En direct et en ligne : Une conférence scientifique numérique

Découvrez comment ATPI Events a organisé une conférence scientifique numérique hybride pour 150 invités et 42 intervenants.

En raison de COVID-19, une conférence scientifique de trois jours avec plus de 42 orateurs et 100 invités internationaux n’a pas pu avoir lieu dans son format habituel.

L’annulation de la conférence n’était pas envisageable pour le client, car le partage des connaissances et le rassemblement en tant que communauté sont des éléments clés de l’évolution et des nouvelles découvertes.

Le défi du client :“Un événement physique en direct peut-il être mis en ligne et avoir le même effet ?“

Les experts en événements de l’ATPI ont uni leurs efforts pour organiser la conférence, en utilisant comme cadre le plan d’événements numériques en 5 étapes de l’ATPI.

Étape 1 : Enquêter

Lors de la création d’un événement numérique, nos chefs de projet commencent par effectuer des recherches très importantes.

Le client souhaitait conserver autant que possible le format de la version en direct de la conférence et estimait que des plates-formes telles que kype et Webex compromettraient l’atmosphère de l’événement, de sorte que l’équipe d’ATPI a commencé par rechercher une plate-forme numérique adaptée. L’équipe était à la recherche d’une plateforme qui permette autant de variété et de créativité que possible, et elle l’a trouvée avec Let’s Get Digital.

Trois exigences essentielles En collaboration avec le client, nous avons commencé à examiner ce qu’il considérait comme les capacités essentielles d’une plateforme numérique et nous avons conclu sur les points suivants ;

1. Les orateurs doivent être en mesure de faire des présentations depuis leur domicile.
2. Les participants devaient être en mesure de travailler en réseau
3. Les sessions doivent être enregistrées pour être visionnées ultérieurement

Étape 2 : Créer

Une fois la plateforme numérique choisie, il était temps de lancer le processus de communication et d’informer les invités de l’événement. Les participants ont été informés d’emblée que l’événement se déroulerait en ligne cette année et qu’aucun logiciel ou technologie spécifique ne serait nécessaire. En outre, une application web a été créée spécialement pour la conférence, permettant aux invités d’entrer en contact les uns avec les autres à un stade précoce.

Après avoir défini l’ordre du jour de l’événement, ATPI a commencé à construire la plateforme pour le client afin de s’assurer que l’aspect et la convivialité de l’expérience étaient conformes à la marque.

Exemple de programme – Jour 1
09:00 – 10:10 : Bienvenue et introduction
10:10 – 10:40 : Temps de réseautage
10:40 – 12:40 : Session 1 – Installations d’ingénierie simultanées
12:40 – 13:40 : Déjeuner
13:40 à 15:40 : Session 2- Boîte à outils de conception simultanée
15:40 à 16:20 : Session 3 – X années d’équipes de conception simultanée
16:20 à 16:30 : Clôture

Étape 3 : Conversion

L’équipe a ensuite commencé à travailler sur les préparatifs de fond nécessaires à la conférence. Les orateurs ont reçu des délais pour soumettre les résumés de leurs recherches scientifiques et les diapositives de leurs présentations, et ont ensuite reçu des instructions sur ce qui serait nécessaire pendant la conférence.

Après avoir mis en place la plateforme, nous nous sommes attachés à obtenir des réponses aux questions suivantes : Comment le contenu des présentations doit-il être diffusé ? Comment la plateforme a-t-elle fonctionné pour les orateurs et quelles étaient les options à leur disposition ?

Tous les intervenants ont été informés à l’avance des capacités de la plateforme. Un “test drive” a également été organisé deux semaines avant l’événement, au cours duquel tous les intervenants ont été invités à tester la plateforme sous supervision. Avec le temps, il est apparu que la plateforme était très facile à utiliser et les orateurs ont rapidement compris le fonctionnement des différentes fonctionnalités.

Étape 4 : Gérer

Comme c’était la première fois qu’ATPI organisait une conférence scientifique numérique pour ce client, le processus a été difficile. Le temps passe vite
et avant même de nous en rendre compte, le moment était venu de mettre en ligne la conférence, qui s’est étalée sur trois jours et a accueilli plus de 150 invités. Il y a eu pas moins de 7 sessions, avec 42 orateurs différents, ainsi que 400 “sessions de mise en réseau” de 3 minutes où les invités ont été mis en relation de manière aléatoire.

Naturellement, divers problèmes se sont posés pendant la conférence : des orateurs qui se sont connectés trop tard, des caméras qui n’ont pas fonctionné au début, des connexions internet trop lentes et même des modérateurs qui ont oublié d’enregistrer certaines sessions. Heureusement, il s’agit là de défis que l’ATPI a été en mesure de relever rapidement.

Une conférence répartie sur 3 jours
+ 42 haut-parleurs
+ 150 invités
= un défi !

Étape 5 : Évaluer et apprendre

À l’issue de ces trois jours, nous avons reçu des applaudissements virtuels de la part des invités ! Le client s’est également félicité du succès de la conférence et a été impressionné par la manière dont le sentiment de communauté a été préservé pendant l’événement.

• Au cours de l’élaboration de la conférence, nous avons constaté qu’un certain nombre de personnes étaient nécessaires pour assurer le bon déroulement de l’événement. Au sein de l’équipe, des tâches supplémentaires ont été réparties, telles qu’un modérateur pour le chat du lobby et des personnes présentes au Helpdesk (où les invités pouvaient se rendre pour poser des questions sur la plateforme).
• Les connexions Internet lentes et peu fiables sont l’ennemi de tout événement en ligne et nous avons donc constaté qu’il était essentiel de disposer d’une sauvegarde de toutes les présentations, partagée avant l’événement, pour que les sessions se déroulent sans heurts.

Nous avons même reçu des applaudissements virtuels de la part des participants !