Direkte og på nett: en digital vitenskapelig konferanse

Finn ut hvordan ATPI Events arrangerte en hybrid digital vitenskapelig konferanse for 150 gjester og 42 foredragsholdere

Som et resultat av COVID-19 kunne en tredagers vitenskapelig konferanse med over 42 foredragsholdere og 100 internasjonale gjester ikke avholdes i sitt vanlige format.

Å avlyse konferansen var ikke et alternativ for kunden, da kunnskapsdeling og samling som et fellesskap er sentrale deler av å skape utvikling og nye oppdagelser.

Kundens utfordring: “Kan et fysisk, direkte arrangement tas på nett og fortsatt ha samme effekt?”

ATPIs arrangementseksperter arbeidet sammen for å realisere konferansen, ved å bruke ATPIs 5-trinns plan for digitale arrangementer som rammeverk.

Trinn 1: Kartlegging

Når vi skaper et digitalt arrangement, starter våre prosjektledere med å utføre viktig research.

Kunden ønsket å beholde så mye som mulig av formatet fra den fysiske versjonen av konferansen og mente at plattformer som Skype og Webex ville kompromittere følelsen av arrangementet, så ATPI-teamet begynte å søke etter en digital plattform som ville være egnet. Teamet lette etter en plattform som ville tillate så mye variasjon og kreativitet som mulig, og fant dette med Let’s Get Digital.

Tre essensielle krav. I samarbeid med kunden begynte vi å se på hva de anså som essensielle funksjoner for en digital plattform og kom frem til følgende;

1. Foredragsholdere måtte kunne presentere hjemmefra
2. Deltakere måtte kunne nettverke
3. Sesjoner måtte tas opp for senere visning

Trinn 2: Utvikling

Når den digitale plattformen var bestemt, var det på tide å starte kommunikasjonsprosessen og informere gjestene om arrangementet. Deltakerne ble umiddelbart informert om at arrangementet ville finne sted på nett i år, og at ingen spesiell programvare eller teknologi ville være nødvendig. Videre ble en nettapplikasjon opprettet spesielt for konferansen, slik at gjestene kunne komme i kontakt med hverandre på et tidlig stadium.

Etter at agendaen for arrangementet var skissert, begynte ATPI å bygge plattformen for kunden for å sikre at opplevelsens utseende og følelse var i tråd med merkevaren.

Eksempelprogram – Dag 1
09:00 – 10:10: Velkommen & introduksjon
10:10 – 10:40: Tid for nettverking
10:40 – 12:40: Sesjon 1 – Samtidige ingeniørfasiliteter
12:40 – 13:40: Lunsj
13:40 til 15:40: Sesjon 2 – Verktøykasse for samtidig design
15:40 til 16:20: Sesjon 3 – X år med team for samtidig design
16:20 til 16:30: Avslutning

Trinn 3: Forberedelse

Teamet begynte deretter å arbeide med de vesentlige forberedelsene som var nødvendige for konferansen. Foredragsholderne fikk frister for å levere sammendrag av sin vitenskapelige forskning og presentasjonslysbilder, og mottok deretter instruksjoner om hva som ville være nødvendig under konferansen.

Etter å ha satt opp plattformen, fokuserte vi på å få svar på følgende spørsmål: Hvordan skulle innholdet for presentasjonene leveres? Hvordan fungerte plattformen for foredragsholderne, og hvilke alternativer var tilgjengelige for dem?

Alle foredragsholdere ble informert på forhånd om plattformens funksjonalitet. En «prøvekjøring» ble også organisert to uker før arrangementet, hvor alle foredragsholdere ble invitert til å teste plattformen under veiledning. Med mer bruk ble det tydelig at plattformen var veldig enkel å bruke, og foredragsholderne forsto raskt hvordan de ulike funksjonene fungerte.

Trinn 4: Gjennomføring

Da dette var første gang ATPI hadde organisert en digital vitenskapelig konferanse for denne kunden, var prosessen utfordrende. Tiden fløy av gårdeog før vi visste ordet av det, var tiden inne for at konferansen, fordelt over 3 dager med over 150 gjester, skulle gå live. Det var ikke færre enn 7 sesjoner, med 42 forskjellige foredragsholdere, samt 400 3-minutters «nettverksøkter» hvor gjestene ble tilfeldig koblet sammen.

Naturligvis oppsto det ulike utfordringer under konferansen; foredragsholdere som kom på nett for sent, kameraer som ikke fungerte i starten, internettforbindelser som var for trege og til og med moderatorer som glemte å ta opp visse sesjoner. Heldigvis er dette alle utfordringer som ATPI raskt klarte å løse.

En konferanse fordelt over 3 dager
+ 42 foredragsholdere
+ 150 gjester
= en utfordring!

Trinn 5: Evaluering og læring

Under avslutningen av det tredagers arrangementet mottok vi virtuell applaus fra gjestene! Kunden var også svært fornøyd med konferansens suksess og var imponert over hvor godt følelsen av fellesskap ble opprettholdt under arrangementet.

• Under utviklingen av konferansen fant vi ut at ganske mange mennesker var nødvendige for å holde arrangementet i gang uten problemer. Innenfor teamet ble ekstra oppgaver fordelt, som en moderator for lobbychatten og personer som var til stede ved hjelpedesken (hvor gjester kunne henvende seg med spørsmål om plattformen).
• Trege og upålitelige internettforbindelser er fienden til ethvert nettbasert arrangement, og derfor fant vi ut at det var avgjørende å ha en sikkerhetskopi av alle presentasjoner, delt i forkant av arrangementet, for at sesjonene skulle gå knirkefritt.

Vi mottok til og med virtuell applaus fra deltakerne!

Lær mer om ATPIs sektorspesifikke løsning for arrangementshåndtering