ATPI 이벤트가 150명의 참석자와 42명의 연사를 위한 하이브리드 디지털 과학 컨퍼런스를 어떻게 개최했는지 알아보십시오.
코로나19로 인해 42명 이상의 연사와 100명의 해외 참석자가 참여하는 3일간의 과학 컨퍼런스는 평소와 같은 형식으로 개최될 수 없었습니다.
지식 공유와 커뮤니티로서의 모임은 발전과 새로운 발견을 이루는 데 핵심적인 부분이었으므로, 고객에게 컨퍼런스 취소는 선택 사항이 아니었습니다.
고객의 과제: “물리적인 실시간 이벤트를 온라인으로 전환하여도 동일한 효과를 낼 수 있을까요?”
ATPI의 이벤트 전문가들은 ATPI의 5단계 디지털 이벤트 계획을 프레임워크로 활용하여 컨퍼런스를 성공적으로 개최하기 위해 협력했습니다.
1단계: 조사
디지털 이벤트를 기획할 때, 저희 프로젝트 매니저들은 가장 중요한 조사를 먼저 시작합니다.
고객은 컨퍼런스의 라이브 버전 형식을 최대한 유지하기를 원했으며, Skype 및 Webex와 같은 플랫폼이 이벤트의 분위기를 손상시킬 것이라고 생각했습니다. 이에 ATPI 팀은 적합한 디지털 플랫폼을 찾기 시작했습니다. 팀은 최대한의 다양성과 창의성을 허용하는 플랫폼을 찾고 있었고, ‘Let’s Get Digital’에서 이를 발견했습니다.
세 가지 필수 요구 사항. 고객과의 협력을 통해 저희는 고객이 디지털 플랫폼의 필수 기능이라고 생각하는 것을 검토하기 시작했으며, 다음과 같이 결론을 내렸습니다.
연사들은 자택에서 발표할 수 있어야 했습니다.
참석자들은 네트워킹할 수 있어야 했습니다.
세션은 나중에 시청할 수 있도록 녹화되어야 했습니다.
2단계: 생성
디지털 플랫폼이 결정되자, 커뮤니케이션 프로세스를 시작하고 참석자들에게 이벤트를 알릴 때가 되었습니다. 참석자들은 올해 이벤트가 온라인으로 진행되며 특별한 소프트웨어 또는 기술이 필요하지 않다는 사실을 즉시 통보받았습니다. 또한, 컨퍼런스를 위해 특별히 웹 앱이 제작되어 참석자들이 초기 단계부터 서로 연락할 수 있도록 했습니다.
이벤트 의제가 확정된 후, ATPI는 경험의 시각적 요소와 분위기가 브랜드에 부합하도록 보장하기 위해 고객을 위한 플랫폼 구축을 시작했습니다.
샘플 프로그램 – 1일차
09:00 – 10:10: 환영 & 소개
10:10 – 10:40: 네트워킹 시간
10:40 – 12:40: 세션 1 – 동시 공학 시설
12:40 – 13:40: 점심
13:40 – 15:40: 세션 2 – 동시 설계 도구 상자
15:40 – 16:20: 세션 3 – 동시 설계 팀의 X년
16:20 – 16:30: 폐회
3단계: 전환
팀은 이어서 컨퍼런스에 필요한 실질적인 준비 작업을 시작했습니다. 연사들은 과학 연구 요약 및 발표 슬라이드 제출 마감일을 통보받았으며, 이후 컨퍼런스 진행에 필요한 지침을 받았습니다.
플랫폼 설정 후, 저희는 다음 질문에 대한 답변을 얻는 데 집중했습니다. 발표 콘텐츠는 어떻게 전달되어야 하는가? 플랫폼은 연사들에게 어떻게 작동했으며, 그들에게 어떤 옵션이 제공되었는가?
모든 연사들은 플랫폼의 기능에 대해 사전에 브리핑을 받았습니다. 이벤트 2주 전에는 ‘테스트 드라이브’도 조직되었으며, 이 기간 동안 모든 연사들은 감독 하에 플랫폼을 테스트하도록 초대되었습니다. 더 많이 사용하면서 플랫폼이 매우 사용하기 쉽고 연사들이 다양한 기능 작동 방식을 빠르게 익혔다는 것이 분명해졌습니다.
4단계: 관리
ATPI가 이 고객을 위해 디지털 과학 컨퍼런스를 조직한 것은 이번이 처음이었기 때문에 과정은 도전적이었습니다. 시간은 빠르게 흘렀고
어느새 150명 이상의 참석자와 함께 3일간 진행되는 컨퍼런스가 라이브로 시작될 때가 되었습니다. 7개 이상의 세션과 42명의 다양한 연사가 있었으며, 참석자들이 무작위로 연결되는 400개의 3분 ‘네트워킹 세션’도 있었습니다.
당연히 컨퍼런스 중 다양한 문제가 발생했습니다. 너무 늦게 온라인에 접속한 연사들, 처음에는 작동하지 않던 카메라, 너무 느린 인터넷 연결, 심지어 특정 세션 녹화를 잊은 진행자들도 있었습니다. 다행히 이 모든 문제들은 ATPI가 신속하게 해결할 수 있었습니다.
3일간 진행된 컨퍼런스
+ 42명의 연사
+ 150명의 참석자
= 도전 과제!
5단계: 평가 및 학습
3일간의 이벤트가 완료되는 동안, 저희는 참석자들로부터 가상 박수를 받았습니다! 고객 또한 컨퍼런스의 성공에 매우 만족했으며, 이벤트 기간 동안 커뮤니티의 느낌이 얼마나 잘 유지되었는지에 깊은 인상을 받았습니다.
컨퍼런스 준비 과정에서 저희는 이벤트를 원활하게 운영하기 위해 상당수의 인력이 필요하다는 것을 알게 되었습니다. 팀 내에서는 로비 채팅 진행자 및 헬프데스크(참석자들이 플랫폼 관련 질문을 할 수 있는 곳)에 상주하는 인력과 같은 추가 업무가 분담되었습니다.
느리고 불안정한 인터넷 연결은 모든 온라인 이벤트의 적입니다. 따라서 세션이 원활하게 진행되려면 이벤트 전에 공유된 모든 발표 자료의 백업을 확보하는 것이 필수적이라는 것을 알게 되었습니다.
Skip to content
