Bestill smartere og mer effektive forretningsreiser

Det er ingen enkel oppgave å bestille forretningsreiser, og det innebærer vanligvis mye research før bestilling; finne de beste flyreisene, mer passende hoteller og kulturell og logistisk informasjon om destinasjonen.

Men finnes det en mer effektiv måte å bestille forretningsreiser på?

Det gjør det definitivt, og det er derfor vi har samlet råd og beste praksis fra ATPI Corporate Travels eksperter i denne artikkelen:

Tips 1: Planlegg fremover

Visste du at bestilling av flybilletter tidlig noen ganger kan spare deg for en betydelig sum? Ifølge forskning er dagene med «siste liten»-tilbud over. I gjennomsnitt er flybilletter billigere hvis de bestilles tidligere – nøyaktig hvor tidlig avhenger av destinasjonen og flyselskapet. Vi forstår at det ikke alltid er mulig å bestille møter eller forretningsreiser uker i forveien, men datoene for enkelte arrangementer eller konferanser offentliggjøres lenge før reisetidspunktet. Så sett i gang og ordne forretningsreiser så raskt som mulig, og dra nytte av besparelsene.

Tips 2: Forleng forretningsreisen

Noen ganger kan det være mer kostnadseffektivt å gjøre en forretningsreise lengre enn det som er strengt nødvendig. Du kan for eksempel legge til en privat tur. På denne måten kan den reisende fly tilbake på en billig dag, og organisasjonen kan spare penger. Innen Europa er tre netter noen ganger billigere enn én eller to (Air France/KLM), og flybilletter for lørdag kveld/søndag morgen er billigere.

Tips 3: Få riktig reiseinformasjon

Jo mer informasjon om den reisende eller forretningspreferanser du kan samle inn, desto bedre. Er for eksempel en reisende veldig fleksibel når det gjelder reisedatoer? Hvis ja, kan det gi store besparelser (se tips 2). Informasjon om hvor den reisende må være på destinasjonen, hvem som skal reise og hvilken pris som er å foretrekke, er også relevant på dette stadiet. Ønsker de en flyreise som inkluderer bagasje eller et betalt sete? Et TMC trenger å vite denne informasjonen før de bestiller Corporate Travel for å kunne tilby reisealternativer mer effektivt, så det er verdt å ta i bruk denne praksisen.

Tips 4: Se etter fordeler for hyppige reisende

Er det hyppige flyreiser til samme destinasjon, eller med samme flyselskap? Se da på mulighetene som tilbys av et bestemt flyselskaps bonusprogram for hyppige reisende. Dette resulterer raskt i privilegier for den reisende, for eksempel rabatt på en setereservasjon eller bagasje.

Tips 5: Velg en fleksibel billett

Vi merker oss jevnlig at reisende er mer tilbøyelige til å velge den billigste flybilletten, selv om den ikke kan endres. Her gjelder følgende regel: Billige billetter kan noen ganger vise seg å være de dyreste. Hvis du ønsker å endre billetten for denne reisende, må du kjøpe en helt ny flybillett, mens en fleksibel billett innen Europa ofte bare er rundt 50 euro dyrere. Vær på den sikre siden og velg en fleksibel billett når det er mulig.

Tips 6: Vær forsiktig med skjulte kostnader

Hva bør du være oppmerksom på når du bestiller et godt hotell for en forretningsreise? Mange bestiller et hotell utelukkende på grunnlag av grunnleggende rompriser og konferansepakken. Ved å gjøre det blir skjulte tilleggskostnader ofte ikke vurdert, for eksempel parkerings- eller taxikostnader, frokost eller turistskatten. De faste kostnadene betales av organisasjonen, men alle ekstrautgiftene på hotellet belastes firmakortet (per person). Som et resultat er det ikke klart hva et hotellopphold til syvende og sist koster per person. For å få en idé om de totale kostnadene kan det hjelpe å få hotellopphold bestilt av en ekstern part.

Tips 7: Vurder andre flyplasser

Mange forretningsreisende velger bekvemmelighet og ønsker å komme seg fra nærmeste flyplass til den mest praktisk beliggende destinasjonsflyplassen. Noen ganger kan det imidlertid være mer kostnadseffektivt å se etter alternativer. Vurder andre avgangsflyplasser, som Rotterdam, Eindhoven eller Maastricht, eller en overgang til Düsseldorf eller Heathrow. Eller en flyplass nær den endelige destinasjonen, for eksempel den lokale flyplassen ved Girona i stedet for Barcelona. Det er ikke alltid mulig, men jo mer fleksibel den reisende er, desto billigere blir turen.

Tips 8: Kombiner billetter

Det kan være en god idé å kombinere flere reiseruter til europeiske og interkontinentale destinasjoner. Dette gir deg en lavere pris per reise, noe som resulterer i besparelser på ikke mindre enn 15 til 20 % per kombinasjon. Lag en plan i begynnelsen av året og be reisebyrået ditt om å finne ut om disse billettene kan kombineres til din fordel.

Tips 9: Vær forsiktig med onlinepriser

Billettprisene virker ofte billige på nettet, men det er først når du klikker deg videre til den faktiske billettleverandøren at du kan se om den ønskede billetten faktisk er tilgjengelig eller ikke. Det er også ofte mange usynlige kostnader, for eksempel kostnader for bagasje eller en setereservasjon. Se nøye på prisvilkårene for å få et klarere bilde av kostnadene som er fordelaktige.

Tips 10: Bestill en transport på kontoen

Mange forretningsreisende tar taxi fra flyplassen til hotellet. Det er imidlertid en rekke risikoer forbundet med dette. Hva tenker du om taxier som bevisst kjører rundt et kvartal for å øke prisen? Eller taxier som ikke har taksameter i det hele tatt – og reisen plutselig viser seg å bli mye dyrere enn avtalt på forhånd. Det kan da være nyttig å bestille en transport på forhånd til en avtalt pris som overføres til selskapet ditt. På denne måten er kostnadene transparente og alt er godt organisert for den reisende.

Tips 11: Velg toget i stedet for flyet

Foregår mye av organisasjonens reisevirksomhet innen Europa – til for eksempel Paris eller London? Hvis ja, kan det noen ganger være mer effektivt å reise med tog enn å reise med fly. Den reisende ankommer direkte i sentrum og sparer tid fordi de ikke trenger å vente på bagasjen, gaten og passkontrollen. I tillegg kan de jobbe uforstyrret under turen og spare overføringskostnader.

Tips 12: Arbeid med et TMC

Et TMC har uendelig mye mer erfaring med å bestille Corporate Travel. Våre reisekonsulenter vet for eksempel hvordan flere billetter kan kombineres til enda større fordel, hvilke ruter du bør bruke og den beste måten å strukturere en billett på. Alt dette skaper ytterligere besparelser uten at en organisasjon engang trenger å spørre. I tillegg sparer du mye tid som bestiller på forretningsreiser ved å jobbe med et TMC, som du deretter kan bruke til å fullføre resten av gjøremålslisten din.