Op 2 februari 2021 regisseerde ATPI Events een webinar getiteld ‘Navigeren in zakenreizen in 2021’ voor onze ATPI Corporate Travel collega’s – een interactieve paneldiscussie vanuit de Fokker Terminal in Den Haag.
“De huidige Covid-19 crisis brengt veel uitdagingen met zich mee, maar kan ook gezien worden als een unieke kans om dingen anders te doen. Zakenreizen liggen nu bijvoorbeeld onder een vergrootglas. Als de wereld langzaam weer opengaat, gaan we dan nog steeds op zakenreis? En zo ja, welke keuzes moeten we dan maken om dit te kunnen doen? “
Een succesvol webinar plannen
De projectmanagers van ATPI Corporate Events maakten gebruik van ATPI’s 5-stappenplan om het webinar voor te bereiden en te beheren.
Tien weken voordat het webinar plaatsvond, bepaalde ATPI Corporate Events de doelgroep(en) en besprak de mogelijke inhoudelijke thema’s met collega’s van ATPI Corporate Travel. Belanghebbenden selecteerden de volgende drie relevante onderwerpen: zorgplicht en veiligheid, duurzaamheid en digitalisering. Al deze onderwerpen raakten aan de gevolgen van de Covid-19 pandemie.
Het feit dat ATPI zoveel specialisten binnen het bedrijf heeft, allemaal met verschillende expertise en ervaring, maakte het proces van het combineren van kennis zeer waardevol. Elk merk vulde elkaar echt aan tijdens dit project en haalde het beste in elkaar naar boven.
Er werd besloten dat het webinar zou plaatsvinden in de vorm van een interactieve paneldiscussie met experts van verschillende bekende reisorganisaties (zie hieronder) waarmee ATPI Corporate Travel nauw samenwerkt als leverancier of als klant.
De ervaring van de gast moet altijd een prioriteit zijn en de projectmanagers wilden dat de kijkers het gevoel kregen dat ze deel uitmaakten van de uitzending. Naast de vooraf gestelde vragen konden kijkers tijdens het evenement deelnemen aan de paneldiscussie via een chatfunctie. Er waren ook verschillende polls op het scherm, waarop kijkers konden stemmen via hun telefoon. De resultaten werden live besproken door presentator Wendelien Wouters.
Zowel de onderwerpen van de webinars als de sprekers werden gefaseerd aangekondigd in een e-mailcampagne in de aanloop naar het webinar. Dit zorgde niet alleen voor enthousiasme, maar creëerde ook een hoge mate van betrokkenheid, waarbij aanwezigen van tevoren vragen instuurden voor het panel. Elke registrant
kregen hun eigen persoonlijke URL, zodat de aanwezigheid achteraf nauwkeurig gemeten kon worden.
Ondertussen werd begonnen met het ontwerpen van het programma van het webinar. Hier moet goed over nagedacht worden zodat de deelnemers de hele tijd betrokken blijven. Daarom werd besloten dat het webinar ongeveer 90 minuten zou duren.
Live gaan
Het succes van een digitaal evenement hangt vaak af van het gebruik van de juiste technologie, het juiste streamingplatform en een gedetailleerd script, vooral wanneer er licht, geluid en camera’s bij betrokken zijn. In het geval van het webinar ‘Navigeren in bedrijfsreizen in 2021’ moesten projectmanagers regisseur worden en zelfs de kleinste details beheren.
COVID-19 Bewijs
Bij het organiseren van alle evenementen volgt het team te allen tijde het Covid-19 protocol. Dit houdt ook in dat we ervoor moeten zorgen dat:
Afstand van 1,5 meter.
Maskers dragen.
Ontsmettingspunten.
Het maximum aantal mensen dat aanwezig mag zijn, wordt niet overschreden.
De laatste fase: Evaluatie & resultaten
Na het webinar werd kijkers gevraagd deel te nemen aan een enquête om te weten te komen wat ze ervan vonden. Wat vonden ze van de besproken onderwerpen? Was de lengte van het webinar gepast?
Kijkers beoordeelden het webinar zeer positief, met een gemiddelde score van 8/10. De kwaliteit van de interactie en deelname van het publiek kreeg een 9/10.
De resultaten gaven verder aan dat de discussie, de diversiteit van het panel en de interactie tussen de sprekers en het publiek zeer gewaardeerd werden. Het tijdstip van het webinar (14:00 – 15:30) en de lengte werden als precies goed beoordeeld.
Suggesties van kijkers voor de volgende keer:
“Ik heb het afgelopen jaar veel webinars bijgewoond, maar dit was een van de beste – goede gastheer en persoonlijke sprekers”
“Het webinar was erg interessant. De gastheer had alles onder controle en het voelde goed gemanaged.”
“Inzichten over waar de (reis ) wereld heengaat en hoe dingen verschuiven zijn interessant om te horen “
“Het zou leuk zijn om tussendoor iets interactiefs te doen – de rondleiding aan het begin was geweldig, maar dit zou ook een leuke onderbreking halverwege zijn.”
“Misschien een gastspreker van buiten de reissector uitnodigen voor een ander perspectief? ”
“Meer updates over Covid-19 veiligheidsmaatregelen en wat we in de toekomst kunnen verwachten zou interessant zijn”
Skip to content
