delta i en undersøkelse for å finne ut hva de syntes. Hva syntes de om temaene som ble diskutert? Var lengden på webinaret passende?
Seerne vurderte webinaret svært positivt, med en gjennomsnittlig score på 8/10. Kvaliteten på publikumsinteraksjon og deltakelse fikk en score på 9/10.
Resultatene indikerte videre at diskusjonen, mangfoldet i panelet og interaksjonen mellom foredragsholdere og publikum ble høyt verdsatt. Tidspunktet for webinaret (14:00 – 15:30) og lengden ble vurdert som akkurat passe.
Forslag til neste gang fra seerne:
«Jeg har deltatt på mange webinarer det siste året, men dette var et av de beste – god programleder og sympatiske foredragsholdere»
«Webinaret var veldig interessant. Programlederen hadde alt under kontroll og det føltes godt administrert.»
«Det er interessant å høre innsikt om hvor (reise)verden går og hvordan ting endrer seg»
«Det ville vært fint å gjøre noe interaktivt innimellom – omvisningen i begynnelsen var flott, men dette ville også vært en fin pause midtveis»
«Kanskje invitere en gjesteforeleser fra utenfor reisesektoren for et annet perspektiv?»
«Flere oppdateringer om Covid-19-sikkerhetstiltak og hva man kan forvente i fremtiden ville være interessant»
Skip to content
