Slimmer en efficiënter zakenreizen boeken

Zakenreizen boeken is geen gemakkelijke taak en omvat meestal veel onderzoek voorafgaand aan de boeking; het vinden van de beste vluchten, geschiktere hotels en culturele en logistieke informatie over de bestemming.

Maar is er een efficiëntere manier om zakenreizen te boeken?

Die is er zeker, daarom hebben we het advies en de best practices van de experts van ATPI Corporate Travel in dit artikel gebundeld:

Tip 1: plan vooruit

Wist je dat het vroeg boeken van jouw vliegtickets je soms een aanzienlijk bedrag kan besparen? Volgens onderzoek zijn de dagen van last-minute deals voorbij. Gemiddeld zijn vliegtickets goedkoper als ze eerder worden geboekt – precies hoe vroeg hangt af van de bestemming en de luchtvaartmaatschappij. We begrijpen dat het niet altijd mogelijk is om vergaderingen of zakenreizen weken van tevoren te boeken, maar de data van sommige evenementen of conferenties worden lang voor de reisdatum openbaar gemaakt. Dus, ga je gang en regel zakenreizen zo snel mogelijk en profiteer van de besparingen.

Tip 2: verleng de zakenreis

Soms kan het kosteneffectiever zijn om een zakenreis langer te maken dan strikt noodzakelijk is. Je kunt bijvoorbeeld een privéreis toevoegen. Op deze manier kan de reiziger op een goedkope dag terugvliegen en kan de organisatie geld besparen. Binnen Europa zijn drie nachten soms goedkoper dan één of twee (Air France/KLM) en vliegtickets voor zaterdagnacht/zondagochtend zijn minder duur.

Tip 3: verzamel de juiste reizigersinformatie

Hoe meer informatie over de voorkeur van de reiziger of het bedrijf je kunt verzamelen, hoe beter. Is een reiziger bijvoorbeeld erg flexibel qua reisdata? Zo ja, dan kan dat grote besparingen opleveren (zie tip 2). Informatie over waar de reiziger op de bestemming moet zijn, wie er reist en welke prijs de voorkeur heeft, is in dit stadium ook relevant. Willen ze een vlucht inclusief bagage of een betaalde stoel? Een TMC moet deze informatie weten voordat zakenreizen worden geboekt om reismogelijkheden efficiënter aan te bieden, dus het is de moeite waard om deze praktijk toe te passen.

Tip 4: zoek naar frequent flyer voordelen

Zijn er frequente vluchten naar dezelfde bestemming, of met dezelfde luchtvaartmaatschappij? Kijk dan naar de mogelijkheden die het frequent flyer programma van een bepaalde luchtvaartmaatschappij biedt. Dit resulteert snel in privileges voor de reiziger, zoals korting op een stoelreservering of bagage.

Tip 5: kies een flexibel ticket

We merken regelmatig op dat reizigers eerder geneigd zijn om het goedkoopste vliegticket te kiezen, ook al kan het niet gewijzigd worden. Hier geldt de volgende regel: goedkope tickets kunnen soms de duurste blijken te zijn. Als je het ticket voor deze reiziger wilt wijzigen, zul je een volledig nieuw vliegticket moeten kopen, terwijl een flexibel ticket binnen Europa vaak maar ongeveer 50 euro meer kost. Speel op veilig en kies waar mogelijk een flexibel ticket.

Tip 6: wees bedacht op verborgen kosten

Waar moet je op letten bij het boeken van een goed hotel voor een zakenreis? Veel mensen boeken een hotel puur op basis van de basiskamerprijzen en het conferentiepakket. Daarbij worden verborgen extra kosten vaak niet overwogen, zoals parkeer- of taxikosten, ontbijt of de toeristenbelasting. De vaste kosten worden betaald door de organisatie, maar alle extra’s in het hotel worden op de creditcard van het bedrijf gezet (per persoon). Hierdoor is het niet duidelijk wat een hotelovernachting uiteindelijk per persoon kost. Om een idee te krijgen van de totale kosten, kan het helpen om hotelovernachtingen door een externe partij te laten boeken.

Tip 7: overweeg andere luchthavens

Veel zakenreizigers kiezen voor gemak en willen van de dichtstbijzijnde luchthaven naar de meest gunstig gelegen bestemmingsluchthaven. Soms kan het echter kosteneffectiever zijn om naar alternatieven te zoeken. Overweeg andere vertrekluchthavens, zoals Rotterdam, Eindhoven of Maastricht, of een transfer naar Düsseldorf of Heathrow. Of een luchthaven dichtbij de eindbestemming, zoals de lokale luchthaven bij Girona in plaats van Barcelona. Het is niet altijd mogelijk, maar hoe flexibeler de reiziger, hoe goedkoper de reis.

Tip 8: combineer tickets

Het kan een goed idee zijn om meerdere reisroutes naar Europese en intercontinentale bestemmingen te combineren. Dit geeft je een lager tarief per reis, wat resulteert in besparingen van maar liefst 15 tot 20% per combinatie. Maak aan het begin van het jaar een plan en vraag jouw reisagent om uit te zoeken of deze tickets in jouw voordeel gecombineerd kunnen worden.

Tip 9: wees voorzichtig met online prijzen

Ticketprijzen lijken online vaak goedkoop, maar pas als je doorklikt naar de daadwerkelijke ticketprovider kun je zien of het gewenste ticket daadwerkelijk beschikbaar is. Ook zijn er vaak veel onzichtbare kosten, zoals kosten voor bagage of een stoelreservering. Bekijk de prijsvoorwaarden zorgvuldig om een duidelijker beeld te krijgen van de totale kosten.

Tip 10: boek een transfer op rekening

Veel zakenreizigers nemen een taxi van de luchthaven naar het hotel. Hieraan zijn echter een aantal risico’s verbonden. Wat dacht je van taxi’s die opzettelijk een blokje omrijden om de ritprijs te verhogen? Of taxi’s die helemaal geen meter hebben – en de rit plotseling veel duurder blijkt te zijn dan vooraf afgesproken. Het kan dan nuttig zijn om vooraf een transfer te boeken tegen een afgesproken prijs die aan jouw bedrijf wordt doorberekend. Op deze manier zijn de kosten transparant en is alles goed geregeld voor de reiziger.

Tip 11: kies de trein in plaats van het vliegtuig

Wordt er veel gereisd binnen Europa vanuit jouw organisatie – bijvoorbeeld naar Parijs of Londen? Zo ja, dan kan reizen met de trein soms efficiënter zijn dan reizen met het vliegtuig. De reiziger arriveert direct in het stadscentrum en bespaart tijd omdat ze niet hoeven te wachten op hun bagage, de gate en paspoortcontrole. Bovendien kunnen ze ongestoord werken tijdens de reis en besparen ze op transferkosten.

Tip 12: werk samen met een TMC

Een TMC heeft oneindig veel meer ervaring met het boeken van zakenreizen. Onze reisadviseurs weten bijvoorbeeld hoe meerdere tickets met nog groter voordeel gecombineerd kunnen worden, welke routes je moet gebruiken en de beste manier om een ticket te structureren. Dit alles creëert extra besparingen zonder dat een organisatie er zelfs om hoeft te vragen. Bovendien bespaart samenwerken met een TMC je veel tijd als boeker van zakenreizen, tijd die je vervolgens kunt besteden aan het afwerken van de rest van jouw to-do lijst.