Le 2 février 2021, ATPI Events a organisé un webinaire intitulé “Naviguer dans les voyages d’affaires en 2021” pour nos collègues d’ATPI Corporate Travel – une discussion interactive depuis le Fokker Terminal à La Haye.
“La crise actuelle du Covid-19 présente de nombreux défis, mais elle peut aussi être considérée comme une occasion unique de faire les choses différemment. Les voyages d’affaires, par exemple, sont actuellement scrutés à la loupe. Lorsque le monde s’ouvrira à nouveau lentement, irons-nous encore en voyage d’affaires ? Et si oui, quels choix devrons-nous faire pour y parvenir ? “
Planifier un webinaire réussi
Les chefs de projet d’ATPI Corporate Events ont mis en œuvre le plan en 5 étapes d’ATPI pour préparer et gérer le webinaire.
Dix semaines avant la tenue du webinaire, ATPI Corporate Events a déterminé le(s) groupe(s) cible(s) et a discuté des thèmes possibles du contenu avec des collègues d’ATPI Corporate Travel. Les parties prenantes ont sélectionné les trois thèmes pertinents suivants : le devoir de diligence et la sécurité, le développement durable et la numérisation. Tous ces sujets ont abordé les ramifications de la pandémie de Covid-19.
Le fait qu’ATPI compte autant de spécialistes au sein de l’entreprise, tous dotés d’une expertise et d’une expérience différentes, a rendu le processus d’association des connaissances extrêmement précieux. Chaque marque s’est vraiment complétée au cours de ce projet et a fait ressortir le meilleur d’elle-même.
Il a été décidé que le webinaire se déroulerait sous la forme d’une table ronde interactive réunissant des experts de diverses organisations de voyage bien connues (voir ci-dessous) avec lesquelles ATPI Corporate Travel travaille en étroite collaboration, soit en tant que fournisseur, soit en tant que client.
L’expérience des visiteurs doit toujours être une priorité et les responsables du projet voulaient que les téléspectateurs aient l’impression de faire partie de la diffusion. En plus des questions posées à l’avance, les téléspectateurs pouvaient participer au débat pendant l’événement grâce à une fonction de chat. Plusieurs sondages étaient également affichés à l’écran, pour lesquels les téléspectateurs pouvaient voter via leur téléphone. Les résultats ont été commentés en direct par l’animateur Wendelien Wouters.
Les sujets des webinaires et les intervenants ont été annoncés progressivement dans le cadre d’une campagne de courriels au cours de la période précédant le webinaire. Cela a non seulement suscité l’enthousiasme, mais aussi un haut niveau d’engagement, les participants envoyant à l’avance des questions pour le panel. Chaque personne inscrite
ont reçu une adresse URL personnelle, ce qui a permis de mesurer avec précision l’assiduité des participants par la suite.
Entre-temps, le travail de conception du programme du webinaire a commencé. Il convient d’y réfléchir attentivement afin que les participants restent engagés tout au long du processus. C’est pourquoi il a été décidé que le webinaire durerait environ 90 minutes.
En direct
Le succès d’un événement numérique dépend souvent de l’utilisation de la bonne technologie, d’une plateforme de diffusion et d’un script détaillé, en particulier lorsque des lumières, du son et des caméras sont impliqués. Dans le cas du webinaire “Naviguer dans les voyages d’affaires en 2021”, les chefs de projet ont dû se transformer en directeurs et gérer les moindres détails.
COVID-19 Preuve
Lors de l’organisation de tous les événements, l’équipe suit en permanence le protocole Covid-19. Il s’agit notamment de s’assurer
Distance de 1,5 mètre.
Port de masques.
Points de désinfection.
Le nombre maximum de personnes autorisées à être présentes n’est pas dépassé.
La phase finale : Évaluation et résultats
Après le webinaire, les spectateurs ont été invités à participer à une enquête pour savoir ce qu’ils en pensaient. Que pensent-ils des sujets abordés ? La durée du webinaire était-elle appropriée ?
Les téléspectateurs ont évalué le webinaire de manière très positive, avec une note moyenne de 8/10. La qualité de l’interaction et de la participation du public a été notée 9/10.
Les résultats indiquent également que la discussion, la diversité du panel et l’interaction entre les orateurs et le public ont été très appréciées. L’heure du webinaire (14h00 – 15h30) et sa durée ont été jugées justes.
Suggestions des téléspectateurs pour la prochaine fois :
“J’ai participé à de nombreux webinaires au cours de l’année dernière, mais celui-ci était l’un des meilleurs – un bon animateur et des intervenants sympathiques.
“Le webinaire était très intéressant. L’hôte avait tout sous contrôle et la situation semblait bien gérée”.
“Les idées sur l’évolution du monde (du voyage) et sur la manière dont les choses évoluent sont intéressantes à entendre.
“Ce serait bien de faire quelque chose d’interactif entre les deux – la visite au début était très bien, mais ce serait aussi une pause agréable à mi-parcours”
“Peut-être inviter un conférencier extérieur au secteur du voyage pour avoir un point de vue différent ? ”
“Il serait intéressant d’avoir plus d’informations sur les mesures de sécurité de Covid-19 et sur ce à quoi on peut s’attendre à l’avenir.
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